Avasõnad räägivad lugejatele, millest meil on juttu.
Pildi krediit: BananaStock/BananaStock/Getty Images
Ärisõnumid järgivad tavaliselt kas otsest või kaudset mustrit. See on viis korraldada sõnumis edastatavat teavet, olenevalt sellest, kas peamine idee on hea, halb või neutraalne uudis. Valige oma ärimeilide jaoks kõige tõhusam muster sõltuvalt sellest, kuidas teie lugeja teie arvates põhiideele reageerib.
Otsese meili kasutamine punktini jõudmiseks
Otseste e-kirjade puhul läheb põhipunkt algusesse, millele järgneb üksikasjad, selgitused või seda toetavad tõendid. Sel viisil korraldatud e-kiri säästab lugeja aega, jõudes kohe sõnumi eesmärgini. Samuti aitab see lugejal asetada järgnevad üksikasjad konteksti ja perspektiivi. See ei lase lugejal pettumust tekitada, kui ta peab põhipunkti leidmiseks läbima teabelõike. Otsene muster töötab kõige paremini siis, kui teie lugeja on põhipunktile vastuvõtlik, mitte vastu.
Päeva video
Positiivsete ja neutraalsete sõnumite saatmine
Kui teie lugeja on rahul, on kergelt huvitatud või neutraalne (ei tunne selle vastu ühel või teisel viisil), kasutage otsest mustrit. Kaaluge meili saatmist kliendilt pärast lepingu täitmiseks tehtud pakkumist. Kui võidate lepingu, algab kiri sõnadega "Teie pakkumine on üle vaadatud ja meil on hea meel teile pakkuda sõlmige leping." Kui peamine punkt on head uudised või neutraalsed uudised, edastage see kohe ja võtke ühendust üksikasjad. Enamik meilisõnumeid kasutab seda lähenemisviisi, sealhulgas need, mis käsitlevad rutiinseid toiminguid, korraldusi ja kinnitusi.
Kaudse meili kasutamine punkti leidmiseks
Kaudsete e-kirjade puhul läheb põhipunkt sõnumis hiljem, pärast üksikasju, selgitusi või tõendeid. Kaudse mustri kasutamine e-kirjas näitab, et austate oma lugeja tundeid, mida põhipunkt võib haiget teha. Seda üles ehitades võimaldate oma lugejal olla selle vastuvõtmiseks rohkem valmis. Ühtlasi püütakse sellega julgustada lugejat sind ära kuulama, kui ütled sõnumi alguses välja põhiidee, mis lugejat häirib, võib ta lugemise pooleli jätta. Üldiselt on eesmärk minimeerida lugeja negatiivset reaktsiooni.
Negatiivsete või tundlike sõnumite saatmine
Kui teie lugeja ei tunne huvi, on rahulolematu või vaenulik, kasutage kaudset mustrit. Mõelge uuesti kliendi e-kirjale. Kui te ei võitnud, algab kiri teisiti: "Täname, et esitasite pakkumise meie lepinguga tegelemiseks. Vaatasime iga pakkumise hoolega üle jne." Põhipunkt, mida arvate juba teadvat, aga jätkake lugemist, tuleb palju hiljem. Kasutage kaudset meili, kui peamine eesmärk on halb uudis, näiteks taotlusest keeldumisel või nõude tagasilükkamisel. See lähenemisviis toimib hästi ka siis, kui proovite midagi müüa või jagate tundlikku teavet.
