20 ninjanõuannet Gmailist maksimumi saamiseks

2015. aastal ületas Gmaili kasutajate arv 900 miljonit. Pole paha projekti kohta, mille koodnimi pärines Dilberti koomiksist. Kui see käivitati, ei uskunud keegi seda – see debüteeris aprillinali.

Osaliselt Gmaili lihtsa liidese tõttu võtavad inimesed harva vaeva selle paljude funktsioonide õppimisega. Lõppude lõpuks on see juba nii lihtne. Kuid neile, kes võtavad aega, et õppida selle läbi ja lõhki, saab Gmailist palju võimsam tööriist. Siin on 20 näpunäidet, mis aitavad teil Gmaili ninjaks saada.

See on Gmailis navigeerimiseks kõige olulisem tööriist. Kui olete nagu enamik inimesi, pole te seda tõenäoliselt kunagi kasutanud. Klõpsake nuppu Käik – asub Gmaili ekraani paremas ülanurgas – ja sisene uude vapper maailma.

Esimene asi, mida märkate, kui klõpsate Käik nimega pealkirja all on mitmeid valikuid Kuvamise tihedus. See reguleerib e-kirjade üksteise kõrval kuvamise tihedust. See on abiks erineva suurusega ekraanidega töötamisel. Valige endale kõige sobivam variant.

Samuti saate valida, kui palju meilisõnumeid lehel kuvada. Klõpsake nuppu Käik ja siis Seaded > Üldine. Under Lehekülje maksimaalne suurus saate valida vestluste (st meilide) arvu lehel 10 kuni 100.

Pidage meeles, et seadetes muudatuste tegemisel peate minema lehe allossa ja valima Salvesta muudatus või teie muudatusi ei jäeta alles.

Teema valimine on üks dramaatilisemaid visuaalseid muudatusi, mida saate Gmailis teha. Mine lehele Käik ja valige Teemad. Teid tervitab mitmesuguseid taustapilte. Värviline taust annab teile tunde, et töötate otse oma töölaualt, mitte brauseris. Samuti saate taustaks valida ühe enda piltidest.

Kui soovite naasta Gmaili vaiketaustale, valige märgitud taust Valgus.

Saate valida ka oma tekstistiili. Mine lehele Käik ja vali Seaded > Üldine ja sa näed Vaikimisi tekstistiil. Siin saate valida oma teksti fondi, stiili ja värvi.

Kuidas maksate oma lõimede eest? Me ei pea silmas riideid. Niidid on paljude meiliprogrammide funktsioon, mis rühmitab sõnumid koos vastustega. See võib teile meeldida või mitte; võib-olla soovite näha iga meili eraldi kuvatuna. Kui te ei soovi, et teie meilivestlused oleksid üksteise sees, saate selle funktsiooni välja lülitada. Suunduge aadressile Käik ja valige Seaded > Üldine ja siis Vestluse vaade. Valige kõrval olev raadionupp Vestlusvaade välja lülitatud lõimedele lõpu tegema.

Samuti saate muuta oma postkasti stiili. Mine lehele Käik ja vali Seaded > Postkast. Valige kõrval olev rippmenüü Postkasti tüüp. See on seatud vaikimisi, mis esitab meilid nende saabumise järjekorras. Aga võib-olla eelistaksite teist viisi. Võib-olla soovite kõigepealt näha lugemata e-kirju või tärniga tähistatud e-kirju või isegi olulisi e-kirju üleval.

Kuid te küsite: kuidas saab Gmail teada, mis on oluline? Suurepärane küsimus! Ja see viib meid meie järgmise näpunäide juurde.

Saate Gmailile õpetada, millised sõnumid on teie jaoks olulised. Iga meili kõrval on väike lipulaadne ikoon, mis muutub klõpsamisel kollaseks (üksikasju vaadake ekraanipildilt). Sellel klõpsates ütlete Gmailile, et see on oluline. Mõne aja pärast võtab Gmail selle peale ja hakkab neid e-kirju automaatselt tähtsatena tuvastama. Näiteks märgitakse iga ülemuselt saabunud e-kiri oluliseks. Vastupidi, saate tühistada e-kirjade valikud, mis pole olulised, kuid mille Gmail sel viisil ekslikult tuvastab. Varsti hakkab Gmail teie e-kirju sorteerima.

E-kirjade visuaalne korraldamine võib aidata teil olulisi e-kirju tuvastada, kui annate postkasti kiireks. Gmaili kaks peamist tööriista selleks on sildid ja tähed. Alustame siltidega, mis toimivad ka Gmailis kaustadena. Sildi loomiseks minge akna ülaossa ja valige Kolima kaustakujuline ikoon.

Kui klõpsate sellel, kuvatakse rippmenüü. Valige Loo uus. Andke uuele sildile nimi ja klõpsake Loo.

Nagu me mainisime, on sildid tegelikult lihtsalt nimed, mida Gmail kasutab kaustade jaoks. Need kuvatakse teie postkasti vasakus servas all Koosta nuppu. Saate muuta sildistatud e-kirjad rohkem esile, määrates neile värvi. Kui hõljutate kursorit sildi nime kohal, näete paremal väikest noolt. Klõpsake seda ja kuvatakse kast. Kasti ülaosas näete Sildi värv. Klõpsake sellest paremal oleval noolel ja ilmub sildi värvi valikukast. Lihtsalt klõpsake soovitud värvil ja see on teie sildi värv.

Tähed on veel üks suurepärane viis oma e-kirjade visuaalselt silmapaistvamaks muutmiseks. Vaadake oma postkasti e-posti loendi paremat serva ja te peaksite nägema õõnsaid tähti. Kui klõpsate tähel, muutub see kollaseks. Boom, olete nüüd sõnumi märgistanud. See võib tähendada mida iganes sa tahad; tärniga tähistatud meilid võivad märgistada e-kirja oluliseks, järelkontrolli vajavaks või millekski muuks. See on sinu teha.

Kollane on suurepärane, kuid teil on valida ka palju rohkemate värvide vahel, mis suurendab oluliselt nende väikeste ikoonide organisatsioonilist väärtust. Iga kord, kui klõpsate tärnil, liigub see läbi ühe saadaolevatest värvidest.

Kuid siin on trikk: saate määrata, millised värvid (ja isegi kujundid) on saadaval. Klõpsake nuppu Käik ja valige Seaded > Üldine. Kerige alla kuni Tähed. Saate lohistada tähti (ja kujundeid) jaotiste Pole kasutusel ja Kasutusel vahel, andes teile täieliku õiguse määrata, mis juhtub, kui klõpsate postkastis tagasi tärnidel.

Kui olete soovitud valiku valinud, ärge unustage klõpsata Salvesta muudatused.

Kui olete tagasi oma postkastis, saate valida soovitud tärni (või mõne muu ikooni) värvi, klõpsates korduvalt oma meili kõrval oleval tärniikoonil. See jookseb järjest läbi teie värvivalikute.

Filtrite loomine on suurepärane viis Gmaili tootlikkuse parandamiseks. Põhimõtteliselt loote reegleid, mis automatiseerivad Gmaili vastuse sissetulevatele meilidele. See säästab teie aega, kuna te ei pea enam iga meiliga eraldi tegelema. Reeglid võivad olla mis tahes, alates e-kirjade teisaldamisest, nende edasisaatmisest kuni konserveeritud vastuse saatmiseni.

Esmalt valige meil, mille jaoks soovite filtri luua. Seejärel valige Rohkem ülemiselt menüüribalt ja minge alla Filtreerige selliseid sõnumeid.

Allolevas näites oleme valinud turundusmeili Phoenixi sümfooniast. Esimesel ettetuleval kastil on Alates: rida täidetud. Klõpsake seal, kus see on kirjas Looge selle otsinguga filter.

Kui olete lõpetanud, suunatakse teid teise kasti, kus saate luua soovitud reegli või filtri. Sel juhul loome kaks reeglit: jätke postkast vahele ja liigitage seda tüüpi meilid pakkumiseks. Pärast reeglite valimist klõpsake nuppu Loo filter. Seda tehes lähevad kõik Phoenixi sümfoonia turundusosakonna meilid postkasti ja suunatakse otse Kampaaniad.

Selles kastis näete, et teil on filtri loomiseks palju võimalusi. Saate tärniga tähistada kõik saatjalt (antud juhul phoenixsympony.org) tulevad meilid, lisada sildi, märkida need loetuks või kustutada.

Filtrite loomisega tutvustate oma postkasti voogu, mis hoiab e-kirjad teie soovitud suunas liikumas, suurendades oluliselt teie meili tõhusust.

Kui loote filtri, ei mõjuta see juba saabunud meilisõnumeid – kui te ei vali seda Rakenda filtrit ka vastavatele vestlustele mis on märkeruudust vahetult paremal Loo filter nuppu.

Olete tõenäoliselt saatnud vähemalt ühe meili, mille soovite tagasi saada.

Kas soovite, et saaksite pärast nupul Saada klõpsamist klõpsata tagasivõtmisel? Õnneks saate Gmailis just seda teha. Klõpsake nuppu Käik siis Seaded > Üldine. Klõpsake lubamiseks märkeruutu Võta saatmine tagasi ja valige aeg, mille soovite endale anda. Pidage meeles, et mida pikemaks tagasivõtmise ajapikendusperioodiks määrate, seda kauem kulub iga meili saatmine teie väljuvate kaustast, nii et tõenäoliselt piisab 10 või 20 sekundist.

Klaviatuuri otseteed on suurepärane tööriist Gmailis kiiremaks liikumiseks. Saate neid kasutada Gmailis navigeerimiseks ja ka sõnumite sortimiseks. Esimene asi, mida peate tegema, on klaviatuuri otseteed sisse lülitada, kuna nende vaikepositsioon on keelatud. Selleks klõpsate seejärel hammasratast Seaded > Üldine. Minema Klaviatuuri otseteed ja valige kõrval olev raadionupp Klaviatuuri otseteed sisse lülitatud.

Gmaili kiirklahvide täieliku loendi vaatamiseks külastage siin. Võite leida ka Gmaili petulehe siin.

Enamikul meist on rohkem kui üks meilikonto. Ja neid kontosid on võimalik Gmaili lisada, nii et te ei pea oma e-posti kontrollimiseks mitmele kontole sisse logima, kui need on tavalised POP3-kontod.

Peate teadma lisatavate meilikontode seadeid. Kui teil on see teave, minge Geari juurde Seaded > Kontod ja import. Seejärel valige Lisage oma POP3 meilikonto.

Siit sisestage lihtsalt teave, mida Gmail küsib. Gmail proovib osa sellest automaatselt täita, kuid see võib valesti minna. Parem on see teave varakult teada saada ja käsitsi sisestada. Samuti märkate kõrval olevat nuppu Jäta allalaaditud kirjade koopia serverisse. Valige see, kui kontrollite sageli selle konto e-kirju mujalt. Kui olete teabe täitnud, klõpsake nuppu Lisada konto. Olete nüüd seadistanud Gmaili oma teiselt kontolt meile vastu võtma.

Samuti küsitakse teilt, kas soovite ka seda teha saada meilid sellelt kontolt. Kui valite jah, märkate järgmises kastis, et teilt küsitakse, kas soovite seda teha Käsitlege varjunimena. See on isiklik valik, mis mõjutab otsinguseadeid rohkem kui midagi. Täpsemalt saate teada siin. Põhimõtteliselt, kui valite Käsitlege varjunimena, kui otsite "Saatja: Mina", käsitleb Gmail seda uut aadressi ka kui "Mina" – see tähendab teid - ja tõmbab kõik teie meilid uuelt lisatud kontolt üles.

Samuti palutakse teil sisestada oma väljamineva serveri teave ja parool. Kui klõpsate järgmisele, võidakse teilt küsida kinnituskoodi, mis tõendab, et olete selle konto omanik. See saadetakse kas meili teel või saadetakse teie telefonile tekstsõnum. Kui see samm on lõpetatud, olete alustamiseks valmis. Näete uut meili all Saada kiri kui: sisse Kontod ja import seadete all.

Kui lähete järgmisel korral e-kirja saatma, näete lahtris rippmenüüd Alates: oma meili rida. See annab teile võimaluse saata meil oma algselt Gmaili kontolt või lisatud uuelt kontolt. Võite olla ettevaatlik, et saadate aadressilt, millelt soovite saata. Sisse on seatud Kontod ja import see võimaldab teil Vasta samalt aadressilt, kuhu sõnum saadeti. Selle valikuga peaksite vältima vigu, kui teie eesmärk on, et teie kuni: ja alates: oleks alati sama.

Teiste meilikontode lisamine võib olla veidi keeruline. Järgime seda lihtsa näpunäidetega, mis võib teid palju ägenemistest säästa. Võib-olla olete märganud, et olete kogunud meeletult palju reklaammeile. On aeg nendega hüvasti jätta ja kasutada väärtuslikku 15 GB ruumi, mille Gmail annab teile olulisemate asjade jaoks.

Võib-olla teate seda juba siis, kui klõpsate nupul Vali kõik ikooni ülemise menüüriba vasakpoolses nurgas, on valitud ainult 100 meili (või kui palju meilisõnumeid olete ühele lehele määranud). Kui teil on palju e-kirju, kulub nende 100 korraga kustutamiseks kaua aega.

Selgub, et lahendus on silme ees – ja te pole seda ilmselt kunagi märganud. Kui valite kõik ja selles kaustas või sildis on rohkem meile kui praegusele lehele mahub, saate alati valida kõik meilid. Kõigi valimiseks klõpsake kollases sõnumis olevat linki.

Kui olete e-kirjad valinud, klõpsake nuppu Kustuta. Tehtud ja tehtud!

Otsinguoperaatorid on otsingumaailma kiirklahvid. Nende praegu õppimine säästab palju hiljem sõelumist. Need aitavad teie otsingut täpsustada, kui otsite seda meili heinakuhjast.

Gmaili otsinguoperaatorid hõlmavad Alates: millele järgneb nimi, mis otsib automaatselt üles kõik selle inimese meilid. Samamoodi on Kellele: mis määrab saaja. Näiteks kui soovite kiiresti leida kõik oma fännikirjad koomiksilegendile Stan Leele, peaksite tippima Saaja: Stan Lee ja loend ilmub teie postkasti. Saate otsida ka teema järgi Teema: Koomiksid. (Pange tähele, et kooloni ja otsingusõna vahel ei tohi olla tühikuid.) Saate otsida ka siltide (Silt:) ja sortida e-kirjad manuste järgi (Omab: manus).

Otsimiseks on palju muid võimalusi ja Gmail pakub otsinguoperaatorite loendit siin.

Google'i insenerid lisavad Gmaili paremaks muutmiseks sageli "eksperimentaalseid" asju. Google Labs on koht, kus saate mõnda neist uutest funktsioonidest esmalt proovida.

Sukelduge otse sisse, klõpsates nuppu Käik ja valides Seaded > Laborid. Olete just sisenenud testimisalasse. Siit leiate asju, nagu kinnitatud saatjate autentimisikoon (tööriist, mis takistab rämpspostitajatel sõnumeid matkimast, et jätta mulje, nagu oleksid need pärit usaldusväärselt veebisaidilt). Selle proovimiseks klõpsake nuppu Luba.

Proovige, mis teile meeldib; saate alati keelata need, mida te tegelikult ei vaja.