Cómo utilizar Google Drive

Google Drive es una solución de almacenamiento en la nube con 15 GB de almacenamiento disponibles para planes gratuitos y de pago, además de almacenamiento y funciones adicionales. Google Drive es una opción fácil de usar gracias a su sencilla interfaz e integración con Documentos de Google.

Si es nuevo en el uso de Google Drive, consulte la siguiente guía para descubrir cómo crear una cuenta, cargar y descargar documentos, compartir sus archivos y aprovechar al máximo el servicio.

Empezando

Accediendo a Google Drive

Paso 1: Si aún no tienes uno, necesitarás obtener una cuenta de Google antes de continuar con Drive. Registrarse es gratis y, al hacerlo, obtendrá acceso fluido y sincronizado a todos los servicios de Google. Necesitarás Paga una cuota si desea más de 15 GB de almacenamiento, pero si decide hacerlo no afectará su capacidad para utilizar el servicio. Descargando Google Chrome Tampoco está de más, dado que el popular navegador web presenta varias extensiones y herramientas que se integran bien con Drive.

Paso 2: una vez que se haya registrado (o haya iniciado sesión en su cuenta existente), podrá acceder a Drive a través de su navegador o la aplicación móvil dedicada, que actualmente está disponible para ambos. Androide y iOS.

Navegando

Una vez que haya iniciado sesión en Drive, haga clic en el signo más multicolor Nuevo botón en la esquina superior izquierda o Mi unidad, que se encuentra hacia el centro de la pantalla. En la aplicación móvil, presione el círculo con el signo más en la esquina inferior derecha. Esto abre un menú que le permitirá crear o cargar un archivo en Drive. Puede crear una hoja de cálculo, un documento de Word, una presentación de diapositivas, un formulario, un dibujo y muchas otras cosas a través de aplicaciones de terceros.

No profundizaremos aquí sobre cómo usar cada uno de estos programas gratuitos, pero aquí hay algunos consejos para aprender a usar estos servicios rápidamente:

Consejo 1: Los botones de Drive son bastante sencillos, pero si alguna vez no estás seguro de lo que hace, simplemente coloca el mouse sobre él. Debería aparecer una ventana emergente que explica la función del botón.

Consejo 2: Si alguna vez ha utilizado Microsoft Office, es decir, Excel, Word o PowerPoint, entonces el software Hojas de cálculo, Documentos y Presentaciones de Google le resultará familiar. Funcionan de manera similar y podría decirse que son más intuitivos. No encontrarás tantas funciones avanzadas como en el software de Microsoft, pero Drive es gratuito, así que es de esperarse.

Consejo 3: Mientras puedes ir a la primaria Documentos, Hojas, o Diapositivas página para ver todos los archivos de ese tipo en un solo lugar, crear carpetas podría ser una mejor manera de mantenerse organizado. Para crear una carpeta, haga clic en Nuevo en la esquina superior izquierda, seleccione Carpeta, y nombre el directorio de archivos. Luego, simplemente arrastre su(s) archivo(s) a la carpeta que elija desde la página principal de Drive.

También puedes destacar los archivos a los que querrás acceder más tarde haciendo clic en Agregar estrella en el menú de ese elemento, aunque tenga en cuenta que solo pueden ser vistos por la persona que los agregó y no por aquellos con quienes compartió un elemento en particular.

Consejo 4: Otra forma de encontrar rápidamente un elemento en Drive es utilizando el Buscar en Drive función. En la parte superior de cada página hay un campo donde puede buscar un archivo usando su nombre o tipo de archivo. Si presiona la flecha que apunta hacia abajo en este campo o Más herramientas de búsqueda, puede especificar aún más y buscar archivos según criterios específicos, como la fecha o con quién compartió el archivo.

Aprovechar al máximo Google Drive

Cargar y compartir documentos

Para cargar un documento en Drive, haga clic en el Subir archivos o Subir archivo botón debajo Nuevo o Mi unidady seleccione un archivo de su computadora. Drive es excelente para uso personal, pero lo que lo diferencia de otros servicios en la nube son sus poderosas herramientas de colaboración. Si necesita trabajar de forma remota con alguien en un proyecto, puede compartir un documento con esa persona y realizar cambios juntos en tiempo real.

Para compartir un documento después de haberlo creado, haga clic en Compartir en la esquina superior derecha, agregue a sus colaboradores usando sus direcciones de correo electrónico y haga clic en el botón azul Hecho botón. Una vez que se les haya concedido acceso, el documento debería aparecer debajo del Comparte conmigo en su panel de Drive y también se enviará un enlace al documento compartido a su bandeja de entrada de correo electrónico.

Puede utilizar el enlace para compartir en la parte inferior del Compartir con personas y grupos menú para enviar el archivo por mensaje de texto u otro servicio de mensajería. Simplemente haga clic en Copiar link en la parte inferior de ese menú.

Mientras estás dentro de un documento compartido, puedes ver quién más lo está editando actualmente mirando en la esquina superior derecha de la ventana. Los nombres de los colaboradores se mostrarán en diferentes colores (o con la imagen de su cuenta), para que puedas distinguirlos rápidamente. Simplemente coloque el cursor sobre cualquier color para ver a quién representa.

Descargar documentos y acceder a archivos sin conexión

Otra característica útil de Drive es la capacidad de ver y editar archivos incluso si no tienes acceso a Internet. Todo lo que necesitas hacer es descargar el Documentos de Google sin conexión extensión para Google Chrome. Una vez descargado y habilitado en su Configuración de la unidad — puedes acceder a archivos específicos (Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones) incluso cuando estás de viaje o sin Internet durante algunas horas. Aparecerá un círculo gris con un rayo atravesado junto al nombre de su archivo en la ventana de archivos, lo que le permitirá saber cuándo está desconectado.

Sin embargo, una de las desventajas de esto es que solo puedes acceder a los archivos que hayas creado y que no hayas compartido con nadie. También debes haber abierto Google Drive en tu navegador para hacerlo. También se puede acceder a los datos sin conexión a través de la aplicación móvil, suponiendo que haya activado la función en Ajustes antemano.

Agregar varios colaboradores a través de un grupo de Google

Si desea compartir un documento con un grupo grande de personas, puede evitar ingresar cada dirección de correo electrónico individualmente compartiendo el documento con un grupo completo. grupo de google. Cada persona de ese grupo (así como las personas que se agreguen al grupo más adelante) tendrá acceso a todo lo que hayas compartido.

Compartir varios archivos a la vez

¿Necesita compartir varios archivos a la vez? En lugar de compartir cada archivo individualmente, puede moverlos a una carpeta y compartir esa carpeta. Todas las personas con las que compartas la carpeta tendrán acceso a todos los datos que contiene.

Convertir documentos creados con otros programas

Si tienes un archivo de documento creado en otro programa pero necesitas convertirlo a Google Drive, estás de suerte. Podrás realizar el cambio rápidamente, siempre y cuando los documentos tengan el formato correcto. Después de moverlo a Google Docs, puede compartir el archivo con cualquier colaborador inmediatamente. Para comenzar, cargue el archivo seleccionado. o. Escríbalo en Drive y aparecerá una pantalla de vista previa del documento. Seleccione Abrir con en el botón del menú desplegable. Dependiendo del tipo de archivo, Google puede hacer sugerencias automáticamente sobre con qué programa abrirlo. Haga una selección de la lista y convierta el archivo al formato de Google Docs. A continuación se muestran los formatos de archivo que actualmente puede convertir a Google Drive.

Volver a una versión anterior de un documento

Una de las desventajas más importantes de los proyectos colaborativos es que puede resultar complicado encontrar la edición de un colaborador y corregirla si comete un error. Puede resultar complicado hacerlo en archivos activos donde varias personas pueden realizar cambios simultáneamente. Google ha dado pasos importantes para minimizar el problema para los colaboradores. Drive guarda cada versión actualizada de sus documentos durante 30 días o 100 revisiones, lo que ocurra primero. Esta función de guardado automático facilita la reversión a una versión anterior de un archivo, incluso si tiene que revertirla varias veces.

Para recuperar una versión anterior de su documento, abra el archivo que desea cambiar. Hacer clic Archivo y Historial de versiones, entonces escoge Ver historial de versiones. Se abrirá una nueva pantalla y aparecerá una barra en el lado derecho del documento. Esa barra es la clave: enumerará todas las revisiones anteriores en orden cronológico. Haga clic en cualquiera de ellos para obtener una vista previa de esa revisión. Cuando encuentre la corrección a la que desea volver, haga clic en el botón azul Restaurar esta versión que aparece en la parte superior de la pantalla y cambiará inmediatamente. Este historial de revisiones también es útil porque muestra exactamente quién realizó qué cambios. Si notas que una persona tiende a ser más problemática, puedes cambiar sus derechos de edición a derechos de solo lectura.

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