Cómo incrustar un archivo PDF en Excel

Los conjuntos de datos en Excel tienen más significado cuando el lector puede ver documentación de respaldo, como material de referencia o una presentación sobre lo que significan los datos. Puede proporcionar esa documentación incrustando un archivo PDF en su hoja de cálculo. Luego, el lector puede abrirlo y verlo y, en algunos casos, realizar cambios en él.

Para incrustar un archivo PDF en su hoja de cálculo de Excel, haga clic en la celda en la que desea que aparezca la esquina superior izquierda del PDF. En la pestaña Insertar, haga clic en el botón "Objeto", luego seleccione "Documento de Adobe Acrobat" en la pestaña Crear nuevo. Busque y seleccione el PDF que desea incrustar. La primera página del archivo aparece en la hoja de trabajo y puede cambiar su tamaño usando los controladores de cambio de tamaño en su cuadro. Si prefiere que solo aparezca un icono PDF en la hoja de cálculo, haga clic en la casilla de verificación "Mostrar como icono" en el cuadro Objeto antes de seleccionar el archivo PDF.

Si va a realizar cambios en el archivo PDF y desea que su lector tenga la versión más actualizada, el proceso de incrustación es un poco diferente. En la pestaña Insertar, haga clic en el botón "Objeto", luego en la pestaña Crear desde archivo, haga clic en la casilla de verificación "Vincular a archivo". Después de buscar y seleccionar su archivo, se incrusta y se muestra como un icono de Adobe Acrobat con el nombre del archivo. Haga doble clic en el icono para abrir la versión más reciente del archivo PDF.

Si desea que su lector pueda cambiar el archivo y que esos cambios se reflejen en el PDF incrustado del archivo de Excel, utilice el proceso para incrustar un archivo estático. El lector puede abrir el archivo, hacer cambios y guardarlo, ya sea con un nuevo nombre de archivo o con el mismo. (Usar un nuevo nombre de archivo puede ayudarlo a mantener sus archivos organizados). La hoja de cálculo de Excel abrirá el nuevo archivo PDF.

Si sigue el proceso para incrustar un archivo cambiante, su lector puede abrir el archivo, realizar cambios y guardarlo con un nombre de archivo diferente o el mismo. Sin embargo, la hoja de cálculo de Excel seguirá abriendo el documento original en lugar del modificado.

Al decidir cómo incrustar su PDF, tenga en cuenta el tamaño del archivo resultante. Incrustar el PDF con una imagen de su primera página es como adjuntar el PDF completo a la hoja de trabajo. Sin embargo, incrustar el PDF con un icono o crear un enlace al PDF tiene una penalización de tamaño mucho menor, agregando solo alrededor de 5 KB al tamaño del archivo.