E-post on muutunud oluliseks ärisuhtluse vormiks. Kuigi isiklik e-post on mitteametlik, nõuab äriliste e-kirjade saatmine professionaalsust ja viisakust. Paberkandjal ärikirja põhiosad kehtivad ka Interneti-kirjavahetuses.
Teema
Tee teemarida lühikeseks ja täpseks. Vältige tähiste kasutamist, mis võivad käivitada adressaadi rämpspostifiltri, näiteks "Re", mis on traditsiooniline kontorimemo lühend sõnadest "Seoses" või "Edasi", mis tähendab edasisaadetud meilisõnumit. Täitke alati teemarida; Selle tühjaks jätmine võib teie sõnumi ka rämpsposti kausta visata.
Päeva video
Tervitus
Kasutage äriliste meilisõnumite puhul professionaalset tervitust. "Kallis härra Foster" jätab palju parema mulje kui "Hei, Bob" ja peegeldab teie kui äriinimese kuvandit. Jätke pärast tervitust tühi rida, seejärel alustage meili sisu. See muster muudab adressaadi jaoks kogu sõnumi hõlpsamini loetavaks.
Keha
Järgige oma e-kirja põhiteksti jaoks standardseid ärikirjajuhiseid. Kasutage taotluse esitamiseks või punkti selgitamiseks viisakat keelt. Kui te pole kindel, et adressaat teid mäletab või kui võtate ühendust esimest korda, tutvustage ennast esimesel real. "Aitäh, et rääkisite minuga eelmisel neljapäeval seoses Johnsoni lepinguga" sörgib adressaadi mällu, enne kui asute käsitletava ettevõtte üksikasjadesse.
Allkiri
Lisage kirja sisu järele tühi rida, et sõnum oleks silmadele kergem, ja lõpetage sõnum viisakas märkus, näiteks "Lugupidamisega", "Lugupidamisega" või isegi "aitäh". Oma nime järele lisa oma meiliaadress, telefon number. teie ametinimetus ettevõttes ja soovi korral isegi kontori aadress. See pakub adressaadile kogu teie kontaktteavet ühes kohas.
Lugege kaks korda, saatke üks kord
Enne nupu "Saada" vajutamist lugege e-kiri uuesti läbi, et probleeme otsida: kas saaja e-posti aadress on õige kas väljal "Teema" on vastav rida ja kas sõnum ei sisalda õigekirja, konteksti ega grammatika vead. Kontrollige ka oma allkirja ja kontaktandmeid.
Jää professionaaliks
Kasutage ainult musta teksti valgel taustal. Valige asjalik font, näiteks Times New Roman või Courier. Ärge kasutage värvilisi, kõveraid fonte, graafikarohket tausta, emotikone ega Interneti-slängi, nagu "LOL" (valjult naermine). Vältige sõnumi tippimist suurte tähtedega, mida peetakse teksti kujul karjumiseks. Kui saadate ärimeili suurele hulgale adressaatidele, kasutage pimekoopia (BCC) valikut. Nii on iga lugeja e-posti aadress kaitstud ja väiksem tõenäosus, et satub kellegi rämpspostiloendisse.
