Nombre y cree una nueva base de datos desde el comando "Nuevo" en la pestaña "Archivo". Seleccione la pestaña "Inicio" y se abrirá una nueva tabla. Cambie a "Vista de diseño".
Ingrese el nombre de la "Clave principal" en la columna "Nombre de campo" en la fila 1. "ID" es el valor predeterminado con un "Autonumérico" en la columna "Tipo de datos". Esto se puede conservar o cambiar a otro identificador de registro único, como un número de identificación de empleado o un número de seguro social. El "Tipo de datos" puede mantenerse como un "Autonumérico" o cambiarse a una entrada manual, siempre que la propiedad "Indexado" se establezca en "Sí (sin duplicados)".
Cree campos para toda la información requerida de los nuevos empleados. Esto incluye: 1. Nombre y apellido, iniciales o segundo nombre, si lo desea 2. Domicilios y direcciones postales 3. Números de teléfono del trabajo, del hogar y del móvil 4. Número de deducciones por retenciones de impuestos sobre la renta federales y estatales 5. Número de seguro social 6. Licencia de conducir u otro número de identificación estatal 7. Una casilla de verificación que garantiza que se haya verificado la elegibilidad de la "prueba de empleo" 8. Un cuadro de texto para registrar los documentos verificados 9. Fecha de inicio de empleo oficial 10. Fecha oficial de terminación del empleo (se completará cuando el empleado se vaya) 11. Tasa de salario 12. Título del trabajo y otra información que desee el empleador. Los currículums y las solicitudes se pueden digitalizar y adjuntar al registro, si se desea
Asigne el tipo de datos a cada campo estableciendo las propiedades requeridas para formatear números, defina el número de caracteres permitidos en un campo y determine si los datos se van a indexar. Al construir una base de datos, también es prudente agregar una descripción de campo que defina su propósito, una acción para actualizar la memoria más adelante cuando la base de datos necesite ser modificada o revisada.
Seleccione la pestaña "Crear" y haga clic en el botón "Formulario" en el grupo "Formulario". Agregue todos o algunos campos al formulario y guárdelo. Formatee las propiedades del campo para que coincidan con las propiedades de la tabla. Guárdelo una vez más antes de volver a "Vista de formulario" en el botón "Ver" de la pestaña "Inicio". Utilice el formulario para la entrada de datos.
Seleccione la pestaña "Crear" y haga clic en el botón "Informe" en el grupo "Informe". Agregue todos o algunos de los campos y luego cambie a la vista "Diseño". Modifique el ancho de las columnas y dé formato a los campos y las etiquetas. Modifique las fuentes, los colores o seleccione un diseño preformateado del cuadro desplegable "Diseño". Guarde el informe. La plantilla Informe le permitirá imprimir informes de nómina.
Cifre la base de datos por seguridad. Cierre la base de datos, vuelva a abrir en modo exclusivo usando la flecha hacia abajo en el botón "Abrir" de la ventana "Abrir archivo" y seleccionando "Abierto exclusivo". Haga clic en la pestaña "Archivo", seleccione el comando Información y luego haga clic en "Cifrar con contraseña" en la "Información" cristal. Cuando aparezca el cuadro de diálogo "Establecer contraseña de la base de datos", establezca una contraseña y escríbala por segunda vez para verificarla. Haga clic en Aceptar. La próxima vez que se abra la base de datos, se requerirá la contraseña. Escriba su contraseña en el cuadro Contraseña, vuelva a escribirla en el cuadro Verificar y luego haga clic en Aceptar.
Propina
Las contraseñas seguras tienen un mínimo de ocho caracteres e incluyen números, letras mayúsculas y minúsculas, y un carácter especial, como "!" o "&." Utilice las propiedades de "Título" para dar a los campos un lenguaje sencillo nombres. Cambiar el nombre del campo "FirstName" a "First Name" parece más profesional en los informes. Hay paquetes de software de nómina en línea y listos para usar que manejan los cálculos de cheques de pago y tarjetas de tiempo. Hacerlo en Access requiere habilidades de programación extremadamente sofisticadas y comprensión más allá del contenido de un artículo de resumen.
