Kui arvate, et "komitee on organ, mis peab protokolle ja raiskab tunde”, siis olete seltsis kümnete lugejatega vähemalt aastast 1934 kuni tänapäevani.
Reaalses maailmas peaks aga minutite hoidmine aitama teil tunde kokku hoida – raisatud tunde, püüdes meeles pidada, kes mida, millal ja miks otsustas. Kui teie ülesanne on kirjutada ja säilitada organisatsiooni protokolle, määrake esmalt kindlaks, milliseid elemente teie protokollid peavad sisaldama, ja seejärel leidke või looge neid elemente sisaldav mall.
Päeva video
Miks loevad minutid
Koosolekute protokollid tagavad teie organisatsiooni otsuste tegemise läbipaistvuse ja toimivad kui oluline rekord grupi tehtud otsustest. Nad teevad ka liikmeid vastutav märkides selgelt kõik tegevused, mida liikmed on nõustunud tegema. Aja jooksul on need organisatsiooni ajaloo allikaks, aidates uutel liikmetel probleemide ja otsustega kiiresti toime tulla ning pakkudes akent organisatsiooni kasvu. Olenevalt teie organisatsiooni keerukusest ja fookusest võib protokoll olla kas lühike kokkuvõte või üksikasjalik raamatupidamine.
Tõhusate protokollide elemendid
Olenemata teie organisatsiooni suurusest või koosolekul osalevate inimeste arvust peab koosoleku protokoll sisaldama minimaalset teavet:
- Kuupäev, kellaaeg ja osalejate nimekiri
- Eelmise koosoleku protokolli värskendus/kokkuvõte
- Koosoleku päevakord
- Kõikide otsuste või hääletuste protokoll
- Kõigi tegevusüksuste või "ülesannete" selge märge
Kui teie organisatsioon vajab täpset vastutust ja üksikasjalikke protokolle, Roberti korrareeglid, mida organisatsioonid kasutavad tavaliselt koosolekute korraldamise juhisena, määratleb olulise elemendid ja vormid minutitest.
Wordi mallide kasutamine
Word pakub koosolekuprotokollide jaoks mitmesuguseid malle.
1. samm: leidke Wordi minutimall.
Pildi krediit: Pilt Microsofti loal
Valige Fail ja siis Uus. Sisestage otsinguterminiks "minutid" ja vajutage Sisenema. See otsing tagastab paarkümmend malli, millest 12 on koosolekute jaoks spetsiifilised, mõned on märgistatud kui "ametlikud", mõned "mitteametlik" ja mõned spetsiifilised organisatsioonidele, nagu PTAd. Koosolekuminutite jaoks kitsendage otsingut, valides Koosolek paremal külgribal.
Selle näite jaoks klõpsake nuppu Ametlikud koosoleku protokollid kõige tugevama elementide komplekti leidmiseks, mida lisada, ja seejärel klõpsake nuppu Loo nuppu, et käivitada sellel mallil põhinev Wordi dokument.
2. samm: veenduge, et mall sisaldaks vajalikku sisu.
Pildi krediit: Pilt Microsofti loal
Analüüsige malli ja kaaluge oma organisatsiooni vajadusi arvestades kaasatavaid elemente. Juhuslikuma koosviibimise jaoks võite näiteks asendada Tellimiseks helistage jaotis mitteametlikuma jaotisega, mis sisaldab ainult koosoleku kuupäeva, asukohta ja kellaaega, või asendage see Roll call jaotis lihtsa osalejate loendiga.
3. samm: asendage kohatäiteväljad oma andmetega.
Pildi krediit: Pilt Microsofti loal
Asendage tekstiväljad oma organisatsiooni jaoks asjakohase sisuga, topeltklõpsates kohatäite tekstil ja tippides oma sisu. Näiteks klõpsake loendi üksusel Avatud teema/arutelu kokkuvõte ja sisestage oma tekst.
Paljud mallid, sealhulgas see, sisaldavad andmete välju, nagu organisatsiooni nimi, ametnikud või teatud tavalised elemendid. Pärast teksti sisestamist väljale täidab see tekst välja kõik eksemplarid – näiteks "Sekretari nimi" on väli, mis täidab pärast sõna "Benjamin Franklin" sisestamist kõik teised see väli.
4. samm: salvestage koosoleku arutelud ja otsused.
Pildi krediit: Pilt Microsofti loal
Pärast iga punkti kirjeldage üksikasjalikult arutelu olulisi punkte ning lõplikku otsust või nõutavat tegevust. Kaaluge selliste alapealkirjade kasutamist nagu "Arutelu" ja "Tegevus", et aidata tagada silmapaistvate punktide käsitlemine.
Näpunäide
Enamik malle kasutab Wordi stiile. Näiteks nummerdatud üksustele jaotises Avatud probleemid ja Uus ettevõte on rakendatud loendi number. Klõpsates Sisenema pärast neid ridu lisab veel ühe loendi numbri rea. Üksuse alla sisu lisamiseks ilma teist nummerdatud üksust lisamata muutke stiiliks Tavaline rühmas Styles ja suurendage taanet, kasutades nuppu Suurenda taanet nuppu jaotises Lõik.
Oma protokolli malli loomine
Kuigi valmismalli kasutamine on tõenäoliselt kiirem, saate selle asemel luua oma koosolekuprotokolli malli ja seejärel kasutada seda igal koosolekul uuesti.
1. samm: looge uus Wordi dokument ja lisage pealkiri.
Pildi krediit: Pilt Microsofti loal
Avage Wordi dokument, valige Pealkiri 1 vahekaardi Avaleht rühmast Stiilid ja sisestage oma organisatsiooni nimi.
2. samm: looge peamiste jaotiste jaoks kohatäited.
Pildi krediit: Pilt Microsofti loal
Lisage oma peamiste jaotiste jaoks kohatäited, rakendades 2. pealkiri soovi korral. Need jaotised peaksid kajastama teie enda organisatsiooni nõuetele ja see peaks olema koosolekust kohtumiseni järjepidev.
Vajadusel rakendage Wordi stiile. Stiili (nt täpploendi stiili) rakendamiseks päevakava üksustele avage Stiilid külgribal, klõpsates nooleikoonil Styles rühmas ning leidke ja valige stiil.
Näpunäide
Salvestage oma dokument mallina, kas pärast peamiste jaotiste loomist või pärast muude levinud andmete (nt kohalviibijate või ametnike) lisamist. Dokumendi mallina salvestamiseks valige Fail, Salvesta kui ja siis Arvuti salvestada see pigem oma arvutisse kui pilve või serverisse. Sirvige mis tahes mugavasse kohta – pole vahet, millisesse kausta te selle salvestate, sest mallina salvestamine alistab valitud kausta.
Valige rippmenüüst Salvesta tüübina Sõnamall (*.dotx) salvestada see DOTX-failina või mallina. Word salvestab selle automaatselt teie kohandatud Office'i mallide kausta. Selle hilisemaks kasutamiseks valige Fail, Uus ja seejärel klõpsake Isiklik et pääseda juurde oma kohandatud mallidele.
3. samm: salvestage koosoleku sündmused.
Pildi krediit: Pilt Microsofti loal
Sisestage üksikasjad iga jaotise alla. Pöörake tähelepanu mis tahes koosoleku arutelu käigus tõstatatud punktile, mis aitaks selgitada otsuseid, kui teie komiteel või teistel on vaja teie organisatsiooni ajalugu uuesti vaadata või seda mõista.
Minutite korraldamiseks pole ühest viisi. Selles näites oleme päevakava enda arutelust eraldanud, kuid võite need kaks elementi selle asemel ühendada.
Näpunäide
Vajutades Sisenema pärast stiilijoont jätkab tavaliselt sama stiili, olenevalt stiili omadustest. Vaikeseadete kiireks naasmiseks Tavaline stiil, vajutage Sisenema kaks korda.
