Las bases de datos a veces se almacenan de acuerdo con la información geográfica.
Según la Biblioteca del Estado de Texas, mantener un sistema de administración de archivos desorganizado es una receta para el desastre. Es difícil obtener información cuando la necesita con urgencia. Organizar y manipular información dentro de un sistema tan desorganizado con fines de toma de decisiones también es bastante imposible. Un sistema de archivo eficiente es obligatorio para cualquier organización que espera obtener beneficios de la información que posee. El sistema de archivo geográfico es apropiado cuando la ubicación geográfica es el componente más importante de la información.
Conveniencia
Los registros geográficos relacionados con una ubicación específica se almacenan juntos. Esto facilita la rápida toma de decisiones porque la información bajo revisión se refiere únicamente a un área geográfica específica. Las áreas geográficas se clasifican como unidades o grupos de unidades. El archivo geográfico permite mover fácilmente los registros simplemente moviéndolos de una ubicación a otra.
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Ventajas del análisis
El archivo geográfico ayuda al proceso de análisis al permitir una fácil comparación de elementos de datos. Por ejemplo, un análisis de los registros archivados según el nombre y la ubicación del edificio puede ayudar a identificar los registros de mantenimiento de un edificio en particular.
Desventajas de la complejidad
El proceso de almacenamiento y recuperación de datos geográficos consume mucho tiempo debido a la necesidad de hacer referencia mediante múltiples identificadores. Por ejemplo, ubicar un edificio en particular requeriría una referencia a un estado en particular, la ciudad, la calle y finalmente el nombre del edificio. Los registros mantenidos en algunas naciones están escritos en su idioma. Por ejemplo, la ciudad de Florencia en Italia es "Firenze" en los registros italianos. Por lo tanto, se hace necesaria una referencia cruzada al otro idioma para permitir que los usuarios no italianos comprendan la información.
Desventajas del requisito de índice
Debe estar familiarizado con el área geográfica lo suficientemente bien para comprender los registros. Para localizarlos rápidamente, debe utilizar un índice alfabético. El proceso de almacenar y recuperar un registro requiere dos acciones: Verifique el índice para la ubicación del archivo y búsquelo entre la otra información.
