Kui juhite väikeettevõtet, on palgaarvestus kulukas ja aeganõudev osa tegevusest.
Pildi krediit: ijeab/iStock/GettyImages
Kui juhite väikeettevõtet, on palgaarvestus kulukas ja aeganõudev osa tegevusest. Kuid tänu tehnoloogiale ei pea te pabertšekkide koostamiseks maksma kolmanda osapoole teenusele ega investeerima kallisse tarkvarasse. Palgatšekke saate hõlpsalt Excelist printida, kuid on oluline, et teil oleks printimiseks õige paber ja tint, et teie töötajad saaksid oma töötasu sisse maksta.
Kontrollige Exceli printimismall
Esimene samm, kui soovite Excelist palgatšekke printida, on malli leidmine. Saate need hõlpsalt leida veebiotsingu kaudu. Exceliga kaasasolevad põhimallid ei sisalda tšekke, kuid leiate kasulikke malle toetavate dokumentide (nt ajatabelid) jaoks.
Päeva video
Kui olete Exceli jaoks tšeki printimismalli leidnud ja alla laadinud, sisestate saaja ja väljamakstava raha kohta spetsiifilise teabe. Salvestate tšeki PDF-ina, mille saate seejärel välja printida ja töötajale laiali saata.
Tšeki printimise malli PDF-ist ei piisa. Finantsasutused tegelevad usinalt pettuste ärahoidmisega, mistõttu ei saa tšekki tavalisele paberile printida ja ametlikuna edasi anda. Kui võimalik, nõuded kätte saada finantsasutustelt, mida teie töötajad kasutavad tagamaks, et teie tšekke ei lükataks tagasi. Need võivad hõlmata paberi, suuruse ja fondi spetsifikatsioone.
Õige paberi leidmine
Kui olete Excelis tšeki printimise malli kasutanud ja PDF-vormingus tšekid loonud, siis järgmine samm on kinnitada, et paber ja tint, mida peate tšekkide jaoks kasutama, töötavad juba teie printeriga on. Kui ei, siis peate ostma uue printeri.
Kui prindite tšeki printerisse, peab see olema igapäevaseks printimiseks kasutatavast raskemal paberil. Näiteks, Ameerika Pank nõuab, et tšekid oleksid paberil, millel on järgmised spetsifikatsioonid:
- Mõõdud vahemikus 7,75 x 2,75 tolli kuni 8,75 x 3,667 tolli
- 24 naela vahel. ja 44 naela. kaal
- Paberi tera jookseb horisontaalselt.
Hea uudis on see, et saate ostatšeki trükipaber mis vastab enamikule panganõuetest. Külastage kohalikku kontoritarvete kauplust või ostke veebis ja veenduge, et paber sobib teie printeritüübiga.
Õige tindi leidmine
Te ei saa tšekke lihtsalt läbi printeri, kasutades tavalisi tindikassette. Pangad nõuavad Magnettindi märgituvastus tinti või toonerit kontrollimiseks. Kui prindite tindiprinteriga, vajate MICR-tinti, samas kui laserprinteriga tšekkide printimiseks on vaja MICR-toonerit.
Kui plaanite palgatšekke Excelist printida, peaksite pöörama tähelepanu ka panganõuetele tindi osas. Bank of America abil ei saa te tšekkide printimiseks kasutada dupleksrežiimi. Kui teie palgatšekid on kahepoolsed, tuleb tagaküljele trükkida mitte-MICR-tindiga. Kui kasutate võltsimise vältimiseks turvaelemente, nagu vesimärgid või keemilised tühimikud, veenduge, et teie printimisprotsess vastaks sihtpankade eeskirjadele.
