Kontori automatiseerimise eelised ja puudused

Kontori automatiseerimine tähendab tänapäeval palju enamat kui kirjutusmasin ja koopiamasin. Elektrooniline ja digitaalne teave on kaasaegse kontoriautomaatika tuum. See võib koosneda rangelt sisemistest arvutitest või tõenäolisemalt hõlmata ülemaailmset digitaalset võrku Interneti kaudu ja väljastpoolt pilvesalvestust. 21. sajandil liikudes kohtate nii kontoriautomaatika eeliseid kui ka puudusi kõigis selle permutatsioonides.

Alates kontoriautomaatika kasutuselevõtust on seadmed võimaldanud ettevõtetel säästa aega ja raha. Selle asemel, et oodata, kuni dokument kliendini posti teel jõuab, saate selle mõne minutiga faksi teel üle kanda. Nüüd on arvuti ja Internet muutnud suhtluse kiireks. Kui säästate aega, säästate raha. Teid ei piira geograafilised piirangud, säästes reisimiseks kulutatud ressursse. Lisaks, kuigi saate paljudest dokumentidest ikka veel paberkoopiaid teha, võimaldab digitaalne salvestamine säästa aega ja raha paberilt ja salvestusruumilt.

Kuigi on tõsi, et masin on sama tõhus kui inimesed, kes selle valmistasid, ja digitaalselt kogutud teave on ainult Kui vead on programmidest välja töötatud, on need palju usaldusväärsemad kui selle esitaja inimesed. Näiteks arvutustabelites ja eelarvetes olevate numbrite liitmiseks on olemas tarkvara, mis loob alati õige tasakaalu ega loota lisamismasinale raamatupidaja sõrmedele. Malle saab luua ja kasutada ikka ja jälle, et vältida vigu standarddokumentatsioonis.

Ettevõtted, mis tuginevad oma infosüsteemide käitamisel ja käitamisel eranditult automatiseerimisele, võivad sattuda paanikasse, kui just need süsteemid ebaõnnestuvad. Katkiste süsteemide parandamise või asendamise kulud võivad olla üüratud. Sa ei saa lihtsalt kustutuskummi kätte võtta ja parandusi teha. Peate kasutama tehnikuid, et olla kursis värskenduste ning tarkvara ja riistvara kokkuvarisemisega, või teil on vaja usaldusväärset teenindust, et helistada kohe. Siis on teil kogu konfidentsiaalsuse ja turvalisuse küsimus. Saate hoida ärisaladusi ja rääkida vaid mõnele usaldusväärsele isikule, kuid kui andmed jõuavad veebi, ei saa neid tagasi võtta.

Kuna kontoriautomaatika areneb jätkuvalt ja te lisate oma süsteemidesse uusi tehnoloogiaid konkurentsivõimeliseks ja kasumlikuks jäämiseks on puuduseks see, et peate kogu oma kaadri ümber koolitama kasutajad. Kõik, alates teie sekretärist kuni tellimisametniku ja teie klientidest kuni müüjateni, kes teie toodet või teenust tarnivad, peavad õppima uusi süsteeme. Paljud inimesed ei õpi uusi süsteeme kergesti selgeks ja teised on kangekaelsed, kui nad teevad asju nii, nagu nad alati tegid. Ehkki teil on ümberõppega seotud kulud, on teil ka lõppkasutajate hoiakud, millega võidelda.