Aquí están las mejores herramientas de software de firma electrónica para 2022

Ya sea que necesite firmar un contrato de arrendamiento o venta o redactar un contrato profesional, quedaron atrás los días en que todas las partes involucradas tenían que reunirse cara a cara solo para firmar los documentos oficiales. Claro, en algunas situaciones todavía tiene sentido hacerlo, dependiendo de lo que suceda durante la transacción; es posible que desees recoger tus llaves, por ejemplo. Pero la mayoría de los acuerdos contractuales, formularios y documentos oficiales se pueden firmar digitalmente hoy en día, tanto en línea como a través de aplicaciones móviles, gracias al software de firma electrónica.

También denominadas a veces herramientas de firma electrónica, se pueden utilizar a través de un sitio web, un navegador o una aplicación móvil para firmar documentos digitalmente. Lo que es particularmente bueno de ellos es que hacen que todo el proceso sea mucho más simple y rápido. Es posible firmar un documento legalmente vinculante, de forma remota, mientras las partes están a cientos o incluso miles de kilómetros de distancia. En aras del soporte, reunimos a continuación todas las mejores opciones de software de firma electrónica, además de exponer algunos de los detalles más finos sobre cada herramienta. Continúe leyendo para ver esto y más, como para qué se utilizan más estas herramientas y qué tipo de beneficios puede esperar ver de ellas.

Documentos

• Suscripción: Anual, mensual
• Empieza a: $10 por mes (personal), $25 por mes por usuario (empresa)
• Prueba gratis: 30 dias
• Características premium: Entrega de SMS, información valiosa, verificación de identidad y más
• No todo el mundo necesita una cuenta premium o DocuSign para firmar documentos
• Hay soluciones disponibles para industrias reguladas como el gobierno, la atención médica, etc.
• Aplicación móvil disponible

Con más de un millón de clientes y firmantes en su haber digital, DocuSign es una de las herramientas y aplicaciones de firma electrónica más frecuentes que existen. Es adecuado para uso personal y comercial, así como para operaciones inmobiliarias y desarrolladores. A diferencia de la mayoría, que tienen pruebas mucho más cortas, DocuSign ofrece una prueba gratuita de 30 días que le permite utilizar el servicio durante hasta un mes completo antes de suscribirse a los servicios premium. Los planes se facturan mensual o anualmente, con descuentos para suscriptores anuales.

En cuanto al servicio, ofrece tanto firma electrónica online, a través de la página web, como firma móvil mediante la aplicación. Por supuesto, esto viene con la gestión del ciclo de vida de los contratos y el seguimiento de documentos para cuentas profesionales y comerciales, junto con una serie de otras características. Hay soluciones disponibles si trabaja en industrias reguladas, pero deberá comunicarse directamente con el equipo de ventas para obtener más información.

Todos los usuarios, estén suscritos o no, pueden acceder a los documentos para firmarlos y descargarlos una vez finalizado el proceso. Entonces, incluso si usted está suscrito y sus clientes o pares no, aún pueden firmar e interactuar con los documentos que envía.

Pruebe Docusign

firmar ahora

• Suscripción: Anual, mensual
• Empieza a: $8 por mes por usuario (personal y comercial)
• Prueba gratis: 7 días
• Características premium: Plantillas ilimitadas, marca personalizada, envíos masivos, recordatorios y notificaciones, cobro de pagos, documentos condicionales, cumplimiento y seguridad líderes en la industria
• Los destinatarios pueden iniciar sesión en cualquier dispositivo, sin necesidad de registrarse en la cuenta ni descargar la aplicación.
• Creado para grandes y pequeñas empresas
• Aplicación móvil intuitiva e integraciones nativas con Salesforce, SharePoint, Microsoft 365 y más

El galardonado proveedor de firma electrónica ofrece oportunidades de firma, envío y seguimiento para los clientes y mucho más. signNow ayuda a optimizar los flujos de trabajo de documentos, facilitando el envío, seguimiento y administración de documentos en línea. signNow permite a los usuarios reducir el papeleo, mejorar la colaboración en equipo y acceder fácilmente a los documentos desde cualquier computadora de escritorio o dispositivo móvil. A los usuarios se les factura mensual o anualmente, según su elección, con oportunidades de suscripción personales y comerciales disponibles. Puedes registrarte para una prueba gratuita de 7 días si quieres ver cómo funciona todo antes de pagar una suscripción.

signNow se destaca de la competencia por la facilidad de uso, la configuración rápida, el soporte receptivo y las aplicaciones móviles intuitivas de la plataforma, disponibles tanto para iOS como para Android. Androide dispositivos. No sólo es increíblemente fácil de usar, sino que también se integra con docenas de aplicaciones de productividad, servicios de almacenamiento en la nube y CRM. Algunos ejemplos incluyen Salesforce, SharePoint, Google Workspace y más. Además de las opciones de uso personal y empresarial, se encuentran disponibles opciones de implementación de nube pública, privada y SaaS.

Como cualquiera de las otras herramientas aquí, cualquiera puede acceder y firmar un documento que se le haya enviado. No es necesario que sean suscriptores de pago para completar un formulario o firmar un documento.

Prueba firmar ahora

Signo de Adobe

• Suscripción: Anual
• Empieza a: $10 por mes (personal), $17 por mes por usuario (empresas)
• Prueba gratis: 7 días
• Características premium: Utilice la firma electrónica en Microsoft 365, la consola administrativa, la marca personalizada y más
• Firme, recopile firmas, realice un seguimiento de tareas, envíe recordatorios y más
• Herramientas de escritorio y PDF en línea, y firma móvil también
• Cumplimiento específico de la industria, incluidos HIPAA, FERPA, GLBA y más

La herramienta de firma electrónica Sign de Adobe está diseñada para ofrecer velocidad y facilidad de uso. El objetivo es hacer que las personas entren y salgan rápidamente, con firmas completas disponibles al instante. Los documentos PDF de Adobe Acrobat tienen el formato de firma, como es de esperar. Se puede acceder a ellos desde el escritorio (y a través de la web) o desde el dispositivo móvil. A los clientes se les factura anualmente, con opciones de cuentas personales y comerciales para elegir. Además, hay una prueba gratuita de 7 días disponible si deseas probar el servicio primero.

Gracias a la reputación y el soporte de Adobe, hay disponibles oportunidades de cumplimiento específicas de la industria que cumplen con HIPAA, FERPA y estándares adicionales. Una consola administrativa le permite personalizar la marca, realizar un seguimiento de la información y mucho más. La herramienta también se integra con una gran cantidad de servicios, incluido Microsoft 365, que en realidad le permite firmar directamente desde la suite ofimática del gigante tecnológico.

Todos los usuarios pueden acceder y firmar documentos desde la plataforma de firma electrónica de Adobe, independientemente de su suscripción o estado de cuenta.

Pruebe Adobe Sign

signowell

• Suscripción: Anual, mensual
• Empieza a: $8 por mes (personal), $24 por mes (negocio)
• Prueba gratis: No, pero cuenta gratuita limitada
• Características premium: Plantillas de documentos, marca personalizada, validación de datos, soporte para firma en persona y más
• Hay una cuenta limitada gratuita disponible con una cantidad determinada de documentos por mes.
• Admite firmas comerciales tanto presenciales como virtuales
• Inicie sesión directamente dentro de la aplicación o servicio, sin necesidad de software adicional

Diseñado para empresas de todos los tamaños, SignWell ofrece una variedad de opciones de firma, incluidas oportunidades virtuales y en persona. Las cuentas Premium pueden crear plantillas de documentos, con una cantidad ilimitada de reutilizaciones, y realizar informes de auditoría con información totalmente detallada. La marca personalizada está disponible para todos los documentos, con validación de datos para mayor seguridad.

Una de las funciones más útiles es la detección automática de líneas en blanco dentro de los documentos para ayudar a determinar rápidamente los lugares para firmar o completar. Todos los usuarios pueden firmar documentos directamente desde la aplicación o el servicio web, sin necesidad de software adicional. Si bien no existe una prueba gratuita, existe la opción de registrarse para obtener una cuenta limitada y gratuita. Las suscripciones premium se facturan mensual o anualmente y ofrecen oportunidades personales y comerciales disponibles.

Cuando se envía un documento desde Signwell, todos los usuarios pueden firmar, acceder e interactuar con dicho documento, independientemente del estado de pago.

Pruebe Signwell

firmar

• Suscripción: Anual, mensual
• Empieza a: $8 por mes (personal), $25 por mes por usuario (empresa)
  
• Prueba gratis: 14 dias
• Características premium: Plantillas ilimitadas, marca personalizada, panel administrativo, integración de Salesforce, autenticación de dos factores para firmantes y más
• Creado específicamente para profesionales y pequeñas empresas
• Amplia asistencia telefónica y por correo electrónico a través de Signeasy
• Se integra con Google Workspace, Zapier, Office 365, Salesforce y más

Signeasy, otro proveedor de firma electrónica centrado en optimizar documentos y flujos de trabajo comerciales, ofrece soporte rápido y amigable. Los usuarios pueden firmar documentos a través de la aplicación móvil o el sitio web, y funciona a la perfección con herramientas comerciales adicionales como Microsoft 365, Google Docs, Slack, etc. Se encuentran disponibles cuentas personales y comerciales, con una prueba gratuita de 14 días para conocer el terreno. A los usuarios se les factura mensual o anualmente, dependiendo de cómo quieran que se haga.

Además de plantillas ilimitadas, uso compartido, marca personalizada y acceso completo a un panel administrativo, la versión premium La suscripción también incluye autenticación de dos factores, incluso para firmantes, fácil acceso a documentos y servicios, y mucho más. más. Si hay un problema, los amplios canales de soporte telefónico y por correo electrónico están siempre listos.

Cualquiera puede acceder y firmar documentos enviados desde Signeasy, incluidos los usuarios que no tienen una cuenta premium.

Prueba Signeasy

PandaDoc

• Suscripción: Anual, mensual
• Empieza a: Gratis, $19 por mes por usuario (empresa)
  
• Prueba gratis: 14 dias
• Características premium: Plantillas, editor de arrastrar y soltar, análisis de documentos, soporte por correo electrónico y chat 24 horas al día, 7 días a la semana, y más
• La cuenta gratuita permite firmas legalmente vinculantes ilimitadas, cargas, pagos y acceso a aplicaciones móviles ilimitados
• Maneja propuestas, cotizaciones, contratos, firmas electrónicas, formularios y más.
• Se integra con docenas de herramientas como Salesforce, HubSpot, Zapier, Google Docs y más

Pensado para equipos y empresas en rápido movimiento, a escala, PandaDoc es una solución de firma electrónica increíblemente sofisticada con algunas características bastante impresionantes. Para empezar, todos los usuarios pueden registrarse para obtener una cuenta gratuita con acceso ilimitado y legalmente vinculante. firmas, carga ilimitada de documentos (a la nube), así como acceso al sistema de pagos y aplicación movil. Una cuenta comercial premium agregará soporte adicional, como acceso a la creación de plantillas, el editor de arrastrar y soltar y análisis de documentos. PandaDoc también proporciona soporte por chat y correo electrónico las 24 horas, los 7 días de la semana, en caso de que surja un problema.

A los usuarios se les facturará mensual o anualmente, según el plan que prefieran. Las cuentas premium son principalmente para uso comercial, pero los usuarios individuales y personales pueden actualizar para acceder a funciones adicionales. También está disponible una prueba gratuita de 14 días para acceso premium. El servicio es bueno para propuestas, cotizaciones, contratos, formularios y mucho más. La integración de aplicaciones y herramientas de terceros es posible a través de Salesforce, Zapier y más.

Todos los usuarios pueden acceder al contenido de PandaDoc independientemente del estado de su suscripción. Esto facilita el envío de documentos a todos los clientes y la recopilación de firmas para transacciones comerciales.

Prueba PandaDoc

¿Qué es el software de firma electrónica?

El software de firma electrónica es un término general que se refiere a la firma digital o herramientas de firma electrónica, que pueden facilitar o no las transacciones remotas. En otras palabras, existen diferentes tipos de software y no todos se utilizan de la misma manera. Por ejemplo, las herramientas legales aún pueden requerir que ambas partes estén presentes en el momento de la firma, lo que simplemente acelera el proceso y reduce el uso de papel y documentos físicos. Otras herramientas admiten firmas remotas a grandes distancias, ya sea en línea o mediante una aplicación móvil.

Sin embargo, no subestime el valor de los procesos de firma de documentos sin papel. Ahorra mucho tiempo al firmar digitalmente. No es necesario imprimir, transportar, manipular o incluso archivar físicamente los documentos una vez finalizada la transacción. La mayoría de esas tareas se realizan al instante. Es más, los documentos extraviados son mucho más fáciles de reubicar cuando se guardan digitalmente, utilizando los protocolos adecuados. También es más fácil para los equipos legales localizar a las partes involucradas o identificar a los firmantes morosos.

¿Se reconocen oficialmente las firmas digitales?

Gracias a la Ley Uniforme de Transacciones Electrónicas (UETA) y la Ley de Firmas Electrónicas en el Comercio Nacional y Global (E-SIGN), aprobado en 1999 y 2000, las firmas digitales y electrónicas tienen reconocimiento oficial y legal. Siempre que ambas partes acuerden utilizar firmas electrónicas, el contrato o documento es vinculante.

¿Para qué se utiliza mejor el software de firma digital?

Nada y todo. Pero para ser más específicos, el software de firma digital y firma electrónica es mejor para uso empresarial y profesional, incluida la firma de documentos legalmente vinculantes. Las herramientas pueden usarse para firmar un contrato de trabajo independiente o laboral, para redactar un acuerdo contractual entre dos partes para ventas o intercambios, y mucho más. Los proveedores de atención médica utilizan herramientas de firma electrónica para retener información de los pacientes y registrar la autorización. Incluso los proveedores de pagos y tarjetas de crédito permiten firmas electrónicas para las compras.

¿Las herramientas de firma electrónica son para uso personal o profesional?

Las herramientas de firma electrónica ofrecen soporte para ambos tipos de usuarios, profesionales y personales. En la mayoría de los casos, si es un profesional independiente o un contratista, por ejemplo, puede utilizar las herramientas para enviar una cantidad limitada de documentos de forma gratuita. Una suscripción premium le brindará acceso ilimitado y una serie de otras funciones. Mientras que los usuarios comerciales pueden suscribirse para desbloquear el soporte para todo un equipo, generalmente facturado por usuario.

Es importante tener en cuenta que si le envían un documento para firmar desde cualquiera de estos servicios, no tiene que pagar para firmar los formularios. Una suscripción también cubre a los firmantes y el creador del documento original es quien paga por el acceso. Cuando el documento esté firmado por todas las partes, también debería poder descargarlo para sus registros.

¿Cuáles son los beneficios del software de firma electrónica?

Existen muchos beneficios al utilizar herramientas de firma digital o electrónica, pero el más importante es el ahorro de tiempo y la comodidad que ofrecen. Por supuesto, algunos de los otros beneficios incluyen:

• Los documentos digitales son mucho más baratos de mantener
• Es mejor para el medio ambiente
• Experiencia de usuario mejorada que es fácil de entender y usar
• Seguridad confiable, especialmente con documentos cifrados
• Seguimiento más sencillo de los participantes o del progreso
• Acceso siempre activo y desde cualquier lugar
• Mejor organización y seguimiento de documentos con menos documentos perdidos

¿Existe alguna desventaja del software de firma electrónica?

Existen advertencias sobre el uso de herramientas de firma electrónica si las cosas no se manejan adecuadamente. Por ejemplo, una de las principales preocupaciones es si el servicio o el software cumple o no con las últimas leyes de firma electrónica. Si un documento se firma con una herramienta que no está a la altura, cuando ocurre un problema, los tribunales pueden anular el contrato. Por lo tanto, es muy importante asegurarse de que las herramientas que utiliza sean compatibles.

Es más, como hablamos de tecnología y soluciones digitales, siempre existe la posibilidad de que se produzcan vulnerabilidades de software. Partes no autorizadas o malos actores pueden obtener acceso a documentos que no están protegidos adecuadamente. A veces también es difícil rastrear cambios menores en un documento digital, lo que significa que una o más partes podrían cambiar el idioma a su favor.

Dicho esto, todas estas posibles desventajas se pueden remediar mediante una cuidadosa consideración, vigilancia y el seguimiento de protocolos de seguridad adecuados. La conveniencia y facilidad de uso a menudo superan ampliamente los riesgos potenciales involucrados, especialmente considerando que el software de firma electrónica y las herramientas de documentos digitales implementan medidas de seguridad confiables.

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