El correo electrónico se ha convertido en una forma esencial de comunicación empresarial. Aunque el correo electrónico personal es informal, el envío de correos electrónicos para empresas requiere profesionalismo y cortesía. Las partes básicas de una carta comercial en papel también se aplican a la correspondencia por Internet.
Tema
Haga que la línea de asunto sea breve y precisa. Evite el uso de designaciones que puedan activar el filtro de correo no deseado del destinatario, como "Re", una abreviatura tradicional de notas de oficina para "Con respecto a" o "Fwd", que significa un mensaje de correo electrónico reenviado. Siempre complete la línea de asunto; dejarlo en blanco también podría enviar su mensaje a la carpeta de correo no deseado.
Video del día
Saludo
Utilice un saludo profesional para los mensajes de correo electrónico comerciales. "Estimado Sr. Foster" crea una mejor impresión que "Hola, Bob" y refleja su imagen como persona de negocios. Deje una línea en blanco después del saludo, luego comience el cuerpo del correo electrónico. Este patrón hace que todo el mensaje sea más fácil de leer para el destinatario.
Cuerpo
Siga las pautas estándar de las cartas comerciales para el cuerpo de su correo electrónico. Utilice un lenguaje cortés para hacer una solicitud o explicar un punto. Si no está seguro de que el destinatario lo recordará o si está haciendo contacto por primera vez, preséntese en la primera línea. "Gracias por hablar conmigo el jueves pasado sobre el contrato de Johnson" refrescará la memoria del destinatario antes de entrar en los detalles del negocio en cuestión.
Firma
Agregue una línea en blanco después del cuerpo del correo electrónico, nuevamente para que el mensaje sea más agradable a la vista, luego finalice el mensaje con un aprobación cortés, como "Atentamente", "Atentamente" o incluso "Gracias". Después de su nombre, agregue su dirección de correo electrónico, teléfono número. su título con la empresa e incluso la dirección de la oficina si lo desea. Esto ofrece al destinatario toda su información de contacto en un solo lugar.
Leer dos veces, enviar una vez
Antes de presionar "Enviar", vuelva a leer el correo electrónico para buscar problemas: ¿La dirección de correo electrónico del destinatario es correcta en el campo "Para"? campo, ¿hay una línea apropiada en el campo "Asunto" y el mensaje está libre de ortografía, contexto o gramaticales? errores. Verifique también su firma y la información de contacto.
Mantente profesional
Utilice únicamente texto negro sobre fondo blanco. Elija una fuente profesional, como Times New Roman o Courier. No utilice fuentes de colores, curvas, fondos con muchos gráficos, emoticonos o jerga de Internet, como "LOL" (Laughing Out Loud). Evite escribir un mensaje en mayúsculas, lo que se considera gritar en forma de texto. Si está enviando un correo electrónico comercial a una gran cantidad de destinatarios, use la opción Blind Carbon Copy (BCC). De esa manera, la dirección de correo electrónico de cada lector está protegida y es menos probable que termine en la lista de correo no deseado de alguien.
