Cómo imprimir etiquetas de dirección en Excel

Microsoft Excel sirve como un excelente programa para administrar listas de correo electrónico. Las listas de correo grandes son especialmente fáciles de administrar en Excel mientras categorizan y organizan los contactos en un formato personalizado.

Los formatos Excel y CSV se utilizan para importar y exportar listas de administradores de correo, y las divisiones de celda significan que puede separar el nombre, la dirección y cualquier otra información relevante en columnas individuales. También puede optar por colocar todo el contacto dentro de una sola celda.

La flexibilidad para los usuarios expertos de Excel es conveniente, pero imprimir etiquetas directamente desde Excel no es fácil. Si bien el proceso no es demasiado complejo, tampoco es obvio y puede crear un desastre técnico. El uso de un proceso de combinación de correspondencia es el medio más eficaz de configurar etiquetas para la impresora.

La forma más rápida y eficaz de imprimir etiquetas desde su lista de correo de Excel es mediante el proceso de combinación de correspondencia. Este proceso toma su información organizada de Excel y compila cada dirección en una etiqueta individual para la impresora.

Aunque esto suena simple, hay una trampa. La hoja de Excel debe tener un formato específico que use columnas para cada categoría. Si utilizó un método diferente cuando ingresó las direcciones, reformatear lleva mucho tiempo.

Idealmente, está comenzando de nuevo y puede escribir cada contacto en el formato correcto. Si ya tiene todo dividido en categorías, es posible que solo requieran cambios y ajustes de etiqueta simples para cumplir con los requisitos de formato.

Configure la hoja de cálculo de Excel con encabezados de columna. Cada columna representa una categoría específica. Cree una columna separada para el nombre, apellido, dirección, ciudad, estado y código postal.

La información de cada individuo se encuentra en una fila horizontal. Utilice la ortografía, las abreviaturas y las mayúsculas exactas que desee en cada campo. Por ejemplo, use NV en lugar de Nevada a menos que desee deletrear el nombre completo del estado.

Además, considere cómo desea que se vean los nombres en las etiquetas. El estilo de las letras es una cuestión de preferencia personal. A algunas personas les gusta poner todas las letras en mayúscula, mientras que otras solo escriben en mayúscula la primera letra de cada palabra.

También tiene la opción de agregar columnas según sea necesario. Por ejemplo, si desea que la primera línea de la etiqueta lea el nombre de la empresa, cambie la primera columna para reflejar esta información.

Una vez que todas las columnas están configuradas, el siguiente paso es la tediosa tarea de ingresar datos para cada contacto. Agregue todos los datos y realice una ronda o dos de ediciones para asegurarse de que todo se vea bien.

Una vez que los contactos y toda la información asociada estén en la hoja de cálculo, resalte todo, incluidos los encabezados de las columnas. Puede arrastrar el cursor por todos los campos mientras mantiene presionado el botón del mouse para resaltar todo o usar el atajo de teclado seleccionar todo, control+A.

Una vez resaltada la información, seleccione la pestaña etiquetada Fórmulas y haga clic en Definir nombre. Escriba un nombre de lista en el cuadro que aparece. Por ejemplo, use Invitaciones de boda o Tarjeta navideña.

Si imprime etiquetas con regularidad, también es útil agregar una fecha a cada lista. Las listas de contactos se actualizan con frecuencia y la fecha le da una idea de cuándo se actualizó por última vez. También garantiza que esté imprimiendo la versión correcta y más actualizada.

Guarde la hoja de trabajo de contactos de Excel recién nombrada y salga del documento para continuar con su combinación de correspondencia.

Microsoft Word es donde imprime las etiquetas. Excel es ideal para organizar y alojar los datos y funciona bien para cargar rápidamente la lista en otros programas. Microsoft Word, sin embargo, tiene una plantilla de impresión de etiquetas incorporada que establece las direcciones en el formato requerido por la impresora.

El proceso de combinación de correspondencia combina Excel para la capacidad de organizar los campos y Word para la capacidad de formatear las etiquetas para la impresora.

Abra un nuevo documento de Word y haga clic en el Correos pestaña para abrir una lista de opciones. Haga clic en la opción desplegable para Iniciar combinación de correspondencia para revelar un menú secundario donde es posible que deba hacer clic Iniciar combinación de correspondencia de nuevo antes de que puedas seleccionar Etiquetas para abrir un menú de Opciones de etiqueta.

En este punto, necesita información sobre la impresora y las etiquetas para seguir adelante. Debes elegir entre impresoras de alimentación continua y impresoras de página. Consulte el manual de su impresora para determinar qué tipo está utilizando. Si tiene una impresora de estilo de página, otro menú desplegable requiere que seleccione el tipo específico de bandeja para su impresora de página. Una bandeja bypass es bastante común.

A continuación, elija el proveedor de etiquetas. Cada proveedor tiene su propio diseño específico, y esto es importante para la impresora. Microsoft, Avery y muchas otras opciones de proveedores se enumeran en el menú desplegable. Seleccione el que coincida con las etiquetas que compró para el trabajo.

Por último, seleccione el número de producto que corresponda con el número de producto en sus etiquetas. Por lo general, se encuentra en el embalaje y no en las hojas de etiquetas en sí. El número de producto le dice a su impresora las dimensiones del papel para asegurar que la impresión esté alineada correctamente con las etiquetas.

En casos excepcionales, es posible que el número de producto no esté disponible para sus etiquetas. La impresión aún puede avanzar, pero debe medir manualmente el tamaño de la etiqueta individual. También necesita saber cuántas etiquetas hay en una página y cuántas están situadas en cada columna y fila.

Para ingresar una dimensión de etiqueta personalizada, seleccione el Detalles opción en el Opciones de etiqueta ventana para mostrar el diseño de la hoja de etiquetas por columnas y filas. Ingrese los márgenes, columnas y filas en el campo provisto. Hacer clic OK si esto coincide con su configuración. Si no, haga clic en Cancelar y luego seleccione Nueva etiqueta e intenta de nuevo.

Escriba un nombre para sus etiquetas para que las dimensiones se guarden para referencia futura. Cualquier nombre será suficiente. A continuación, establezca las dimensiones a la altura y el ancho medidos. Además, ingrese el diseño de filas y columnas. Adelante, haz clic OK para guardar la nueva configuración de tamaño, luego haga clic en OK de nuevo para guardar todos los ajustes.

En este punto, tiene las etiquetas preparadas en Excel y el documento de Word formateado correctamente para imprimir las etiquetas. Ahora necesita importar la información de contacto para completar las etiquetas.

En el documento de Word, haga clic en Expediente y luego Opciones y Avanzado. Seleccione la casilla de verificación adyacente a Confirme la conversión del formato de archivo al abrir y elige OK. Volver a la Correos pestaña y haga clic en Seleccionar destinatarios para abrir un menú desplegable de opciones. Escoger Usar lista existente para ubicar su información de contacto de Excel en su computadora. Seleccione el archivo y haga clic en OK. Este proceso conecta la hoja de Excel al documento de Word. Aunque los programas están conectados, las etiquetas aún no están llenas de información.

La forma más sencilla de importar la lista completa es mediante marcadores de posición. La designación del marcador de posición se corresponde con las columnas que creó en el archivo de Excel. Por ejemplo, escribe <> donde desea que aparezca el nombre en la etiqueta. Tenga en cuenta que esta secuencia se repite en todas las etiquetas.

Una secuencia de direcciones estándar se ve así:

<> <>

<>

<> <> <>

Cada etiqueta corresponde directamente a una columna en su hoja de Excel. Si desea agregar información personalizada, debe residir en una columna etiquetada en la hoja. Luego ingresa el campo en su secuencia de ubicación preferida para la etiqueta.

Si carga listas con frecuencia mediante el proceso de combinación de correspondencia, también existe un atajo de bloque de direcciones para combinar varios campos de datos en un solo <

Ahora que las etiquetas están configuradas con la secuencia para cada campo, puede cargar efectivamente cientos o incluso miles de contactos mientras crea una secuencia de etiquetado consistente para la impresora. La combinación de correspondencia es ideal para listas de contactos masivas.

Debe asignar la combinación de correspondencia para que Word lea las columnas correctas de Excel. Volver a la Correos pestaña, haga clic en Campos de coincidencia y elige Escribir e insertar campos. Aparece un cuadro con una serie de etiquetas junto a los cuadros desplegables.

Las etiquetas son elementos comunes de una etiqueta de dirección. Enumera Título, Primer nombre, Apellido, Dirección, etcétera. En los menús desplegables correspondientes, verá las etiquetas de las columnas de su hoja de Excel. Muchos de estos ya estarán emparejados, pero asegúrese de que cada elemento esté alineado y emparejado correctamente. Esto significa que cuando escribes <>, tira solo de la Primer nombre columna en la hoja de Excel.

Ahora que los campos están mapeados y las etiquetas están creadas, haga clic en Avance en el Correos pestaña. Antes de decidirse a imprimir, haga una vista previa completa para ver las etiquetas. Vuelva a verificar la alineación y el formato con esta vista.

Cuando esté listo para imprimir, haga clic en Terminar y fusionar bajo la Correos pestaña. Hacer clic Imprimir documentos para enviar el trabajo final a la impresora. Asegúrese de que la impresora esté equipada con papel de etiquetas antes de enviar el trabajo.

Si bien Excel es un excelente medio para ejecutar una combinación de correspondencia, también puede importar contactos desde Outlook. Outlook le permite exportar contactos a una hoja de cálculo de Excel, donde puede utilizar el proceso como se describe anteriormente.

Si desea extraer contactos directamente del programa de correo electrónico de Outlook, abra su lista de contactos. Usar Cambio+Control para seleccionar y resaltar varios contactos hasta que se resalten todos los contactos deseados.

Ve a la Hogar pestaña y seleccione Unificación de correo. Escoger Solo contactos seleccionados seguido por Todos los campos de contacto. Luego, seleccione Nuevo documento y Etiquetas postales como el tipo de documento.

Esta acción activa un nuevo documento de Word con una combinación de correspondencia. Seleccione Escribir e insertar campos bajo la Correos pestaña y asegúrese de que todo esté alineado correctamente. Hacer clic Actualizar etiquetas para generar las etiquetas.

Utilice la función de vista previa para revisar y asegurarse de que todo esté correctamente alineado. Después de editar y realizar las revisiones finales, obtenga una vista previa nuevamente y luego ejecute Finalizar combinación de correspondencia y Impresión para enviar el trabajo a la impresora.

Outlook es excelente para administrar contactos y ejecutar una combinación de correspondencia desde el programa es fácil. Sin embargo, no todo el mundo tiene Outlook como administrador de correo electrónico, y el proceso de impresión de etiquetas desde Excel sigue siendo la mejor opción alternativa para administrar contactos.