Pildi krediit: oatawa/iStock/GettyImages
Aeg-ajalt e-kirjade vahelejätmist on raske vältida. Postkastid on täis igapäevaseid uudiskirju, äri- ja isiklikke e-kirju ning paratamatult libiseb üks neist läbi. Kuigi halbu kavatsusi pole, on meilisõnumite vastamata jätmise põhjuste selgitamine ja vabandamine nõuab põhistrateegiat. Enamik adressaate on andestav, kui näevad meili "Vabandage hilinenud vastuse pärast", kuna kõigil on kalduvus aeg-ajalt meilist ilma jääda.
Kaaluge konteksti
Kontekst ja panused on teie vastuse jaoks üliolulised ning lõpuks kujundavad vastuse. Kui jätate tööl juhusliku e-kirja või rutiinse teadaande vahele, piisab lihtsast vabandusest. Kui jätate olulise e-kirja vahele, on tagajärjed lisatud. Teie vastus peaks olema vabandava ja tõsise tooniga. Potentsiaalse kliendi meili puudumine võib teile ja teie tööandjale maksta tulu ning teie töö jaoks oluliste juhiste või ülesannetega meili puudumine võib põhjustada tõsiseid negatiivseid tagajärgi. Sellisel juhul muutub teie vastus „Vabandame hilinenud vastuse pärast” millekski sarnaseks „Kiire vabandus meili puudumise pärast”.
Päeva video
Hoidke see lihtsana
Pikaajalised vabandused on porised ja peegeldavad pigem meeleheidet kui lihtsat viga. E-kirjade puhul, mis pole kriitilise tähtsusega, pidage kinni lihtsast vabandusest ja andke e-kirja saatjale teada, et jätsite postkastis oleva meili vahele ja soovite vestlust uuesti külastada. Sel viisil vestluse taaskäivitamine annab inimesele põhjuse vastata ja naasta teie tavapärase vestluse juurde.
Lühikesed meilid on loetavamad ja adressaat loeb teie vastust tõenäolisemalt. Piirake see võimalusel lõiguga ja lõpetage vabandus küsimuse või üleskutsega tegevusele. Küsige kohtumist või telefonikõnet, et muuta arutelu isiklikumaks. Kui jätate olulise e-kirja vahele, paluge kindlasti kohtumist või telefonikõnet. Võimalus isiklikult suhelda muudab teie vabanduse ehtsamaks ja võib suhte taastada või probleemi lahendada.
Kasutage malli
Kui teil on raskusi tõhusa vabandusmeili kirjutamisega, kasutage seda, mis on tõestatud ja juba kirjutatud. Malle on lihtne leida lihtsa Interneti-otsingu abil. Siiski olge täieliku kopeerimise ja kleepimisega ettevaatlik. Ideaalis peaksite malli kohandama ja isikupärastama, et tekst oleks ehtne ja teie olukorra jaoks õigesti loetav. Malle on kõige parem kasutada vabandusmeili juhendina, mitte asendusena.
