Paberimajanduse ühtses süsteemis hoidmine tähendab, et see ei lähe segamini.
Arhiveerimissüsteem on paberimajanduse ja dokumentide säilitamise korraldamise meetod. Säilitatakse kapp või kast, mis sisaldab dokumentide paberversioone, elektrooniline süsteem aga hoiab andmeid arvutis. Need andmed võivad olla meilid või skannitud paberitööd. Kui süsteem on seadistatud, on oluline, et seda hooldataks, et see püsiks korras, lisades regulaarselt uuendatavat teavet. Süsteemi hooldamiseks peate looma protseduuri mõlema süsteemi kasutamiseks.
Paberkoopia esitamine
Samm 1
Märgistage iga kaust, fail ja sahtel või kast. Pealkiri peaks sisaldama dokumentatsiooni teemat ja paberitöö alguskuupäeva. Näiteks "Kviitungid juuni 2010 – praegu" või "Personalressursside kaust veebruar 2008".
Päeva video
2. samm
Looge uusi kaustu, faile ja sahtleid või kaste, kui teil on salvestamiseks uus kategooria paberitöö või kui vanemad kaustad, failid ja sahtlid on täis. Aastate või kuude eristamiseks kasutage värvikoodi.
3. samm
Lisage uusi dokumente kõige asjakohasemasse kausta või sahtlisse. Dokumentide juhuslikult kaustadesse paigutamine rikub arhiveerimissüsteemi, kuna infot hakatakse otsima valest kohast. Kui süsteem järjestab dokumendid tähestikulises järjekorras, jätkake selle protsessi kasutamist selle asemel, et lülituda teisele vormingule.
4. samm
Eemaldage vanad mittevajalikud dokumendid igal aastal. Kui jätkate failide lisamist, muutub osa teabest ebaoluliseks ja aegunuks. Tükeldage see ja vabastage täiendavat salvestusruumi.
Elektrooniline esitamine
Samm 1
Looge oma arvutis kaustu või katalooge. Konsolideerige andmeid regulaarselt, et need ei läheks segamini. Mitme võrgudraivi või mitme sarnast teavet sisaldava kausta olemasolu ei ole tõhus viis andmete korraldamiseks.
2. samm
Varundage andmeid regulaarselt. Kasutage selleks DVD-sid, USB-draivi, välist kõvaketast või välist ettevõtet. See kaitseb andmeid kadumise eest.
3. samm
Kaitske andmeid, lukustades iga faili, andes juurdepääsu volitatud kasutajatele või lisades faili avamisel parooli. See hoiab ära andmete väärkasutamise, pettuse või volitamata juurdepääsu. Lisaks võite olla kindel, et seda kasutavad ainult need inimesed, kes teavad, kuidas süsteem töötab.
4. samm
Kirjutage elektroonilise failisüsteemi kasutamise kord. Lisage samm-sammult juhised andmete leidmiseks, viitamiseks, kategoriseerimiseks ja arhiveerimiseks, et iga kasutaja kasutaks süsteemi ühtemoodi. Hoidke seda ajakohasena, kui täiustate süsteemi, et vältida kasutajate vahelisi segadusi.
5. samm
Kontrollige failisüsteemi iga kahe aasta tagant. Kontrollige, kas see töötab hästi – seda saab määratleda selle järgi, kui tõhus on esitamine, kui lihtne on andmeid leida ja kui organiseeritud see on. Samuti kustutage soovimatud failid ja vähendage elektroonilist segadust.
Asjad, mida vajate
Toimikukapp või kast
Kaustad
Tühjad sildid
Pliiatsid või markerid
Arvuti
Näpunäide
Korraldage rühmakoolituspäev, et selgitada, kuidas iga failisüsteem töötab, et seda saaks igapäevaselt hallata ja hooldada.
Küsige tagasisidet selle kohta, kuidas failisüsteemi arendada, et see oleks kasutajasõbralikum või paremini organiseeritud.
