Cómo usar etiquetas Avery 5160 en Excel

Las etiquetas Avery son un producto de oficina estándar muy conocido y las etiquetas 5160 (entre otros tamaños) son compatibles con los productos de Microsoft. Puede imprimir etiquetas Avery desde Excel, pero el proceso finalmente requiere una combinación de correspondencia para categorizar los campos de etiqueta e importarlos a un formato de etiqueta.

Durante el proceso de combinación de correspondencia, configura columnas de datos en Excel y luego las hace coincidir con los campos de formato en Microsoft Word. El proceso no es complicado, pero requiere tiempo para configurar el formato correctamente. Las listas de contactos grandes u otras formas de datos en Excel también requieren más tiempo para completarse.

La alternativa al uso de Excel con Word es escribir manualmente cada etiqueta o ejecutar una combinación de correspondencia a través de otro programa compatible como Microsoft Outlook. La opción de Microsoft Outlook es atractiva solo si ya usa el servicio como administrador de correo.

Las etiquetas Avery son estándar en el formato de etiquetas de Microsoft Word y el tamaño ya está almacenado en un ajuste preestablecido, lo que las convierte en una excelente opción para el proceso de etiquetado. Otras marcas y diseños de etiquetas comunes también se almacenan en el formato de etiqueta para Microsoft.

Antes de saltar a Excel y usar el programa para alojar sus datos, considere si Excel es el mejor uso para su situación particular. Si está creando una pequeña cantidad de etiquetas, menos de 100 con información mínima, por ejemplo, escribir la información directamente en un documento de Word con formato de etiqueta es una mejor opción. Esto es especialmente cierto para una lista de un solo uso.

Excel es ideal para alojar una gran cantidad de información, como una lista de contactos con nombre, dirección y otra información para cientos o incluso miles de personas. Las listas que crecen y evolucionan constantemente son fáciles de administrar en Excel.

El libro de Excel no es una buena opción para imprimir etiquetas para la lista administrada, pero el formato facilita la transferencia de datos a otros programas y formatos. Por ejemplo, puede cargar una lista de contactos a un administrador de correo electrónico desde Excel fácilmente.

Utilice Excel si la información es importante y verá un uso continuo. De lo contrario, considere escribir manualmente la información directamente en un documento de Word.

En Excel, formatee los campos de la etiqueta utilizando encabezados de columna. Por ejemplo, encabece cada columna con un campo específico como primer nombre, apellido, Dirección, ciudad, estado, código postal, dirección de correo electrónico y cualquier otra información que conserve sobre los contactos. Configurar una columna para cada conjunto específico de datos es importante cuando llega el momento de formatear las etiquetas.

Cada fila corresponde a un solo contacto o conjunto de datos. El uso de un encabezado de columna para cada pieza de información maximiza su capacidad para ubicar donde la información se encuentra en las etiquetas más adelante cuando utilice el proceso de combinación de correspondencia. En este punto, guarde la hoja de cálculo de Excel y salga del programa. Luego, abra Microsoft Word para ejecutar la combinación de correspondencia y finalmente imprima las etiquetas.

Dirígete al Correos pestaña en el nuevo documento de Word y seleccione la Iniciar combinación de correspondencia opción. Seleccione Etiquetas y haga clic en Opciones de etiqueta. Aquí es donde formatea el documento de Word para las etiquetas Avery 5160.

Elija una impresora de alimentación continua o una impresora de páginas según el modelo que utilice. Debajo de las opciones de la impresora están las opciones de la etiqueta. Seleccione el menú desplegable para ver los proveedores y seleccione Avery de esta lista.

Se genera otra lista con todos los estilos de etiqueta de Avery. Haga clic en el 5160 etiquetas de modelo y seleccione OK. El documento de Word ajusta el tamaño de las etiquetas para que coincidan con el espaciado y el diseño exactos necesarios.

Ahora, haga clic en Expediente y seleccione el Avanzado opción para conectar Excel a Word. marca el Confirmar la conversión del formato de archivo casilla de verificación y seleccione OK. Volver a Correos y haga clic en Seleccionar destinatarios para localizar su archivo de Excel. Seleccione el archivo para fusionar la información con Word.

Formatee también la forma en que sus datos deberían verse en las etiquetas en la configuración de Correos. Utilizar el <> estilo para presentar la información. Esto se correlaciona con las columnas que creó anteriormente en Excel. Puede configurar esta información de la forma que desee.

Una etiqueta de dirección normalmente contiene el nombre, la dirección, la ciudad, el estado y el código postal. También puede agregar un nombre de empresa o cualquier campo personalizado siempre que exista en una columna de Excel. Formatee el encabezado de cada columna de la manera exacta en que desea que aparezca. Esto incluye el espacio entre palabras y la línea en la que existe.

Ajuste la configuración de fuente en esta área también. El uso de la fuente predeterminada asignada desde Excel funciona bien, pero el estilo personalizado es una opción fácil para las etiquetas. Simplemente ejecute una vista previa de impresión después de la fusión para asegurarse de que la fuente y el tamaño del texto se ajusten a la etiqueta.

Ahora las etiquetas de Avery están formateadas y la información está conectada. Hacer clic Campos de coincidencia debajo Correos y asegúrese de que los encabezados de las columnas de Excel coincidan con los <> formato que utilizó anteriormente. Si todo coincide, sigue adelante. Si no es así, use los menús desplegables para ajustar hasta que todos los campos coincidan. Esto asigna las columnas de Excel a las etiquetas.

Hacer clic Terminar y fusionar en la pestaña Mailings para completar el proceso. Hacer clic Impresión para enviar el trabajo a su impresora. Coloque las etiquetas Avery en la bandeja de la impresora antes de ejecutar la función de impresión.

Además, realice una vista previa de impresión para verificar la alineación y el espaciado y para localizar cualquier error. Las etiquetas y la tinta de la impresora son costosas, y una doble verificación del archivo garantiza que no necesite imprimir más de una vez.

Existe una alternativa a ejecutar una combinación de correspondencia entre Excel y Word. La opción de Outlook es específica para las listas de contactos, pero ofrece un método sencillo para cargar contactos desde Excel en el administrador de contactos de Outlook.

Si mantiene contacto por correo electrónico con alguien de la lista, esta función es especialmente útil. Ingrese a Outlook y elija Añadir contactos y seleccione Desde el archivo. Puede usar Excel o un archivo CSV estándar para lograr el mismo resultado. Seleccione el archivo e importe todo al administrador de Outlook.

Ahora, ejecutar una combinación de correspondencia en Word es un proceso mucho más corto. Seleccione todos los contactos deseados usando el Cambio+Control comando de teclado para resaltar varios contactos.

Ve a la Hogar pestaña en Outlook y elija Unificación de correo seguido por Solo contactos seleccionados. Elija los campos de contacto que desee en las etiquetas o haga clic en Todos los campos de contacto para transferir todo. Escoger Nuevo documento y seleccione el tipo de documento. Etiquetas postales es la selección más obvia de la lista.

Esta acción activa un documento de Word para abrir y toda la información de contacto está mapeada y lista. Aún necesita usar Word para seleccionar el estilo de etiqueta Avery, pero el proceso es el mismo que se enumeró anteriormente.

Si es prudente, ingrese el Escribir y InsertarLos campos en Word para verificar la asignación. También puede ejecutar una vista previa de impresión para asegurarse de que todo esté diseñado correctamente y listo para imprimir. De lo contrario, ya está todo listo y puede imprimir las etiquetas rápidamente utilizando el proceso de combinación de correo de Outlook.