7 asja, mida te ei teadnud, et saate Outlookis teha

Võimalik, et olete ühel või teisel viisil kasutanud Microsoft Outlooki meilisõnumite saatmiseks või koosoleku ajastamiseks. Kuid kuigi need on kõige levinumad ülesanded, mida saate Outlookis teha, on mõned nipid, mida saate oma kasutuskogemuse parandamiseks kasutada.

E-kirja meenutamine on üks, mida oleme varem käsitlenud, kuid seal on ka värvikoodiga meilid või erinevate ajavööndite määramine. Oleme mõnda aega kulutanud teie jaoks menüüsid uurides ja teile kõike seda ja muudki näitamiseks.

Ilma pikema jututa on siin seitse asja, mida te ei teadnud, et saate töölaual Outlookis ja Outlookis veebis teha.

Määrake kaks ajavööndit

Alustame kõigepealt ajavöönditega, sest aeg on kõik! See on kasulik, kui asute oma töökohast erinevas asukohas – oletame, et asute New Yorgis ja teie töökoht asub Oregonis Portlandis. Meilide samal lehel hoidmiseks ja koosolekutele hilinemise vältimiseks saate Outlooki töölauarakenduses määrata mitu ajavööndit.

See on üks lihtsamaid asju, mida saate Outlookis konfigureerida. Kõik, mida pead tegema, on siseneda Outlooki töölauarakenduse kalendrijooki ja seejärel külastada Fail menüü. Sealt klõpsake nuppu Valikud ja seejärel klõpsake Kalender. Seejärel soovite otsida Ajatsoonid valik. Peaksite nägema märkeruutu Näita teist ajavööndit. Klõpsake märkeruutu ja seejärel valige soovitud teine ​​või kolmas ajavöönd. Nüüd näete seda Outlookis.

Määrake teatud inimestelt saadetud meilide värvid

Kas soovite, et teie meilid näeksid veidi teistsugused välja, et teie postkast oleks ilusam või hõlpsamini loetav? Outlook toetab nn tingimusvormingut. Selle funktsiooni abil saate värvi, fontide ja stiilide abil muuta sõnumid, mis vastavad teie määratud tingimustele, sõnumiloendis esile tõsta. See langeb meie nimekirjas 2. kohale.

Saate käskida Outlookil muuta teatud sõnumite värvi saatja nime või e-posti aadressi alusel. öelge, kui soovite, et kõik ülemuse meilid kuvaksid punaselt.

Tingimusliku vormingu reegli seadistamiseks lülituge Outlooki töölauarakenduses postkasti ja avage vahekaart Vaade. Sealt valige Praegune vaade seadistus. Seejärel valige Kuva Seaded. Seejärel soovite klõpsata Vaate täpsemad sätted dialoogiboks ja valige Tingimuslik vormindamine. Microsoftil on siin toimingute loend, mida saate järgida, kuid keskendume sellele, kuidas saate teatud inimestelt pärit sõnumeid teatud värviga kuvada.

Selle saavutamiseks klõpsake nuppu Lisama ja seejärel sisestage reegli nimi. Valige Font, ja siis all Värv valige soovitud värv ja seejärel klõpsake OKEI. Pärast seda valige Seisund ja valige Tingimus. Tippige väljale Saatja kontakti või saatja nimi, mida soovite oma postkastis erineva värviga näha. Siis sisse Filtri, tingimusliku vormindamise ja täpsema vaate sätted dialoogiboksides valige Okei.

Kasutage Outlooki kiirklahve

Tõenäoliselt tunnete kiirklahve, nagu CTRL+C ja CTRL+V, kuid kas teadsite, et Outlooki töölauarakendusel on ka kiirklahve, mida saate kasutada? Need klahvid aitavad teil kiirel päeval aega säästa, vältides tavapäraste toimingute (nt sõnumite koostamine, vastamine või edastamine) tegemiseks kursorit ikoonide ja menüüde kohal. Kogusime oma lemmik Outlooki kiirklahvid oma loendi numbrile kolm. Pidage meeles, et need on Windows 10 jaoks.

Jällegi kogusime kokku mõned levinumad kiirklahvid. Microsoft on oma veebisaidil täieliku loendi, mis hõlmab nii MacOS-i Outlooki otseteid kui ka veebi. Nende loend on veidi põhjalikum, hõlmates dikteerimist, kaustu, lugemispaane, printimist ja palju muud.

Suurte pildimanuste saatmiseks muutke failide suurust

Tavaline takistus, millega võite piltidega e-kirjade saatmisel kokku puutuda, on see, et failid, mida soovite, et adressaat saaks, on veebipiirangute jaoks liiga suured. Kui see juhtub, võite proovida oma pildimanuste suurust Outlooki töölauarakenduse kaudu muuta, et need ei oleks liiga suured.

Pildimanuste suurust saate muuta mõne sammuga. Kui olete uue sõnumi koostanud, peate esmalt proovima lisada kõik pildid, mida soovite saata. Tõenäoliselt kuvatakse teile veateade, kuid ärge muretsege. Lihtsalt mine sisse Fail selle meili vahekaardilt ja otsige ülaservast veateadet. Valige suvand, mis ütleb Selle sõnumi saatmisel muutke suurte piltide suurust.

Outlook proovib sõnumit posti teel saata, tihendades teie pildid väiksemaks. Kui sõnum ikka läbi ei lähe, võite proovida Failide kokkupakkimine Windows 10-s või MacOS nende väiksemaks muutmiseks ja seejärel ZIP-faili manustamiseks meilisõnumisse.

Alustage Teamsi koosolekuid, avage kleepuvad märkmed ja OneNote otse Outlooki veebis

Kuigi oleme keskendunud Outlooki töölauarakendusele, on Outlooki veebis ka mõned saladused. Sel ajal, kui veedate ilmselt juba aega oma kalendri või Outlookis oma meilide sorteerimisele Microsoft ühendas veebis mõned integratsioonid Sticky Notesi ja sealse OneNote'iga, ka.

Integreerimisega, kui logite sisse sama Microsoft 365 e-posti aadressiga, mida kasutate tööl (või isegi isikliku Microsofti konto meiliaadressiga), Windows 10 või OneNote'i rakenduses Sticky Notes'is on teil kiire juurdepääs samadele asjadele selle kontoga Outlook võrk. Seda tuntakse OneNote'i kanalina.

Saate selle igal ajal sisse lülitada, liikudes üles ja klõpsates ekraani paremas servas OneNote'i ikooni. See töötab nii isiklike Microsofti kontode kui ka töö Microsoft 365 kontodega. Seega proovige ja tehke meili saatmise ajal märkmeid!

Samuti tahame märkida võimalust "Kohtuge kohe". See suvand kuvatakse Outlooki veebis postkasti ülaosas. Kui klõpsate sellel, saate kohe alustada Teamsi koosolekut (töökontodega) või Skype'i koosolekut (isiklike kontodega). kontod.) See on kiire viis läbi hüpata ja ei pea koosolekule õigeks pääsemiseks läbima palju menüüsid ära.

Vestluste puhastamise abil saate postkasti nulli

Kui teie postkast on kirju täis, võiksite proovida Outlooki vestluse puhastamise funktsiooni. See on veel üks funktsioon, mille olemasolust te võib-olla ei teadnudki.

Nagu Microsoft selgitab, Vestluse puhastamise funktsioon Outlookis on loodud selleks, et aidata teil kaustades olevate sõnumite arvu vähendada. Puhastatud üleliigsed sõnumid teisaldatakse kustutatud üksuste kausta. Pidage meeles, et see on meililõime või sõnumite kogumi vestluste jaoks.

Saate kasutada vestluse puhastamist, minnes töölaual Outlooki postkasti ja seejärel klõpsates nuppu Kodu sakk. Sealt saate valida Kustuta rühma ja seejärel valige Korista ära.

Saate valida Puhastage vestlus käimasoleva vestluse puhastamiseks. Seejärel valige Puhastage kaust terve kausta puhastamiseks koos üleliigsete kirjade kustutamisega. Samuti saate valida Puhastage kaust ja alamkaustad. Selle valikuga vaadatakse üle kõik valitud kaustas ja selles sisalduvad kaustad ning kustutatakse üleliigsed kirjad.

Määrake reeglid e-kirjade automaatseks teisaldamiseks, märgistamiseks ja neile vastamiseks

Kui vestluste puhastamine on üks viis puhta postkastini jõudmiseks, siis reeglite seadmine on teine. Saate e-kirju automaatselt teisaldada, märgistada ja neile vastata, kui määrate Outlooki töölauarakenduses reeglid. Neid reegleid saab kasutada isegi teatud helide esitamiseks, kui saate sõnumeid.

Reegli seadistamiseks ei pea tegema muud, kui paremklõpsake postkastis oleval kirjal ja valige Reeglid Sealt saate valida ühe valikutest. Outlook soovitab automaatselt reegli loomist saatja ja adressaatide põhjal. Kui soovite luua rohkem reegleid, saate sellel paremklõpsata ja valida Loo reegel.

Järgige ekraanil kuvatavaid juhiseid ja valige dialoogiboksis Reegli loomine üks või mitu esimesest kolmest märkeruudust. Microsoftil on täielik juhend Outlooki reeglite kohta siin kui vajate täiendavat abi.

Toimetajate soovitused

• Kas kasutada Office'i? Selle Microsofti muudatuse tõttu võib teie arvuti olla ohus
• Paper Laptop võib olla e-paberi seade, mida te ei teadnud, et vajate
• 5 kasulikku Windowsi otseteed, millest te ei teadnud
• Kuidas muuta oma tahvelarvuti paremaks töövahendiks
• Kuidas oma tootlikkust Windows 10-s maksimeerida