Instrucciones paso a paso para hacer una hoja de cálculo de Excel

Cuando trabaja con datos, las hojas de cálculo pueden ser una forma práctica de organizar todo en un formato fácil de entender. Las hojas de cálculo son ideales para establecer presupuestos, realizar un seguimiento del progreso de los proyectos y la planificación. En la era anterior a la tecnología, las empresas utilizaban libros de contabilidad en papel para realizar un seguimiento de estas cosas, pero ahora Microsoft Excel es la herramienta preferida. Afortunadamente, crear y actualizar hojas de cálculo de Excel es relativamente sencillo.

Una hoja de cálculo tiene la misma configuración, ya sea en papel o en la pantalla de su computadora. Tú tienes filas que comienzan en la parte superior y continúan durante la duración de los datos. Tambien hay columnas, que comienzan en el lado izquierdo de la hoja de cálculo y continúan hacia la derecha hasta donde sea necesario. El punto donde una fila se encuentra con una columna correspondiente se llama

En Microsoft Excel, a cada fila se le asigna un número, mientras que cada columna tiene un carta. Entonces la primera celda es A1. Si le asigna un encabezado a cada columna, la primera fila está reservada para ese propósito, lo que requiere que ingrese un título para cada columna. Si está monitoreando un presupuesto, por ejemplo, la primera columna podría ser los productos, mientras que la columna B es el dinero que gastó y la columna C, el impuesto que pagó, seguido del precio total en la columna D.

Si tiene Microsoft Office, Excel está incluido en el paquete. Vaya a su lista de aplicaciones y elija Microsoft Excel de la lista. Seleccione Expediente y Nuevo para abrir una nueva hoja de cálculo con el título predeterminado de Libro 1. En la parte inferior de la pantalla, hay una pestaña que dice Hoja1.

Al igual que con Microsoft Word, tiene una cinta en la parte superior de la pantalla que le permite personalizar el documento y formatear las celdas. Debajo Casa, puede poner el texto en negrita o cambiar el tipo y tamaño de fuente. También puede cambiar la alineación del texto dentro de cada celda a alineado a la izquierda, alineado a la derecha o centrado.

Una cosa que puede resultar confusa al principio es la terminología. Cada nuevo documento que abre en Excel se llama libro de trabajo. Dentro de cada libro de trabajo, crea una hoja de trabajo, que verá como una pestaña en la parte inferior de la pantalla. De forma predeterminada, una nueva hoja de trabajo se llama Hoja1, pero puede hacer clic derecho sobre ella y elegir Rebautizar para darle el nombre que le gustaría.

Para crear una nueva hoja de trabajo, haga clic en el + símbolo junto a la pestaña de la hoja de trabajo en la parte inferior de la pantalla. Puede insertar una hoja de trabajo entre dos que ya ha creado haciendo clic derecho en una pestaña y eligiendo Insertar hoja. Puede mover las hojas haciendo clic en la pestaña deseada y arrastrándola hacia la derecha o la izquierda de donde se encuentra actualmente.

Una de las características más útiles de una hoja de cálculo de Excel es su Autosuma característica. Para ver cómo funciona esta fórmula, escriba una serie de números en una columna y luego haga clic en la celda en blanco debajo del último número. En la cinta, haga clic en Fórmulas y Autosuma. Verá la fórmula para el Autosuma emergente en el último cuadro, por ejemplo, = SUMA (A1: A4). Cuando haces clic Ingresar, la fórmula suma las filas de arriba e ingresa la suma en el cuadro que contiene la fórmula.

También puede escribir sus propias fórmulas. A medida que se sienta más cómodo con esta función, podrá ampliar lo que puede hacer dentro de la aplicación. En la fórmula Autosuma = SUMA (A1: A4), por ejemplo, la fórmula está indicando a Excel que totalice los elementos de las filas A1 a A4.

A medida que comience a trabajar con grandes volúmenes de datos, sentirá una necesidad cada vez mayor de administrar todo de manera más eficiente. A tabla dinámica está integrado en Excel como una forma de organizar fácilmente la información. En lugar de ordenar manualmente las filas y filas de información, puede configurar las cosas para obtener rápidamente los datos que necesita.

Con una tabla dinámica, no está reorganizando la hoja de Excel ni cambiando los datos que contiene. En cambio, está cambiando los datos de una manera diferente, de ahí el nombre "pivote", para mirarlos desde una dirección diferente. Puede ingresar la información manualmente o dejar que Excel haga el trabajo por usted.

Si desea crear una tabla dinámica para su hoja de Excel, la forma más sencilla es dejar que Microsoft le recomiende una. Debajo Insertar, haz clic en la flecha desplegable junto a Mesas y elige Recomendar tablas dinámicas. En ese momento, Microsoft le presenta varias opciones para organizar sus datos.

Si se siente aventurero, puede crear su propia tabla dinámica basada en los datos que ingresó. Debajo Insertar, vaya a la flecha desplegable junto a Mesas y seleccione Tabla dinámica. Puede elegir insertar su tabla dinámica en la hoja de trabajo existente o comenzar una nueva hoja de trabajo con la información. Después de seleccionar Ingresar, podrá comenzar a crear su informe.

Otra característica útil de Excel es la tablero de mandos, que puede rastrear sus datos en un solo lugar. A medida que las empresas tienden a tomar decisiones basadas en datos, este tipo de información de fácil acceso se está volviendo esencial. La mejor manera de garantizar el éxito al crear un tablero es planificar primero lo que espera obtener al hacerlo. Las métricas que necesita recopilar deben enumerarse mucho antes de comenzar a construir.

Cuando esté listo para comenzar, importe sus datos a Excel si aún no está allí. Luego, abra un nuevo libro de trabajo y configure una o dos hojas de trabajo adicionales agregando pestañas en la parte inferior. Las hojas adicionales son donde esconde sus datos adicionales. Luego agregue un diagrama de Gantt eligiendo Insertar, Gráficos y la segunda opción. Para insertar sus datos, haga clic con el botón derecho en el gráfico y elija Seleccionar datos.

Entre los muchos usos comerciales de Excel se encuentra la creación de horarios. Si dirige una empresa con empleados a tiempo parcial que siguen un horario semanal, Excel puede resultarle útil. Siguiendo un breve tutorial de Excel, puede comenzar a crear un horario para su equipo.

Para crear un horario, abra Excel e ingrese Horarios en el Buscar todas las plantillas cuadro en la esquina superior derecha. Elija la plantilla que mejor se adapte a lo que está intentando hacer. En este caso, es probable que Horario de turno del empleado o Turno de empleado semanal calendario. Una vez allí, puede escribir sobre los nombres ficticios con sus propios nombres de empleados, agregar líneas y eliminar encabezados para que pueda cambiar los tiempos enumerados.

Las macros son una útil herramienta de Microsoft que le permite ahorrar pasos que requieren mucho tiempo al designar comandos simples para las tareas más complicadas que ejecuta todos los días. Crear y usar macros es sorprendentemente fácil, especialmente una vez que lo dominas. Primero, deberá agregar el Desarrollador pestaña eligiendo Sobresalir > Preferencias > Cinta y barra de herramientas. Comprobar el Desarrollador en la lista de la derecha y guarde el cambio.

Para hacer una macro, elija Grabar macro sobre el Desarrollador pestaña. Asigne un nombre a la macro, ingrese la tecla de método abreviado que desea señalar a la acción y presione OK. Ejecute inmediatamente la acción que desea grabar y luego presione Para de grabar en el Desarrollador pestaña. Cada vez que desee realizar esa acción, simplemente presione la secuencia de palabras clave que especificó cuando grabó la macro.

Las listas largas de números pueden resultar aburridas. Puede darle vida a cualquier hoja de cálculo de Excel agregando elementos visuales. Un gráfico circular es una excelente manera de mostrar porcentajes, y cada sección del pastel representa un segmento de la información que está transmitiendo.

Para crear un gráfico circular, primero debe tener los datos en una hoja de cálculo. Si encuestó a 100 personas, haga una lista en una columna de las respuestas y el número de personas que eligen cada respuesta en la columna que está directamente al lado. Seleccione la información que desea incluir en el gráfico circular y elija Insertar en la barra de menú y Tarta. Luego seleccione el estilo que prefiera.

Un gráfico de barras es mejor para mostrar cómo ha cambiado algo con el tiempo o para comparar varios elementos entre sí. Si ha encuestado a un grupo grande de personas sobre los temas que más les interesan, por ejemplo, puede usar un gráfico de barras para mostrar cómo respondieron hombres y mujeres en cada área temática.

Después de ingresar la información en una hoja de Excel, seleccione los datos que desea incluir y elija Insertar > Gráfico > Bar desde la barra de menú. La información se muestra automáticamente como un gráfico de barras. Puede cambiar el diseño del nuevo gráfico de barras en la cinta en la parte superior de la pantalla, incluso agregar elementos del gráfico, ajustando rápidamente el diseño y cambiando los colores que se utilizan para ilustrar su datos.

Muchas empresas consideran que una hoja de cálculo de Excel es una herramienta útil para organizar y administrar grandes listas de correo. Aunque existen aplicaciones de bases de datos más complejas para empresas que tienen listas de correo difíciles de manejar, Excel puede funcionar bien para empresas que aún están creando y haciendo crecer una base de datos de clientes. También puede ser una forma rápida y sencilla de crear etiquetas de correo a partir de una pequeña lista de nombres que ha obtenido en línea o de las respuestas a una promoción.

Antes de que pueda crear etiquetas de correo, primero debe crear la lista de correo de una manera que pueda convertirse fácilmente en direcciones. Sin embargo, si desea imprimir etiquetas, deberá ir a Microsoft Word y elegir el tipo de envío que le gustaría hacer desde el Iniciar combinación de correspondencia desplegable debajo Correos. Si desea utilizar la lista que ha configurado en Excel, haga clic en la flecha desplegable junto a Seleccionar destinatarios y elige Usar una lista existente. Luego, conecta tu documento de Excel.

Ningún tutorial de Excel estaría completo sin revisar cómo imprimir el documento que ha creado. Imprimir en Excel puede ser un poco complicado, ya que requiere un par de pasos adicionales si desea líneas de cuadrícula o necesita controlar el área del documento que desea imprimir. Dado que un libro de trabajo puede contener varias hojas de trabajo, también debe asegurarse de imprimir solo las hojas que necesita.

Antes de imprimir, seleccione las hojas de trabajo que desea imprimir. Si desea imprimir varias hojas, mantenga presionada la tecla Cambio mientras hace clic en las pestañas. Escoger Expediente > Impresión > Mostrar detalles. Aquí puede elegir si desea imprimir hojas activas o el libro completo, así como elegir la orientación. Sin embargo, si desea imprimir líneas de cuadrícula o encabezados, debe indicarlo antes de elegir Expediente > Impresión seleccionando Opciones de hoja bajo la Diseño de página pestaña y marcando las casillas para imprimir esos elementos.