Las tareas de Outlook lo ayudan a administrar los elementos importantes de su lista de tareas pendientes.
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Puede integrar la metodología Getting Things Done de David Allen con Microsoft Outlook 2013 utilizando categorías, indicadores de seguimiento y prioridades. Si bien puede configurar Outlook manualmente en su PC para implementar la metodología GTD, varios complementos de Outlook ofrecen herramientas avanzadas de integración GTD. Puede crear tareas directamente desde sus otros elementos de Outlook, como el correo electrónico y las citas, y luego asignarlas a proyectos y listas de acciones para ayudarlo a procesar su bandeja de entrada de manera más eficiente.
Configuración manual de Outlook para GTD
Paso 1
Ingrese cada uno de sus proyectos en Outlook como categorías para que pueda asociar elementos con proyectos específicos. Haga clic con el botón derecho en un correo electrónico, una cita o una tarea, haga clic en "Categorizar" y luego en "Todas las categorías". Haga clic en el botón "Nuevo ...". Agrega el nombre de cada proyecto y asigna un color.
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Paso 2
Convierta otros elementos de Outlook en tareas a medida que le llamen la atención. Por ejemplo, puede convertir un mensaje de correo electrónico en una tarea. Arrastre y suelte una cita, un mensaje de correo, un contacto o una nota sobre "Tareas" en el panel de navegación para crear automáticamente una nueva tarea a partir del contenido del elemento.
Paso 3
Asigne banderas y prioridades a sus tareas. Abra una tarea y luego haga clic en los comandos en el grupo Seguimiento de la cinta Inicio en Tareas para agregar una bandera. Haga clic en el botón "Prioridad" en el grupo Etiquetas para marcar un elemento como "Alta importancia". Puede utilizar este indicador para marcar sus elementos de acción siguiendo la metodología GTD.
Paso 4
Vea su lista de tareas por proyecto, fecha o importancia. Haga clic en "Tareas" en el panel de navegación. Haga clic en la pestaña "Ver". Seleccione entre las opciones de vista disponibles en el cuadro desplegable del grupo Disposición. Por ejemplo, seleccione "Categorías" para organizar sus tareas por proyectos, "Fecha de inicio" o "Fecha de vencimiento" para organizar sus tareas por fecha, o "Prioridad" para organizar sus tareas por prioridad.
Uso del complemento de Outlook de NetCentrics GTD
Paso 1
Descargue e instale la versión de prueba gratuita del complemento Getting Things Done Outlook de NetCentrics. Este complemento está diseñado para simplificar su capacidad de procesar elementos de Outlook siguiendo la metodología de David Allen.
Paso 2
Seleccione una de las acciones clave en la barra de herramientas de NetCentrics para procesar sus elementos de Outlook en tareas. Por ejemplo, seleccione una de estas acciones del grupo Realización de tareas de la cinta Inicio: "Acción", "Acción siguiente", "Delegar", "Aplazar" o "Algún día." Cuando selecciona uno de estos comandos de un elemento de correo, una tarea se archiva en su carpeta respectiva y la acción se asigna al tarea.
Paso 3
Administre todos sus proyectos en curso con Project Central. Haga clic en el botón "Project Central" en el grupo Getting Things Done de la cinta Inicio. Puede utilizar esta ventana para ayudarle a organizar tareas en proyectos específicos.
Paso 4
Genere un informe de proyecto. Haga clic en el botón de menú "Proyecto" en Project Central y luego haga clic en "Crear informe ...". Seleccione las opciones para incluir en su informe. Por ejemplo, seleccione "Fecha de vencimiento" en el menú desplegable Ordenar tareas por. Haga clic en "Aceptar" para generar su informe. Haga clic en el botón Imprimir para imprimir su informe; está etiquetado con un icono que se asemeja a una impresora.
Uso del complemento TaskCracker para Outlook
Paso 1
Descargue e instale la prueba gratuita de 30 días de TaskCracker para Outlook. TaskCracker le ayuda a organizar sus elementos de Outlook mediante una representación visual de sus tareas y proyectos con una interfaz de arrastrar y soltar.
Paso 2
Haga clic en el comando "Abrir TaskCracker" en el grupo Abrir de la cinta de TaskCracker. Alternativamente, puede hacer clic en "TaskCracker" en la parte inferior del panel Carpetas a la izquierda.
Paso 3
Organice sus tareas según la prioridad. Haga clic en una tarea, arrástrela a otro cuadrante dentro de la pantalla TaskCracker y luego suéltela para asignar la tarea a esa prioridad. Puede utilizar este método para asignar rápidamente acciones a su lista de tareas sin tener que abrir cada tarea individual.
