Configure reglas complejas con varias condiciones o excepciones para administrar su correo electrónico.
Una bandeja de entrada de correo electrónico ocupada puede llenarse pronto con una combinación de mensajes urgentes e importantes o completamente irrelevantes y triviales. Una forma de clasificar el correo electrónico de la basura es configurar reglas que filtren automáticamente los mensajes en diferentes carpetas a medida que llegan a su bandeja de entrada. Outlook ofrece muchas opciones de reglas para filtrar mensajes por palabras clave, remitente, asunto, cuenta o campo de dirección. Una de las reglas de filtrado más utilizadas desvía los correos electrónicos de una persona o grupo de personas específico, por ejemplo, su jefe, un cliente o los miembros de un equipo de proyecto, de la bandeja de entrada a una carpeta dedicada. Utilice la función Reglas y alertas de Outlook 2013 para filtrar y organizar sus correos electrónicos automáticamente.
Paso 1
Haga clic en la pestaña "Archivo".
Haga clic en la pestaña "Archivo" en la cinta del menú principal desde cualquier pantalla de Outlook.
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Paso 2
Seleccione "Administrar reglas y alertas".
Seleccione el botón "Administrar reglas y alertas" en la pantalla de información.
Paso 3
Haga clic en "Nueva regla".
Haga clic en el botón "Nueva regla" en la ventana de diálogo Reglas y alertas. También puede cambiar la configuración de las reglas existentes desde esta ventana de diálogo.
Paso 4
Elija una plantilla de reglas.
Seleccione su plantilla de regla preferida de la lista en la sección "Seleccionar una plantilla" de la ventana de diálogo del Asistente de reglas. Outlook ofrece plantillas de reglas que cubren muchas tareas de filtrado de correo electrónico. Una de las reglas más utilizadas filtra los mensajes de una persona o grupo de personas a una carpeta específica. Seleccione "Mover mensajes de alguien a una carpeta" y luego haga clic en el enlace subrayado "personas o grupo público" en el panel de descripción de la regla.
Paso 5
Seleccione un contacto.
Haga doble clic en cada contacto en su libreta de direcciones de Outlook para agregarlos al campo "De". Haga clic en el botón "Aceptar".
Paso 6
Especifique una carpeta.
Haga clic en el enlace de la carpeta "especificada" en el panel de descripción de la regla en el cuadro de diálogo Asistente para reglas.
Paso 7
Seleccione la carpeta.
Haga clic para seleccionar la carpeta de Outlook que desea usar para almacenar mensajes filtrados por la regla. El panel "Elija una carpeta:" muestra todas las carpetas de Outlook disponibles. Haga clic en el botón "Aceptar".
Paso 8
Haga clic en Siguiente."
Revise la configuración de sus reglas. Puede agregar o eliminar personas o cambiar el destino de la carpeta haciendo clic en estos enlaces en el panel de descripción de la regla. Haga clic en "Siguiente" cuando esté listo para continuar.
Paso 9
Seleccione las condiciones de la regla.
Haga clic para seleccionar cualquier otra condición que desee incluir en la regla; por ejemplo, habilitar la casilla de verificación "enviado solo a mí" significa que Outlook aplicará la regla solo a los correos electrónicos que se le envíen a usted.
Paso 10
Seleccione excepciones a las reglas.
Seleccione cualquier excepción a su regla; por ejemplo, optar por "excepto si se envía solo a mí" significa que Outlook no seguirá la regla para los correos electrónicos que se le envíen a usted solo. Muchas de las excepciones y condiciones incluyen acciones configurables. Por ejemplo, si selecciona la excepción "excepto si el tema contiene palabras específicas", haga clic en el enlace "palabras específicas" subrayado y seleccione las palabras para agregar a la regla. Haga clic en el botón "Siguiente".
Paso 11
Agregue un nombre de regla.
Ingrese un nombre para la regla en el campo correspondiente. Haga clic para seleccionar "Ejecutar esta regla ahora en los mensajes que ya están en la Bandeja de entrada" si desea aplicar la regla a todos los mensajes existentes de la bandeja de entrada. Haga clic en el botón "Finalizar" para completar la configuración y salir del Asistente de reglas.
Paso 12
Aplicar los cambios.
Seleccione "Aplicar" y luego "Aceptar" para implementar la regla y salir de la ventana de diálogo Reglas y alertas.
Propina
Outlook también ofrece una opción de filtro para ayudarlo a buscar mensajes en sus correos electrónicos en función de criterios específicos, como la fecha de recepción, el estado de importancia o si tenía un archivo adjunto. Haga clic en la pestaña "Inicio", haga clic en "Filtrar correo electrónico" en el grupo Herramientas de búsqueda y luego seleccione su filtro de búsqueda de correo electrónico preferido de la lista desplegable.
El filtro de correo no deseado en Outlook mueve automáticamente los mensajes sospechosos de spam a la carpeta Correo no deseado. Puede ajustar esta configuración para bloquear remitentes o agregar remitentes a una lista segura. Vaya a "Inicio", "Correo no deseado" y luego "Opciones de correo no deseado" para verificar y cambiar la configuración del correo no deseado de Outlook.
