Kuidas Wordi abil etikette printida

Microsoft Word on juba pikka aega lisanud malle prinditavate etiketilehtede ja tavaliste dokumentide (nt kirjade) jaoks. Erinevate tarnijate jaoks mõeldud siltide paigutusega saab Word printida konkreetsele sildile ühe kirje või toota korraga terve lehe silte.

Kui teie Outlooki aadressiraamatus või Exceli arvutustabelis või Accessi andmebaasis on kontaktide loend, saab kirjakooste importida teabe, et luua automaatselt siltide seeria. Teise võimalusena saate kirjakooste tegemise ajal luua oma meililisti otse Wordis. Microsofti kirjakooste ei ole võlu, kuid see võib töötada peaaegu nii kiiresti.

Ilmselgelt sisaldab kirjakooste palju eeliseid postimajadele ja suurettevõtetele, kes korraldavad masspostitusi. Kuid see on isegi tavainimese jaoks väga mugav. Kui te ei pea enam iga ümbriku aadressi andma, võib teie pere uuesti iga aasta detsembris ilusaid (paberipõhiseid) pühadekaarte välja saata. Kui aitate juhtida kohalikku PTA-d või skaudiüksust, võib kirjakooste reklaamlehtede saatmisel väga kasulik olla.

Kirjaliitmisega on seotud kolm dokumenti. Siltide puhul on põhidokument see, mida kasutate paigutuse seadistamiseks, sealhulgas ettevõtte logo või teie tagastusaadress saatesiltidel, kui soovite neid lisada. Andmeallikaks on teie meililist, mis sisaldab siltidele prinditavaid aadresse. Need kaks dokumenti koos annavad aadressisildid. Siin on diagramm:

On mõningaid ootamatuid "juttusid".

Kui kasutate andmeallikana näiteks Excelit, Outlooki või Accessi, peate järgima teatud reegleid, mis ei pruugi kohe ilmneda. Näiteks Exceli tabeli kasutamisel peate veenduma, et sihtnumbrite või sihtnumbrite veerg on vormindatud tekstina, et nullid ei kaoks.

Samuti ei saa te oma Outlooki kontakte oma andmeallikana kasutada, kui te pole Outlooki oma vaikemeiliprogrammiks määranud.

Lihtsam võib olla lihtsalt Wordi kasutamine andmeallikana, eriti kui teil on Wordi kasutamise kogemus, kuid te pole Microsofti muude kontoritöö tööriistade kohta sügavalt kursis.

Siit saate teada, kuidas saate enamikus Wordi väljaannetes kiiresti luua ja printida põhilisi postisilte, kõik Wordis, ilma et peaksite läbima rohkem aeganõudvat samm-sammulise kirjakoosteviisardi rutiini.

Avage Wordis menüü Fail. Valige Uus dokument ja seejärel Tühi dokument.

minge vahekaardil Kirjad gruppi Alusta kirjakoostet ja valige Start kirjakooste, Sildid. Märkige dialoogiboksis Sildi suvandid, kas kavatsete kasutada pidevsöötmise või lehesöötmisega printerit.

Seejärel valige jaotises Sildi teave oma etiketi tarnija ja tootenumber, mis vastab kasutatavale etikettide pakendile. Vajutage nuppu OK.

Minge valikusse Adressaatide valimine ja valige Sisestage uus loend.

Ilmuvas dialoogiboksis Uus aadressiloend sisestage igasse veergu oma postitusloendi iga liikme teave. (Oleme seda teinud allpool väljamõeldud tegelaste lühikese loendiga.)

Kasutage klahvi Tab, et liikuda ühest veerust järgmisse või liikuda tabelis järgmisele reale. Tabelis uue rea loomiseks valige Uus kirje või vajutage klahvikombinatsiooni ALT+N.

Lihtsalt kasutatav funktsioon nimega Veergude kohandamine annab teile postisiltidele lisatava teabe osas palju paindlikkust. Nagu allpool näidatud, saate eemaldada veerud, nagu pealkiri või aadressirida 2. Sama hästi võite eemaldada ka telefoninumbrid ja e-posti aadressid, kuna neid pole aadressi siltidel tavaliselt vaja.

Samuti saate veergude kohandamises lisada uusi veerge, ümber nimetada olemasolevaid veerge või muuta veergude järjekorda loendis. Kui olete veergudes kõik soovitud muudatused teinud, valige OK.

Kui olete kõigi soovitud inimeste loendisse lisamise lõpetanud, klõpsake nuppu OK.

Andke dialoogiboksis Salvesta aadressiloend uuele failile nimi ja seejärel valige Salvesta.

Kui olete kõik aadressid oma meililoendisse lisanud, saate lõpuks kirjakooste adressaatide loendi, mis näeb välja umbes selline:

Word ei pruugi teada, kuidas soovite, et teie sildid oleksid kujundatud. Järgmises etapis minge jaotisse Aadressiplokk, et määrata, kus aadressid peaksid siltidel ilmuma.

Pärast aadressiploki valimist klõpsake nuppu OK. Word lisab aadressiploki lehe esimesse aadressisildi. Pärast seda valige Värskenda kõiki silte, et kopeerida aadressiraamat kõigil siltidel kogu lehel.

Lehel Eelvaate tulemused peaksite nägema kõigi lehel olevate aadresside eelvaadet.

Kui kõik tundub olevat nuusktubakas, avage siltide printimiseks jaotis Lõpeta ja ühenda. Kui teil on tekkinud mõni äpardus või kui olete otsustanud, et soovite uhkema välimusega silte, minge tagasi menüüsse Fail ja käivitage uus tühi dokument.

Naaske gruppi Käivita kirjakooste, valides seekord viisardi – loomulikult selle, mis on kirjakoostees, mitte see, mis on Dorothy's Land of Oz.