Cómo utilizar Google Sheets: una guía para principiantes

Google Sheets es una aplicación de hoja de cálculo basada en web que equivalente a Microsoft Excel. Si nunca ha usado Hojas de cálculo (o Excel, de hecho), es posible que necesite ayuda para comenzar.

En esta guía para principiantes, le mostraremos cómo utilizar Google Sheets. Desde agregar hojas hasta ingresar datos y formatearlos, estos son los conceptos básicos que necesita para comenzar a usar Google Sheets.

Comenzando en Google Sheets

Cuando aterrizas en el Hojas de cálculo de Google página principal, inicia sesión con tu cuenta de Google. Luego abrirá un libro que contiene las hojas.

Paso 1: Puede elegir una plantilla de la parte superior si desea impulsar su proyecto. Verá opciones como presupuesto, cronograma y hoja de horas.

Si prefiere comenzar con un libro vacío, elija Blanco en la parte superior izquierda.

Paso 2: Lo primero que debe hacer cuando se abre el libro es nombrarlo. De forma predeterminada, el nombre es "Hoja de cálculo sin título", que verá en la parte superior izquierda. Seleccione ese texto, ingrese el suyo y presione Ingresar o Devolver para salvarlo.

Si comienzas con una plantilla, verás su nombre. Puede conservar este nombre o seleccionarlo e ingresar su propio texto.

Paso 3: Todo lo que hace en Google Sheets se guarda automáticamente; no tiene que preocuparse por presionar el botón Guardar.

Con cada cambio que realice en su hoja, verá el momento de la última edición y un breve mensaje indicando que su hoja se guardó en Drive en la parte superior.

Etapa 4: Para volver a la pantalla principal de Google Sheets en cualquier momento, seleccione el Hojas de cálculo de Google logotipo en la esquina superior izquierda, junto al nombre de su libro. Luego verá todos los libros que cree en una lista. Seleccione uno para abrirlo.

Agregar hojas a un libro de trabajo

En la parte inferior de su libro de trabajo, verá las pestañas de la hoja de cálculo. Esto le permite crear varias hojas y mantenerlas todas en el mismo libro. De forma predeterminada, el nombre de cada una es Hoja1, Hoja2, etc., pero puedes cambiar el nombre de cualquier hoja que crees con algo más significativo, así como darle un color.

Paso 1: Para agregar una nueva hoja, seleccione el Signo de más en la parte inferior izquierda.

Paso 2: Cuando la nueva hoja se muestre a la derecha, puede cambiarle el nombre. Haga doble clic en el nombre de la hoja predeterminada o seleccione la Flecha a la derecha del nombre y elija Rebautizar en el menú.

Paso 3: Ingrese el nombre de la nueva hoja y presione Ingresar o Devolver.

Etapa 4: También puede utilizar el menú para aplicar un color a la pestaña de su hoja. Esto resulta útil para detectar determinadas hojas de un vistazo.

Selecciona el Flecha junto al nombre, mueve el cursor a Cambiar el colory elige el color que deseas utilizar.

Paso 5: Puede crear hasta 200 hojas en su libro de trabajo. Para pasar a una hoja diferente, simplemente seleccione su pestaña en la parte inferior.

Cuando tenga muchas hojas que llenen las pestañas en la parte inferior, puede usar el Flechas que se muestran en la parte inferior derecha para desplazarse por ellos.

Ingresar datos en Google Sheets

Una vez que haya configurado su libro de trabajo y sus hojas, puede comenzar a ingresar sus datos.

Paso 1: Ingresar datos en su hoja de cálculo es tan simple como seleccionar una celda, escribirla y presionar Ingresar o Devolver.

Verás la celda resaltada, convirtiéndola en la celda activa. Además de ver el contenido en la propia celda, lo verás en el Barra de formulas en la cima.

Paso 2: Otra forma de ingresar datos en su hoja es pegándolos desde otra ubicación. Es posible que tenga una nota, informe u otro elemento que contenga texto o números que desee agregar.

Cópielo desde esa ubicación, seleccione la celda en Google Sheets donde desea los datos y realice una de las siguientes acciones para pegarlos:

• Seleccionar Editar > Pegar desde el menú.
• Haga clic derecho y elija Pegar.
• Usa el atajo de teclado Control + V en Windows o Dominio + V en Mac.

También verás un Pegado especial opción en el Editar y Atajo menús. Esto le permite pegar valores, formatos o fórmulas, junto con algunas opciones más avanzadas.

Formatear tus datos

Una acción que realizará con sus datos de Google Sheets es formatearlos. Esto va desde formatear un número como moneda hasta aplicar negrita para resaltar el texto.

Paso 1: Seleccione una celda o rango de celdas que contengan los datos que desea formatear. Para seleccionar un rango, arrastre el cursor por las celdas para resaltarlas.

Paso 2: O abre el Formato menú o aproveche la práctica barra de herramientas en la parte superior de la hoja.

Paso 3: Elija el formato que desea utilizar y verá sus datos actualizados inmediatamente.

Etapa 4: Puede elegir entre formato de número, fuente o celda directamente desde la barra de herramientas. Pase el cursor sobre un botón de la barra de herramientas para ver una sugerencia en pantalla con su descripción.

Haciendo cálculos básicos

Una característica principal de una aplicación de hoja de cálculo es la capacidad de realizar cálculos. Google Sheets le ofrece algunos cálculos comunes directamente en la barra de herramientas, como suma, promedio y recuento.

Paso 1: Seleccione las celdas que desea calcular. Nota: Para algunas funciones y fórmulas, elegirá la celda donde desea el resultado y creará la fórmula allí en lugar de seleccionar un grupo de celdas primero.

Paso 2: Elegir el Funciones flecha desplegable en la barra de herramientas y seleccione un cálculo desde la parte superior. Aquí, sumaremos nuestros valores para obtener un total usando la función Suma.

Paso 3: Cuando la fórmula aparezca en su hoja, confirme las celdas para el cálculo y presione Ingresar o Devolver.

Etapa 4: El resultado de la fórmula se muestra debajo de nuestras celdas seleccionadas. Si selecciona esa celda, verá la fórmula en la barra de fórmulas.

Paso 5: Puedes revisar las otras opciones en el Funciones menú desplegable para cálculos y acciones adicionales para usar con fórmulas.

Explorando las opciones del menú

Como nuevo usuario de Google Sheets, es posible que desees tomarte un momento para revisar las pestañas del menú y lo que cada una tiene para ofrecer. Hasta ahora hemos mencionado los menús de edición y formato, pero como puedes ver, hay más.

Aquí están las pestañas del menú, según la captura de pantalla anterior, junto con algunas de sus acciones más comunes.

Archivo: enviar por correo electrónico, compartir, importar, configurar e imprimir

Editar: copiar, pegar, pegar especial, eliminar, deshacer y rehacer

Vista: muestra líneas de cuadrícula o la barra de fórmulas, congela columnas o filas y agrupa columnas o filas.

Insertar: Insertar celdas, columnas, filas, gráficos, imágenes, enlaces y comentarios.

Formato: dé formato a números, texto, alineación y ajuste, y aplique formato condicional.

Datos: Filtro de clasificación, protegery utilizar la validación de datos.

Herramientas: ortografía, autocompletar, reglas de notificación y accesibilidad

Extensiones: obtenga, administre y acceda a complementos.

Ayuda: Buscar los menús, obtener ayuda, ver una lista de funciones y ver atajos de teclado.

También verás Comentario y Compartir botones en la parte superior derecha de su hoja de Google que puede usar si planea colaborar con otros. También puedes acceder a tu cuenta de Google con tu Perfil icono.

Hay mucho más en Google Sheets de lo que ves aquí. Pero esta guía para principiantes debería ayudarle a comenzar con los conceptos básicos de cómo utilizar Google Sheets.

Si también eres nuevo en Docs, echa un vistazo a nuestra guía para cómo utilizar documentos de Google también.

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