El uso del cuentakilómetros parcial puede facilitar el seguimiento del kilometraje.
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Si viaja con frecuencia por motivos de trabajo, incluso por la ciudad, los gastos en los que incurra pueden acumularse rápidamente. Muchas empresas reembolsan a los empleados estos gastos e incluso si no lo hacen, es posible que pueda deducirlos de sus impuestos. Una manera fácil de realizar un seguimiento de su kilometraje y otros costos relacionados con el viaje es utilizar una hoja de cálculo de Excel. No es necesario comenzar desde cero, ya que Excel 2013 proporciona plantillas con muchas funciones que puede comenzar a usar de inmediato.
Paso 1
Inicie Excel y seleccione la pestaña "Archivo". Haga clic en "Nuevo", escriba "kilometraje" en el cuadro de búsqueda y presione "Entrar". Haga clic en una plantilla para obtener una vista previa y haga clic en "Crear" para abrir un nuevo libro de trabajo con la plantilla que desea utilizar. Por ejemplo, el elegante "Informe de gastos de viaje" incluye un registro de kilometraje y columnas para otros gastos; la plantilla "Registro de kilometraje de gas con gráfico" agrega un gráfico de líneas que muestra su MPG; y el "Informe de gastos de viaje con registro de kilometraje" es una tabla simplificada con funciones integradas para calcular los gastos.
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Paso 2
Ingrese los detalles del viaje. La mayoría de las plantillas de gastos de kilometraje proporcionan varias columnas en las que puede enumerar información útil, como la fecha, los lugares a los que viajó y desde donde viajó, el propósito del viaje y otros detalles.
Paso 3
Ingrese las lecturas del odómetro desde el principio y el final de su viaje. La mayoría de las plantillas proporcionan una columna para cada uno de estos números, calculando su millaje para cada viaje en función de la diferencia entre los valores de las dos columnas. Además, las plantillas calculan el total de millas para la hoja de trabajo en la parte inferior de la columna de millas.
Paso 4
Agregar campos. Por ejemplo, si desea realizar un seguimiento de otros costos de viaje, como comidas, gastos de automóvil y alojamiento, puede insertar nuevas columnas. Haga clic con el botón derecho en la columna junto a la que desea insertar una nueva columna y seleccione "Insertar". Excel inserta una nueva columna a la izquierda. Agregue un encabezado descriptivo en la primera celda de la columna.
Paso 5
Cambia la apariencia de la hoja de trabajo. Seleccione la pestaña "Diseño de página" y elija un color o tema de fuente diferente para cambiar los colores y fuentes en la hoja de trabajo. Haga clic en cualquier celda de la tabla para activar la pestaña Diseño en Herramientas de tabla y seleccione un estilo de tabla diferente o cambie las opciones de estilo de tabla, como agregar o eliminar filas o columnas con bandas.
Paso 6
Calcule los reembolsos por kilometraje si la plantilla no lo hace. Ingrese la tasa de millaje en una celda no utilizada en la hoja de trabajo. Seleccione la celda en la que desea mostrar el monto de su reembolso y haga clic dentro de la barra de fórmulas. Ingrese la fórmula "= (celda que contiene el kilometraje) _ (celda que contiene la tasa)" para calcular el total. Por ejemplo, si su total de millas está en E4 y su tarifa está en K4, ingresar "= E4_K4" proporciona el producto del total de millas por tarifa.
Paso 7
Calcule otros gastos, si lo desea. Si agregó una columna para otros gastos, seleccione la celda final en esa columna y haga clic en "Autosuma" en el grupo Edición de la pestaña Inicio. Excel calcula automáticamente los números en la columna. Además, puede encontrar el total de su reembolso de millas y otros gastos. Seleccione la celda en la que desea mostrar el total e ingrese "= SUMA (primera celda, segunda celda)" para calcular su total.
