Usos de Microsoft Word en las empresas

Word puede ser la potencia del procesamiento de textos en la suite Office de Microsoft, pero el programa puede hacer más que simplemente poner palabras en papel. También incorpora funciones de autoedición, diseño y manejo de datos, lo que permite a las empresas crear muchos tipos diferentes de documentos profesionales para fines internos y externos.

Las empresas suelen utilizar Word para gestionar sus necesidades de correspondencia saliente. Por ejemplo, puede utilizar el programa para crear una sola carta a la vez o para crear un correo electrónico que envíe una carta a algunos o todos sus clientes. Las funciones de combinación de correspondencia pueden completar automáticamente una plantilla de carta con información relevante de contacto y dirección, utilizando bases de datos que crea usted mismo en Word o datos que importa de otros programas de Office como Excel o Panorama. Word también puede imprimir etiquetas de dirección y sobres.

Puede utilizar Word para crear prácticamente cualquier tipo de documento comercial, incluidos informes, presentaciones, presupuestos, propuestas y planes de la empresa. Puede ayudarlo a crear una biblioteca de formularios clave, como facturas, extractos, recibos, notas y agendas. Las funciones de diseño de Word son fáciles de usar, lo que le permite utilizar herramientas de visualización de datos para agregar tablas, cuadros y gráficos a sus documentos. Su función SmartArt utiliza gráficos para comunicar información.

Puede utilizar Word para crear materiales promocionales y de marketing que envíe a clientes y posibles clientes. Las opciones comunes incluyen folletos, volantes y boletines informativos. Los certificados y tarjetas de premio pueden ser útiles si realiza promociones internas para incentivar a sus empleados. Word también puede manejar el diseño de papelería, lo que le permite formatear y producir sus propios membretes e incluso tarjetas de presentación. Esto puede ser particularmente útil para las pequeñas empresas que pueden tener dificultades para pagar los costos de diseño e impresión de terceros.

Si desea que sus empleados utilicen un formato de carta o memorando estandarizado, puede diseñar uno y guardarlo como una plantilla que toda la empresa puede usar. Puede usar estilos y temas para definir exactamente cómo se verán todos sus documentos comerciales, lo que le dará una consistencia de color, fuentes y efectos. Si lo prefiere, puede descargar plantillas gratuitas de Microsoft. Microsoft agrupa algunas plantillas en conjuntos de estilos, por lo que puede aplicar el mismo tema a una variedad de materiales, documentos y formularios de marketing, lo que le brinda una consistencia de marca.