Cómo hacer que el correo electrónico sea más productivo y menos estresante

El correo electrónico es una herramienta de comunicación innegablemente útil, pero cuando se usa incorrectamente, puede transformarse en un inductor de estrés permanente que consume tiempo y atención y que es más una carga que un beneficio. Si temes tu bandeja de entrada todos los días, consulta esta lista de técnicas profesionales que pueden ayudarte a cambiar el guión y transformar el correo electrónico nuevamente en la herramienta de productividad que se supone que debe ser.

Establece (y transmite) tus horas libres

Para evitar que el correo electrónico entre en las horas no laborales de su vida, es una buena idea establecer horas libres, no solo comprometiéndose mentalmente a no revisar el correo electrónico durante ciertos momentos de el día, o incluso activando la configuración de no molestar para bloquear las notificaciones por correo electrónico (lo cual también es una buena idea), pero también configurando la respuesta de fuera de la oficina para que se active después del trabajo. horas. Esto ayuda a gestionar las expectativas y ayudará a establecer límites con sus compañeros de trabajo, pero sin bloquear por completo las comunicaciones si surge algo urgente.

Puede resultar un poco desconcertante al principio si estás acostumbrado a consultar el correo electrónico a todas horas del día, pero con el tiempo descubrirás que Revisar el correo electrónico durante horas específicas del día lo alienta a estar más concentrado y ser más eficiente durante el tiempo que ha bloqueado. apagado.

Toma el control de la cadencia

Al igual que no revisar su correo electrónico fuera del horario laboral, tampoco es ideal revisar su bandeja de entrada constantemente durante el día. El correo electrónico no debe usarse como una aplicación de chat en tiempo real; eso es lo que Slack y Equipos de Microsoft son para. Como tal, si no es crucial para usted recibir correos electrónicos de inmediato, podría ser prudente ajustar la configuración de su bandeja de entrada para que los mensajes nuevos solo lleguen en momentos predeterminados. La mayoría de los clientes de correo electrónico más populares hoy en día le permiten personalizar la frecuencia con la que su bandeja de entrada recupera mensajes nuevos, y reducir la frecuencia puede hacer maravillas para su productividad. Además de hacer que el correo electrónico sea una distracción menos, establecer estratégicamente la cadencia le permite bloquear de manera más efectiva partes de su agenda para la correspondencia por correo electrónico.

Así es como se hace panorama y Correo para Mac.

Darse de baja agresivamente de listas

Los correos electrónicos no deseados e irrelevantes de las listas de correo son una realidad molesta, pero si su método para tratarlos es simplemente presionar el botón Eliminar, no se está haciendo ningún favor. En lugar de simplemente eliminar estos mensajes, vale la pena tomarse unos segundos más para cancelar completamente la suscripción a la lista de correo. Lleva un poco más de tiempo, pero esos clics adicionales se amortizarán diez veces en el futuro al ahorrarle la molestia de tener que eliminar un número cada vez mayor de correos electrónicos no deseados que obstruyen su bandeja de entrada.

Algunos clientes de correo electrónico modernos le facilitan este proceso y detectarán automáticamente los mensajes de la lista de correo y ofrecerán un botón para cancelar la suscripción fácil de encontrar. Pero incluso si su cliente de correo electrónico no tiene esta función, vale la pena desplazarse hasta la parte inferior del mensaje y buscar manualmente un enlace para cancelar la suscripción. Si todo lo demás falla y no hay un enlace para cancelar la suscripción, a menudo vale la pena enviar un breve correo electrónico de respuesta que pida claramente al remitente que "elimineme de su lista".

Utilice un autocompletado

Sugerencias de autocompletar (como Redacción inteligente de Gmail) son posiblemente una de las mejores características que se han agregado al software de correo electrónico en los últimos tiempos. Si no está familiarizado, básicamente funcionan prediciendo palabras y oraciones comunes que tiende a usar y luego ofreciéndolas como sugerencias que puede ingresar con solo presionar una tecla. Los buenos aprenden tu estilo de escritura cuanto más los usas y pueden volverse casi espeluznantemente precisos con el tiempo.

Para ser completamente honesto, las sugerencias de autocompletar probablemente no le ahorrarán más que unos pocos minutos adicionales por semana, pero pueden funcionar. maravillas para reducir el esfuerzo mental que se necesita para redactar un correo electrónico, especialmente si tiene dificultades para encontrar la forma correcta de escribirlo. algo. Las sugerencias también pueden servir como un recordatorio útil para que las cosas sean breves y concisas.

Aprenda cuándo saltarse el correo electrónico y levantar el teléfono

Una de las mejores habilidades de correo electrónico que puede cultivar es la capacidad de reconocer cuándo el correo electrónico es (y, lo que es más importante, cuándo no lo es) el método de comunicación ideal para utilizar en una situación determinada. En muchos casos, es preferible el correo electrónico porque es asíncrono, permite respuestas más consideradas y deja un rastro en papel, lo que lo hace ideal para ciertos tipos de mensajes. Pero para conversaciones menos formales, es posible que el correo electrónico no sea el mejor medio de comunicación. Siempre que no sea necesario registrar su comunicación, suele ser más rápido y efectivo enviar un breve mensaje de Slack o incluso levantar el teléfono. Llamar a la gente a veces está mal visto en determinadas situaciones laborales, pero cuando se utiliza estratégicamente, los beneficios (velocidad adicional, claridad y capacidad de utilizar el tono y la inflexión para transmitir información) superan los costos.

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