E-posti kasutamine ettevõtluses

E-post on viimaste aastate üks levinumaid ärisuhtlusvahendeid. E-posti kasutamine äritegevuses hõlmab suhtlemist töökaaslaste ja klientidega, koosolekute planeerimist, automaatsete teatiste saatmist ning uudiskirjade jagamist nii vanade kui ka uute klientidega. Üks e-posti eeliseid ärisuhtluses on see, et see on nii üldlevinud, et igaüks eeldab, et igaüks, kellel on Interneti-juurdepääs, saab e-kirju saata ja vastu võtta. E-posti on viimastel aastatel kasutanud ka mõned petturid ja häkkerid, mistõttu on oluline olla petturlike sõnumite suhtes valvas.

Meili peamine roll ärisuhtluses on inimeste ühendamine samas ettevõttes või organisatsioonis. E-kirju kasutatakse väga sageli kolleegidele küsimuste esitamiseks ilma, et peaks neid telefonikõne või õlale koputusega segama. Neid kasutatakse koosolekute teadete ja protokollide saatmiseks, oluliste vormide levitamiseks ja töökohaküsitluste läbiviimiseks.

Paljud kontorid on erinevad sisemised meililistid kellele inimesed saavad sõnumeid saata, et viia need ettevõtte teatud üksuseni, olgu selleks siis kõik, kes töötavad ressursid, kes võivad vajada puhkusepoliitika värskendust, või kõik, kes töötavad konkreetsel korrusel ja peaksid teadma, et see on töökaaslase sünnipäev. Integreeritud kalendritööriistadega kasutatakse sageli ka e-posti teenusepakkujatelt, nagu Microsoft ja Google, koosolekute ja muude sündmuste kavandamiseks.

Meil manuseid kasutatakse tavaliselt failide jagamiseks, alates Microsoft Wordi dokumentidest kuni reklaammaterjalide näidisteni, nagu logod või kõlinad.

Inimesed kontrollivad üha enam ettevõtte meilisõnumid isiklikes seadmetes, nagu nutitelefonid, mis võimaldab neil väljaspool kontorit töökaaslastega ühendust pidada. See võib olla nii positiivne kui ka negatiivne: inimesed saavad kergemini kodus töötada või kiirelt sisse registreerida hommikuse edasi-tagasi reisimise ajal, kuid neil võib olla ka vähem vaba aega, kui nad ei viibi kontoris.

Meili ülioluline roll ärisuhtluses ei ole üllatav, et meili ümber on välja kujunenud formaalsed ja mitteametlikud etiketireeglid.

Tavaliselt püüavad inimesed meilisõnumeid adresseerida a teatud professionaalsuse tase, veenduge, et teil oleks selge ja kokkuvõtlik teemarida mis muudab e-kirju postkastis hõlpsasti märgatavaks ja neile vähemalt pisut tähelepanu pöörama grammatika, õigekiri ja suurtähtede kasutamine. Enamik inimesi püüab vältige igasuguste värvitute kommentaaride tegemist ettevõtte e-kirjades, sealhulgas küsitava maitsega naljad, viited poliitikale ja religioonile või mis tahes torkimised nende tööandjatele.

Mõned inimesed püüavad ka ettevõtte e-kirjades rõõmsameelsena näida, kuna ainult kirjalikku sõnumit vaadates on raske tooni määrata. Seda saab teha hüüumärkide või emotikonide abil, kuigi sellega liialdamine võib tunduda ebaprofessionaalne. Üldiselt sa tahad järgige oma organisatsioonis teiste eeskuju kui rääkida töökaaslastele või klientidele saadetavate meilide mustanditest.

Paljudel organisatsioonidel on meilide kohta oma eeskirjad, näiteks nõue, et igale väljaminevale meilile tuleb lisada konkreetne allkirjavorming. Mõnel töökohal on eeskirjad selle kohta, millal võib ettevõtte e-posti kasutada isiklikel põhjustel. Paljudel on ka eeskirjad selle kohta, millal tuleks e-kirjad turvalisuse huvides alles jätta või kustutada.

Automaatsete meilisõnumite vastuvõtmine organisatsioonidelt, kellega te äritegemisi teete, on muutunud igapäevaseks. Veebimüügipunktid saadavad müügiteateid, ostukinnitusi ja värskendusi tarnegraafikute kohta. Ajalehed ja muud meediaorganisatsioonid saadavad välja automatiseeritud meilid pealkirjade ja lugude värskendustega.

On palju ettevõtteid, kes saavad saata ettevõtetele automatiseeritud e-kirju, sealhulgas turundusmeile ja neid, mille käivitab ost, mida mõnikord nimetatakse tehinguga seotud meilid. Teatud seadused reguleerivad seda, millal võivad ettevõtted salvestada inimeste e-posti aadresse, millal nad peavad võimaldama inimestel meilidest loobuda ja millal võivad nad turundussõnumeid saata. Veenduge, et järgite oma jurisdiktsioonis kehtivaid eeskirju ja potentsiaalselt kohtades, kus inimesed, kellele te meilite saadate, töötavad või elavad.

Mõned kaubanduslikud meiliteenuse pakkujad võivad aidata teil hallata loobumisi, tellimuste loendeid ja muud teavet. Ostke ringi, et leida see, mis vastab teie vajadustele teile meelepärase hinnaga.

Meil uudiskirjad on viimastel aastatel muutunud üha populaarsemaks. Mõned ettevõtted kasutavad neid klientideni jõudmiseks ja neile müügist, uutest toodetest või olemasolevatest teenustest teavitamiseks. Näiteks võib basseinipuhastusettevõte saata välja uudiskirja, mis tuletab inimestele meelde oma teenuseid kui suvel lähenemisviise või taskuhäälingusaadete stuudio võib saata e-kirjaga uudiskirju, mis annavad teada olemasoleva uue sarja või uue hooaja kohta. näidata.

Muudel juhtudel uudiskiri ise on toode. Mõnedel meediaorganisatsioonidel ja teistel rühmadel on olnud edu tasuliste uudiskirjadega, mis sisaldavad teavet, mida mujal pole. Mõned neist on loodud spetsiaalsete platvormide või ühisrahastusvahendite (nt Patreon) kaudu.

Nagu ka muude kommertskirjade puhul, peaksite meiliuudiskirja saatmisel veenduma, et teil on selgesõnaline nõusolek inimestelt, kellele sõnumeid saadate, ja et nad lihtne viis tellimusest loobumiseks. Võite kutsuda inimesi uudiskirjaga liituma, kui nad teie saiti külastavad või näiteks tehingu sooritavad. Loomulikult, kui pakute tasulist uudiskirja, peate tagama, et inimestel oleks lihtne tellimustest loobuda ja arvete esitamine lõpetada.

Meilipettus, mida sageli nimetatakse andmepüügi, on viimastel aastatel levinud. Petturid saadavad meile usaldusväärsete asutustena esinevatele inimestele või isegi üksikud töökaaslased, kes püüavad adressaatidelt raha saata või väärtuslikku teavet (nt kasutajanimesid ja paroole) pakkuma. Mõnel juhul saadetakse neid e-kirju massiliselt suurele hulgale adressaatidele, kuid mõnel juhul on need konkreetselt suunatud konkreetsetele adressaatidele.

Pahavara levitatakse mõnikord ka meili teel, tavaliselt manuste või e-kirjades sisalduvate varjuliste saitide linkide kaudu. Mõnel juhul, kui kahtlane fail avatakse, nakatab see adressaadi arvuti ja kasutab tema meilitarkvara, et saata endast rohkem koopiaid algse adressaadi kontaktidele.

Et vältida meilipettuste ohvriks langemist, vaadake tähelepanelikult aadresse, kust sõnumid tulevad ja veenduge, et need sobivad tegelikult inimeste või institutsioonidega, millest nad väidetavalt pärinevad. Kontrollige, et kõik meilis olevad lingid suunaksid saitidele, millele nad väidetavalt viitavad. Kui saate ootamatu e-kirja koos manusega, kontrollige, kas see pärineb tegelikult isikult, kellelt see väidetavalt pärit on, isegi kui teil on vaja isiku kinnitamiseks helistada või muul viisil sõnum saata.

Paljudel ettevõtetel on viirusetõrjetarkvara sissetulevate ja väljaminevate meilide kontrollimiseks pahavara suhtes, kuid petuskeemide vältimiseks on siiski hea olla valvas.

Mõnes kontoris kasutatakse e-posti üha enam asendatud kiirsuhtlustarkvaraga, nagu Microsoft Teams või Slack. Ettevõtted kasutavad klientidega rääkimiseks ka sõnumsidetööriistu ja suhtlusvõrgustiku tarkvara, sageli automatiseeritud vestluskastide või ettevõtte veebisaitidele paigutatud linkide kaudu.

Need reaalajas platvormid võivad sageli olla kiiremad ja mugavamad kui e-posti kasutamine. Paljud muudavad ka failide jagamise või isegi hääl- ja videokonverentsi seansside seadistamise lihtsaks, mida ei saa otse meili teel teha.

Siiski on ebatõenäoline, et need platvormid asendavad e-posti niipea täielikult.