Need Microsoft Exceli nipid on minu töövoo jaoks päästnud

Arvutustabeliga töötades on hindamatud otseteed ja näpunäited, mis aitavad ülesandeid kiiremini või paremini täita. Sarnaselt viisidele, kuidas parandada oma töövoogu Microsoft Wordis, Excelil on oma kasulike nippide komplekt.

Selle kasulike näpunäidete loendi abil saate kõrvaldada tüütu töö, kiiresti sooritada toiminguid, vähendada vigu ja sisestage graafikud või tabelid ühe klõpsuga. Kasutage ühte või kõiki, et muuta oma igapäevased Exceli kohustused imelihtsaks.

Tehke kleepimise eritoimingud

Kopeeri ja kleebi on lihtsad toimingud, mida enamik inimesi oskab kasutada. Excel pakub aga mitmeid kleepimise erisuvandeid, mis võimaldavad teil andmeid kleepida ja põhivõrrandeid korraga täita.

See tähendab, et saate lisada lahutada, korrutage või jagage lahtrivahemikus kõik väärtused kindla arvuga, kasutades spetsiaalset kleepimist.

Samm 1: kopeerige arvutustes kasutatavat arvu sisaldav lahter ühel järgmistest viisidest.

• Paremklõpsake ja valige Kopeeri.
• Valige Kopeeri lindi lõikelaua jaotises Kodu sakk.
• Kasutage klaviatuuri otseteed Ctrl + C Windowsis või Käsk + C Macis.

2. samm: valige väärtusi sisaldavad lahtrid, kus soovite arvutusi teha.

3. samm: Ava Kleepige spetsiaalselt menüü ühel järgmistest viisidest:

• Paremklõpsake ja valige Kleepige spetsiaalselt.
• Valige Kleebi > Kleepige spetsiaalselt lindi lõikelaua jaotises Kodu sakk.

4. samm: Kui Kleepige spetsiaalselt ilmub, valige arvutus, mida soovite teha Operatsioon osa.

5. samm: klõpsake Okei.

Seejärel näete oma andmete värskendust koos tehtud arvutusega. Te ei pea muretsema käsitsi lisamise, lahutamise, korrutadesvõi rakkude rühma jagamine, mis on tüütu ülesanne ja suurendab vigade ohtu.

Õppige funktsioone armastama

Funktsioonid ja valemid võivad olla hirmutavad. Kuid kui hakkate neid kasutama, mõistate, kui palju aega need teie jaoks säästavad. Lisaks vähendate käsitsi arvutuste tegemisel tekkivate vigade võimalust.

Kui te pole kunagi varem funktsioone kasutanud, võite alustada summa, keskmise, miinimumi, maksimumi ja arvu põhitõdedega.

Samm 1: valige lahter, kus soovite funktsiooni kasutada. See on lahter, kus valem asub ja kuvatakse selle tulemus.

2. samm: valige kõrval olev nool Automaatne summa aastal Redigeerimine lindi osa Kodu sakk. Valige arvutus, mida soovite kasutada.

3. samm: Näete Funktsioon kuvatakse lahtrisse ja ootavad väärtusi, mida soovite kasutada.

Oletame, et soovite lisada väärtused lahtritesse A1 kuni A5. Lohistage läbi selle lahtrivahemiku või lisage see valemis avasulgu järele kujul A1:A5. Lõpetage valem kindlasti sulgemissuluga, nagu ülaltoodud ekraanipildil.

4. samm: Vajutage nuppu Sisenema või Tagasi võti.

Seejärel näete valitud funktsiooni järgi tehtud arvutusi.

Excelis saadaolevate funktsioonide täieliku komplekti vaatamiseks minge lehele Valemid sakk. Seejärel kasutage loogika valimiseks lindil olevat funktsiooniteeki toimib nagu IF või viide funktsioon nagu VLOOKUP.

Kasutage vormingute, diagrammide, kogusummade ja tabelite lisamiseks kiiranalüüsi

Excel aitab teil tingimusvorminguga lahtreid automaatselt vormindada, luua soovitustega diagramme, sisestada tabeleid ja pöördetabelidja saate kogusummasid. Kuid te ei pruugi teada, et kiiranalüüsi tööriistaga saate selliseid asju teha ülikiiresti. See toimib järgmiselt.

Samm 1: valige lahtrite vahemik, kus soovite sooritada ühe ülaltoodud toimingutest.

2. samm: valige Kiire analüüs nupp, mis kuvatakse lahtrivahemiku nurgas. Teise võimalusena võite paremklõpsata ja valida Kiire analüüs.

Seejärel näete väikest kasti kõigi toimingute ja saadaolevate valikute loendiga. Need varieeruvad olenevalt teie lahtrite andmetüübist, seega vaatame näidet.

Siin on õpilaste hinded ja lahtrivahemikus on nimed, tähthinded, numbrilised hinded ja läbitud/mittearvestatud tekst. Kiiranalüüsi tööriista avamisel saame seejärel rakendada tingimusvormingu, sisestada diagrammi, hankida kogusummasid, luua tabeli või lisada sädeleid.

3. samm: lihtsalt valige soovitud toimingu vahekaart ja seejärel valige selle toimingu jaoks sobiv valik.

buum! Säästsite just palju aega, kui te ei tee neid asju nullist.

Automaatse täitmise mustrid ja valemid

Microsoft Excel pakub mugavat automaatse täitmise funktsiooni lahtrite hõlpsaks täitmiseks. Sa saad sisestage loendisse paar üksust, näiteks aastakuud, ja lisage ülejäänud üksused lohistades. Ka automaattäitmine aitab teid kopeeri ja kleebi valemid, mille loote varem mainitud funktsioonidega.

Mustri täitmine: sisestage (vähemalt) kaks loendiüksust, valige lahter, mis sisaldab teist, seejärel kasutage ülejäänud lahtrite lohistamiseks täitepidet (plussmärk lahtri piiril). Näiteks võite sisestada jaanuari ja veebruari, esmaspäeva ja teisipäeva või isegi A ja B. Seejärel täitke ülejäänud lahtrid!

Valemi täitmine: valige valemit sisaldav lahter ja lohistage valem ülejäänud lahtritesse täitepidemega. Märkus. Kui kasutate absoluutseid, mitte suhtelisi viiteid, peate pärast nende täitmist valemeid kohandama.

Näpunäide: saate täita ülejäänud lahtrid, et need vastaksid juba täidetud ridade arvule, lihtsalt topeltklõpsates täitepidemel.

Automaatne täitmine on Microsoft Exceli tohutu ajasäästutööriist.

Kopeeri olekuribalt

Rakenduse allosas asuv olekuriba on abiks kiirete arvutuste (nt summa, keskmine ja arv) nägemiseks. Kuid koos an 2022. aasta märtsis värskendus Excel for Windowsile, saate need arvutused ühe klõpsuga kopeerida.

Kuigi see funktsioon võib endiselt kasutajatele avaldada ja te ei pruugi seda veel näha, tasub seda kindlasti oma radaril jälgida.

Samm 1: esmalt veenduge, et arvutused oleksid märgitud nii, et need kuvatakse olekuribal. Selleks paremklõpsake olekuribal ja valige kõik, et lisada linnuke selle kõrvale.

2. samm: valige lahtrid, et kuvada olekuribal soovitud arvutus.

3. samm: Järgmisena valige olekuribal arvutatud väärtus. See asetab selle teie lõikelauale.

4. samm: Seejärel saate väärtuse kleepida oma arvutustabelisse või mõnda muusse rakendusse.

Võimalus väärtusi otse lõikelaualt kopeerida ei lase teil valemit või funktsiooni käsitsi sisestada, kuid saate siiski soovitud tulemuse – kiiremini kui kunagi varem!

Kas soovite veelgi rohkem? Vaadake neid täiendavaid Exceli näpunäited arvutustabeli haldamiseks.

Toimetajate soovitused

• Kas kasutada Office'i? Selle Microsofti muudatuse tõttu võib teie arvuti olla ohus
• Ärge tehke teist PowerPointi, kui te ei tea neid kolme nippi
• Microsoft loobub järk-järgult Office'i vaikefondist. Siin on, mis võiks selle asendada
• Microsoft Word, PowerPoint ja Excel töötavad nüüd Apple'i uutes M1 Mac-arvutites kiiremini
• Kas töötate kodus? Ärge magage maha seda silmapaistvat Microsoft Office 365 pakkumist

Uuendage oma elustiiliDigitaalsed suundumused aitavad lugejatel hoida silma peal kiirel tehnikamaailmal kõigi viimaste uudiste, lõbusate tooteülevaadete, sisukate juhtkirjade ja ainulaadsete lühiülevaadetega.