Kuidas eksportida Excelist andmeid etikettide tegemiseks

Microsoft Office'i tarkvarakomplekt on pärast selle esmakordset kasutuselevõttu 1990. aastal oluliselt edasi arenenud. Populaarsed tarkvarapaketid, nagu Excel ja Word, suhtlevad üksteisega sujuvalt, avades suure hulga ülesandeid ja funktsioone, mida varem oli raske täita.

Kuigi Excelit peetakse eelkõige andmebaasi- ja tabelihaldusvahendiks, saab seda tarkvarapaketti kasutada ka lisaülesannete tegemiseks, sh postisiltide loomiseks. Saate kasutada Microsoft Wordi kirjakooste funktsiooni, et importida Excelisse andmeid, mida saab meilisildideks teisendada. Selle protsessi lõpuleviimiseks on vaja mõnda sammu, kuid neid saavad teha kõikvõimalike oskuste ja tehnoloogiliste oskustega inimesed.

Näpunäide

The Kirjakooste Microsoft Wordi funktsioon muudab postisiltide loomise alustamiseks vajalike andmete integreerimise suhteliselt lihtsaks. Kuid enne nende andmete lisamist Excelisse peate vormindama tabeli ja lahtrid Exceli keskkonnas, et need vastaksid Wordi kirjakoosteprotsessi konkreetsele raamistikule.

Alustamiseks looge ja sildistage veerupäised, et need kajastaksid Wordist imporditavaid andmeid. Need hõlmavad järgmisi silte (või sarnaseid):

• Eesnimi
• Perekonnanimi
• Aadress
• Linn

Pidage meeles, et need sildid asendavad juba kasutatavad põhiveerud 1–4 pealkirja. Samuti on oluline märkida, et peate iga andmepunkti jaoks kasutama eraldi veergu. Kui seda ei tehta, võivad protsessi hilisemas etapis tekkida organisatsioonilised probleemid.

Selles ettevalmistamise etapis veenduge, et teie tööruumi ei jääks tühje ridu ega veerge. Sildi loomise ajal võivad need tühjad alad tekitada vormindamisel vigu ja peatada kõigi teie siltide tegemise.

Kui teie tööala on korralikult vormindatud, on protsessi järgmine samm kasutatava aadressiloendi leidmine. Saate seda teha, määrates loendi nime selgelt. Selleks valige kogu kasutatav aadressiloend, kaasates kindlasti kõik päiseid sisaldavad lahtrid. Pärast seda avage Valemid otsige vahekaarti Määratletud nimed rühm ja valige Määrake nimi valik.

Kui see on tehtud, tippige aadressiloendile kohandatud nimi. See konkreetne nimi on jäetud teie äranägemisele. Kui haldate mitut aadressiloendit, valige midagi, mis on seotud loendis olevate konkreetsete nimede ja selle kavandatud funktsiooniga. Pärast vajutamist Okei, lisatakse sellele loendi uus nimi.

Enne Excelist siltide printimist veenduge, et kogu aadressiteave ühendatakse edukalt. Selleks tehke Microsoft Wordis järgmised sammud. Avage tühi dokument ja liikuge lehele Postitused sakk. Otsige üles Käivitage kirjakooste rühm ja valige Käivitage kirjakooste sakk.

Valige kuvatavast rippmenüüst Sildid nuppu ja konfigureerige erinevad saadaolevad sildivalikud, et need vastaksid teie seadistusele. Näiteks saate valida konkreetse printeritüübi, mida kasutate, ning tuvastada etiketi müüja ja tootenumbri. See teave võib osutuda eriti kasulikuks juhul, kui teete koostööd kolmas osapool, kes saab neid andmeid kasutada teie jaoks sobiva printimisraamistiku kiireks loomiseks dokumente.

Selle etapi üks oluline element on etiketilehtede sobivate mõõtmete valimine. Aastal Tootenumber kastis valige Üksikasjad valikut ja veenduge, et loetletud mõõtmed vastavad teie siltidele ja etiketilehtedele. Kui nad seda ei tee, parandage see teave enne protsessi jätkamist. Kui seda ei tehta, võidakse lõplikud etiketid prinditakse valesti.

Kui sisestate oma mõõtmed ja salvestasite need, kuvatakse konkreetsed sildi parameetrid Muu/Kohandatud kategooria selles aknas. Nüüd, kui olete valinud sobivad sildi parameetrid, vajutage Okei oma valikute kinnitamiseks. Microsoft Word peaks automaatselt looma uue tabeli, mis loob teie kirjeldatud paigutuse.

Nüüd, kus sobivad raamistikud on loodud nii Wordis kui ka Excelis, on õige aeg alustada ühendamist. Selleks loote esmalt ühenduse oma siltide ja eelmistes sammudes loodud ja nimetatud aadressiloendi vahel. Wordis valige Valikud alates Fail menüü ja valige Täpsemalt sakk. Otsige üles jaotis nimega Kindral ja vali Kinnitage failivormingu teisendamineavatud ja märkige saadaolev ruut. Seejärel vajutage Okei jätkama.

Järgmisena valige Postitused avage vahekaart Käivitage kirjakooste gruppi ja klõpsake nuppu Valige Adressaadid valik rippmenüüst. Lõpuks klõpsake Kasutage olemasolevat loendit protsessi jätkamiseks.

Ilmub aken, milles valite konkreetse loendi, mida kavatsete liitmise osana kasutada. Sel hetkel leidke varem nimetatud loendi leidmiseks aega ja seejärel klõpsake nuppu Valige Andmeallikas kasti. Teile kuvatakse aken, milles kinnitate konkreetset kasutatavat andmeallikat. Pärast klõpsamist Näita kõike kastis valige MS Exceli töölehed DD kaudu valikus Avatud andmeallikas kasti enne vajutamist Okei.

Viimase sammuna valige ilmuvast dialoogiboksist konkreetne lahtrite vahemik ja/või tööleht, mis sisaldab kõiki andmeid, mida soovite liita. Seejärel vajutage Okei.

Nüüd, kui aadressi teabega tööleht on tuvastatud ja siltidega lingitud, lisage konkreetsed kohatäidised, mis määravad, kuidas iga aadress sildil kuvatakse. Neid konkreetseid kohatäitjaid nimetatakse ka Kirjakooste väljad. Kui igal sildil on tekst, mida korratakse, saate selle ka käsitsi sisestada.

Nende kohatäitjate loomise põhjus on märkimisväärne. See konkreetne teave koreografeerib andmete edastamise aadressiloendist tabelisse. Kohahoidjad toimivad juhistena, jagades teabe osadeks ja paigutades iga elemendi kohta, kuhu see kuulub, siltide kui terviku raames.

Pärast kohatäitjate loomist kontrollige veel kord, et Word oleks kohatäite iga elemendi õigesti loendis vastavate andmetega vastendanud. Seda saab teha kasutades Match Fields dialoogiboks. Siin saavad kasutajad määrata, kuidas iga kohahoidja seostatakse aadressiloendist tuletatud andmetega. Näiteks võite sobitada Eesnimi kohatäide Eesnimi veergu aadressiloendis, tagades, et need andmed jõuavad sildil sobivasse kohta.

Pidage meeles, et teatud sisu, nagu tervitus või logo, peate käsitsi lisama, kuna see ei kuulu algselt aadressiloendisse. Seda saab teha suhteliselt lihtsalt. Lihtsalt tippige sildile konkreetne tekst, mida soovite kasutada, või lisage pilt, mida soovite logo või muu meediaikoonina lisada.

Võtke enne tegeliku ühendamise alustamist aega, et veenduda, et teie silt on kujundatud täpselt nii, nagu see teile meeldib. See tagab, et te ei ole sunnitud sisu uuesti üle vaatama, kui unustate kogemata võtmeandmed lisada või soovite sildi ümber kujundada.

Kui olete sildi välimuse ja olemuse kinnitanud ning kohatäitjate täpsust ja nende seost aadressiloendi andmetega veelkord kontrollinud, saate jätkata.

Ühenduse käivitamiseks avage Kodu vahekaarti Microsoft Wordis ja vajutage nuppu Kirjakooste nuppu. Kui plaanite praegu integreerida ainult konkreetseid kontakte suuremast aadressiloendist, saate need siin valida. Kui aga soovite integreerida kogu loendi, vajutage Kõik kontaktid praeguses vaates. Kui olete valmis kasutama kõiki sildi jaoks loodud kohahoidjaid ja välju, klõpsake nuppu Kõik kontaktiväljad nuppu, mis kuvatakse järgmises menüüs.

Kui eelistate luua ühendamiseks täiesti uue Wordi dokumendi, saate seda teha, valides Uus dokument nuppu. Kui aga eelistate kasutada olemasolevat dokumenti, vajutage nuppu Olemasolev dokument nuppu sel hetkel.

Kasuta Postisildid vahekaart leitud seest dokumendi tüüp menüüst, et otsustada, millised liitmisväljad valmissildile jõuavad. Kui olete kindlaks teinud, kuidas lõplik silt välja näeb, vajutage nuppu Värskenda silte nuppu. Kui andmed lõpuks vormiväljadele jõuavad, võivad nende ümber olla nähtavad sulud. Kui see nii on, paremklõpsake sulgudes ja vajutage nuppu Väljakoodide sisse- ja väljalülitamine nuppu, et need välja lülitada.

Kui see protsess on lõppenud, olete valmis siltide lõplikku eelvaadet looma ja need printima. Vajutage nuppu Tulemuste eelvaade vahekaarti ja kerige kirjeid kasutades Järgmine rekord ja Eelmine rekord nooled. Kui olete siltidega rahul, minge lehele Postitused vahekaart, klõpsake Lõpeta ja ühenda aastal Lõpetama rühma ja seejärel klõpsake nuppu Printige dokumendid nuppu. Kui teie prinditud dokumendid ei kajasta teie eelistatud sisu või kujundust, peate võib-olla tagasi pöörduma Postitused vahekaarti ja veenduge, et kõik mõõtmed ja paberiformaadid vastavad teie praegusele konfiguratsioonile. Kui nad seda ei tee, on üsna tõenäoline, et probleemid tekivad.

Seejärel saate salvestada dokumendi, millega olete töötanud, et tagada nende siltide edaspidiseks kasutamiseks kättesaadavus.