Existen varias opciones para consolidar dos documentos de Word 2013. Las funciones básicas de copiar / pegar o arrastrar y soltar replican rápidamente el texto en otro documento, pero no establecen un vínculo entre los dos. El uso de la función Insertar objeto de Word inserta texto de otro documento y, opcionalmente, establece un enlace al archivo original, por lo que las ediciones en el documento de origen aparecen automáticamente en el destino copiado expediente. También tiene la opción de agregar un icono de archivo que incluye solo un enlace de referencia conveniente al archivo de origen.
Copiar texto directamente
Uno de los métodos más sencillos para consolidar archivos es utilizar el portapapeles. Resalta el texto que deseas copiar o presiona "Ctrl-A" para resaltar todo el documento, y luego presiona "Ctrl-C" para copiarlo. Haga clic en cualquier parte del documento de destino y luego presione "Ctrl-V" para copiar el texto, incluido cualquier formato. A veces surgen problemas de formato (más sobre esto más adelante), pero puede eliminar el formato original en lugar de presionar "Ctrl-Alt-V" para pegar y luego seleccionar "Texto sin formato" del Pegado especial ventana. Esta ventana también proporciona una opción "Pegar enlace" que crea un enlace al archivo original, por lo que las ediciones en el documento de origen se actualizan automáticamente en el archivo de destino cuando se abre.
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Arrastrar y soltar texto
Arrastrar y soltar ofrece un método más rápido para transferir texto entre dos documentos de Word abiertos. Resalte el texto de origen y luego haga clic y arrástrelo al destino. Word muestra un cursor que rastrea los movimientos del mouse y, cuando suelta el botón del mouse, Word copia el texto seleccionado en esta ubicación del cursor.
Uso de la función Insertar objeto
El uso de la función Insertar objeto coloca todo el contenido de un documento de Word en otro. Haga clic en la pestaña "Insertar", seleccione "Objeto" en el grupo Texto y luego elija la pestaña "Crear desde archivo". A continuación, puede "Buscar" para otro documento de Word. Si no se selecciona ninguna opción, Word incluye todo el contenido del archivo de origen como texto editable. Sin embargo, seleccionar la opción "Vincular a archivo" agrega el texto en un cuadro de texto de solo lectura que no permite la edición, excepto dentro del archivo original; las ediciones del archivo original se reflejan automáticamente en el archivo de destino la próxima vez que lo abra. Al seleccionar "Mostrar como icono" se agrega un icono de Word DOCX que abre el archivo original cuando se hace clic en él.
Insertar texto desde archivo
Haga clic en el menú desplegable "Objeto" en el grupo Texto de la pestaña Insertar y luego seleccione "Texto de archivo" para agregar texto editable sin vincular. Esta opción tiene la misma función que buscar un archivo en la ventana Objeto, pero no le brinda las opciones para "Vincular a archivo "o" Mostrar como icono ". Sin embargo, si no necesita estas opciones adicionales, el uso de este enfoque le ahorrará unos pocos clics.
Problemas de formato
A cada fragmento de texto de un documento de Word se le asigna un estilo; si no asignó un estilo manualmente, el texto usa automáticamente el estilo "Normal" por defecto. Todos los métodos para copiar texto, excepto la opción Pegado especial para eliminar el formato, transfieren el formato de forma predeterminada, pero pueden surgir problemas si ambos documentos utilizan el mismo nombre para estilos con formato diferente. En tales casos, los estilos del documento de destino se utilizan en lugar de los estilos originales del mismo nombre. Este suele ser el caso cuando se transfiere texto desde un archivo creado por una versión anterior de Word que usa diferentes estilos predeterminados.
