Diferencia entre contactos y la libreta de direcciones en Outlook

Si bien la mayoría de las personas familiarizadas con Microsoft Outlook pueden usarlo principalmente para enviar y recibir correos electrónicos, Outlook es una aplicación poderosa con muchas herramientas útiles, que incluyen un calendario, administración de tareas y toma de notas. característica. Otro elemento clave de Outlook es su capacidad para ayudarlo a organizar la información personal de sus contactos, ya sean colegas o personas fuera de su empresa. Esto se hace con las herramientas Contactos y Libreta de direcciones.

Tanto la función Contactos de Outlook como la Libreta de direcciones global se parecen mucho a un Rolodex electrónico, donde puede acceder a la información de contacto de las personas con las que probablemente trate de forma regular. Sin embargo, la función Contactos suele ser una lista de contactos externos, mientras que la libreta de direcciones contiene información de las personas que trabajan en su empresa. Esta es una configuración común en el mundo empresarial porque las libretas de direcciones se almacenan en un servidor Exchange y se pueden compartir con todos los miembros de la empresa.

La función Contactos está diseñada para ayudarlo a acceder rápidamente a la información de las personas con las que ha estado en contacto anteriormente, pero que no necesariamente trabajan para su empresa. La Lista global de direcciones está diseñada para ponerlo en contacto rápidamente con colegas o listas de direcciones definidas por la empresa.

Si bien las herramientas Contactos y Libreta de direcciones contienen información de contacto, los usuarios solo pueden editar los Contactos porque están almacenados en su computadora. Puede agregar nuevos contactos, editar información sobre contactos existentes y eliminar contactos. La libreta de direcciones, por otro lado, normalmente solo puede ser editada por un administrador del sistema. Para los usuarios domésticos, las listas son editables.

La libreta de direcciones generalmente contiene una lista de todos los empleados y departamentos de una empresa, incluida una dirección de correo electrónico, una extensión de teléfono o un número de teléfono, cargo y ubicación. Al hacer clic en una entrada individual, obtendrá detalles de contacto adicionales, como un segundo número comercial y una dirección postal. Una lista de contactos incluye un nombre, un nombre para mostrar y una dirección de correo electrónico. Al hacer clic en un contacto individual, se abrirá un formulario con campos para ingresar más información, incluida la empresa, la dirección postal, el cargo, los números de teléfono y una foto.

Tanto Contactos como la libreta de direcciones lo ayudarán a localizar rápidamente la información de contacto de las personas para que no tiene que perder el tiempo buscando tarjetas de presentación o hojeando los directorios de la empresa. En la parte superior de la interfaz del programa, es probable que tenga un pequeño icono que parece un libro abierto. Cuando haces clic en él, aparece un cuadro de búsqueda. Puede ingresar un nombre en ese cuadro de búsqueda y elegir si buscar en la libreta de direcciones o en la lista de contactos.