Las ventajas de utilizar hojas de cálculo

Los números atacan todos los aspectos de nuestras vidas. Explotan en numerosos cargos en nuestras facturas de tarjetas de crédito, marchan sobre las páginas de los presupuestos corporativos y aterrorizan las páginas de tareas de la escuela. Combatir estos asaltos con lápiz, papel y calculadora provoca aburrimiento y error. Debido a sus muchas ventajas, las hojas de cálculo se erigen como el arma más potente contra esta invasión numérica.

Solo necesita ingresar valores, variables y fórmulas en una hoja de cálculo una vez para calcular los resultados. Si nota un error en un número, o si una situación difiere más adelante, solo tiene que actualizar la entrada específica. Todos los valores relacionados cambian automáticamente. Esto le permite concentrarse en ingresar nuevos valores o planificar escenarios hipotéticos, en lugar de volver a ingresar tediosamente números y fórmulas de edición.

La apariencia de cada parte de la hoja de cálculo está bajo su control total. Puede especificar el estilo y el tamaño de fuente utilizados para los números y el texto, definir el ancho del borde y el tamaño de celda de las tablas, agregar imágenes y colorear todo con una paleta brillante. También puede exportar su creación en una variedad de formatos de archivo para que pueda usarse en todo, desde documentos impresos, presentaciones grupales y sitios web.

¿Alguna vez ha escrito un número adicional en un número de teléfono? ¿O movió inadvertidamente un punto decimal a la posición incorrecta? Una hoja de cálculo evita estos errores tipográficos al hacer cumplir la integridad de los datos. En el nivel más simple, puede especificar un formato de celda para que todas las entradas se muestren de manera coherente. Para obtener garantías más complejas, puede utilizar una macro. Su lenguaje de programación incorporado puede presentar asistentes, formularios y opciones para facilitar la entrada de datos. Una macro puede rechazar o corregir automáticamente las entradas incorrectas, así como clasificarlas en las categorías correctas.

Los gráficos hacen que la información numérica sea comprensible presentándola como un gráfico. Crearlos solía requerir herramientas de dibujo que solo podían aproximar valores. Con una hoja de cálculo, simplemente seleccione los números que desea incluir y elija un tipo de gráfico. El programa crea automáticamente la imagen utilizando valores precisos. Puede cambiar fácilmente las opciones, como el tipo y el color, transformando los gráficos de una tediosa manipulación de números en un placentero ejercicio de personalización del arte.

Una hoja de cálculo puede proteger los datos confidenciales de miradas indiscretas al revelar un archivo solo con un código de usuario y una contraseña correctos. Puede ocultar celdas individuales, como las que muestran el costo mayorista, según los usuarios, como los clientes. También puede bloquear números y fórmulas para que no se borren accidentalmente durante la entrada de datos.