Digitaalse failihaldussüsteemi omamisel on tugevad ärilised eelised.
Kuna teie ettevõte liigub digitaalse levitamise ajastusse, peate otsustama, kas minna üle paberkandmissüsteemilt digitaalsele failihaldussüsteemile või mitte. Kuigi üleminek täielikult arvutipõhisele arhiveerimissüsteemile võib tunduda hirmutav, on digitaalse failisüsteemi kasutamise ilmsed eelised aidanud paljusid üleminekule kaasa aidata.
Vähendatud kulu
Dokumentatsiooni säilitamise kinnisvara rentimise kulude tõttu hakkab digitaalne esitamine ennast ära tasuma kohe pärast selle rakendamist. Kuna puudub füüsiline paberimajandus, vähenevad oluliselt dokumentide käsitlemise ja edasi-tagasi edastamise kulud. See võimaldab ka dokumente, mida tuleb paberina säilitada, esitada väiksemates ja odavamates kohtades.
Päeva video
Roheliseks minek
Teie ettevõtte süsiniku jalajälje vähendamine võib olla oluline tegur tänapäeva rohelise mõtlemisega tarbijaskonnani jõudmisel. See võib oluliselt parandada ettevõtte mainet, anda maksusoodustusi ja vähendada tarnekulusid. Digitaalne arhiveerimissüsteem võib positiivselt muuta kogu ettevõtte eeltööd ning „rohelisemale” süsteemile üleminek võib anda rohkelt reklaamivõimalusi.
Sujuv töövoog
Füüsiliselt esitatud ja salvestatud dokumentide paberkoopiate hankimine võib olla pikk protsess, mis võib olla inimlike vigade, turvaprobleemide ja füüsilise kaotuse oht. Digisüsteemi puhul see nii ei ole. Mõne hetkega pääseb dokumendile juurde selle isik, kes seda vajab. Selle tulemuseks on lühem tööperiood, mis võimaldab kiiremat edenemist ja rohkem aega projektide arendamiseks.
Kõrgem turvalisus
Kuigi traditsioonilist paberfailisüsteemi saab avada ja vaadata igaüks, kellel on sellele juurdepääs, a digitaalne failisüsteem võib pakkuda dokumentide säilitamiseks erinevat kaitsetaset konfidentsiaalne. Kasutades paroole, erinevatele kasutajatele määratud kaustu, andmete krüptimist ja kontrolljälgi, mis võimaldavad hoida a registreerida, kes millistele failidele ja millal on juurde pääsenud, võib failihaldussüsteem hoida teie dokumente palju turvalisemalt.
Usaldusväärne arhiveerimine
Paberdokumendid ja -failid võivad hävida liigse käitlemise, tulekahjude, üleujutuskahjustuste ja muude loodusõnnetuste tõttu. Kuna andmeid saab salvestada serveritesse kõikjal maailmas, saate oma äridokumente turvaliselt arhiveerida, ilma et peaksite muretsema võimaliku varalise kahju pärast. Samuti saate muuta oma arhiveeritud andmed teisaldatavaks, kasutades näiteks eemaldatavaid kõvakettaid, USB-mälupulki ja CD-sid.
