Outlooki ülesanded aitavad teil hallata olulisi ülesannete loendi üksusi.
Pildi krediit: Andreas Rodriguez / iStock / Getty Images
Saate integreerida David Alleni Getting Things Done metoodika Microsoft Outlook 2013-ga, kasutades kategooriaid, järelmärke ja prioriteete. Kuigi saate Outlooki oma arvutis käsitsi konfigureerida, et rakendada GTD metoodikat, pakuvad mitmed Outlooki lisandmoodulid täiustatud GTD-integratsiooni tööriistu. Saate luua ülesandeid otse oma muudest Outlooki üksustest (nt meilid ja kohtumised) ning määrata need seejärel projektidele ja toimingute loenditele, et saaksite postkasti tõhusamalt töödelda.
Outlooki käsitsi konfigureerimine GTD jaoks
Samm 1
Sisestage kõik oma projektid Outlooki kategooriatena, et saaksite üksusi konkreetsete projektidega seostada. Paremklõpsake meilil, kohtumisel või ülesandel, klõpsake "Kategoriseeri" ja seejärel "Kõik kategooriad". Klõpsake nuppu "Uus…". Lisage iga projekti nimi ja määrake värv.
Päeva video
2. samm
Teisendage muud Outlooki üksused ülesanneteks, kui need teie tähelepanu alla jõuavad. Näiteks saate teisendada meilisõnumi ülesandeks. Lohistage kohtumine, meilisõnum, kontakt või märge navigeerimispaanil valiku „Tasks” kohal, et luua üksuse sisust automaatselt uus ülesanne.
3. samm
Määrake oma ülesannetele lipud ja prioriteedid. Avage ülesanne ja seejärel klõpsake lipu lisamiseks jaotises Ülesanded lindi Kodu grupis Järeltegevuse käske. Üksuse märkimiseks kui "Kõrge tähtsusega" klõpsake rühmas Sildid nuppu "Priority". Seda indikaatorit saate kasutada oma tegevusüksuste märgistamiseks GTD metoodikat järgides.
4. samm
Vaadake oma ülesannete loendit projekti, kuupäeva või tähtsuse järgi. Klõpsake navigeerimispaanil "Tasks". Klõpsake vahekaarti "Vaade". Valige grupi Korraldus rippmenüüst saadaolevate vaatevalikute hulgast. Näiteks valige "Kategooriad", et korraldada oma ülesanded projektide kaupa, "Alguskuupäev" või "Tähtimiskuupäev", et korraldada ülesandeid kuupäeva järgi, või "Priority", et korraldada ülesanded prioriteedi järgi.
NetCentrics GTD Outlooki lisandmooduli kasutamine
Samm 1
Laadige alla ja installige NetCentricsi Getting Things Done Outlooki lisandmooduli tasuta prooviversioon. See lisandmoodul on loodud selleks, et lihtsustada Outlooki üksuste töötlemist David Alleni metoodikat järgides.
2. samm
Outlooki üksuste tööülesanneteks töötlemiseks valige NetCentricsi tööriistariba võtmetoimingute hulgast. Näiteks valige üks järgmistest toimingutest lindi Avaleht rühmast Asjade tegemine: "Toiming", "Järgmine toiming", "Delegeeri", "Lükka edasi" või "Ükskord." Kui valite meiliüksusest ühe neist käskudest, salvestatakse ülesanne selle vastavasse kausta ja toiming määratakse ülesanne.
3. samm
Hallake kõiki oma käimasolevaid projekte Project Centrali abil. Klõpsake nuppu "Projektikeskus" lindi Kodu grupis Asjade tegemine. Selle akna abil saate korraldada ülesandeid konkreetseteks projektideks.
4. samm
Koostage projektiaruanne. Klõpsake Project Centralis menüünuppu "Projekt" ja seejärel nuppu "Loo aruanne...". Valige aruandesse kaasatavad valikud. Näiteks valige ripploendist Sorteeri tööülesannete alusel "Tähtimiskuupäev". Aruande koostamiseks klõpsake "OK". Aruande printimiseks klõpsake nuppu Prindi – see on tähistatud printerit meenutava ikooniga.
Outlooki lisandmooduli TaskCracker kasutamine
Samm 1
Laadige alla ja installige TaskCracker for Outlook tasuta 30-päevane prooviversioon. TaskCracker aitab teil Outlooki üksusi korraldada, kasutades oma ülesannete ja projektide visuaalset esitust pukseerimisliidese abil.
2. samm
Klõpsake TaskCraceri lindi Open rühmas käsku "Ava TaskCracker". Teise võimalusena võite klõpsata vasakpoolse kaustade paani allosas "TaskCracker".
3. samm
Korraldage oma ülesanded prioriteetide alusel. Klõpsake ülesandel, lohistage see TaskCraceri ekraanil teise kvadranti ja seejärel vabastage see ülesande määramiseks sellele prioriteedile. Selle meetodi abil saate kiiresti oma ülesannete loendile toiminguid määrata, ilma et peaksite iga üksikut ülesannet avama.
