Las declaraciones de apertura les dicen a los lectores de qué se trata el correo electrónico.
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Los mensajes comerciales suelen seguir un patrón directo o indirecto. Es una forma de organizar la información que se comunica en el mensaje, dependiendo de si la idea principal es una noticia buena, mala o neutra. Elija el patrón más efectivo para sus correos electrónicos comerciales dependiendo de cómo cree que va a reaccionar su lector a la idea principal.
Uso del correo electrónico directo para llegar al grano
En los correos electrónicos directos, el punto principal va al principio, seguido de detalles, explicaciones o evidencia que lo respalde. Un correo electrónico organizado de esta manera ahorra tiempo al lector al llegar al propósito del mensaje de inmediato. También ayuda al lector a poner los detalles que siguen en contexto y perspectiva. Esto evita que el lector se sienta frustrado al tener que leer párrafos de información para encontrar el punto principal. El patrón directo funciona mejor si su lector va a ser receptivo al punto principal, no resistente.
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Envío de mensajes positivos y neutrales
Si su lector estará complacido, levemente interesado o neutral (no tendrá sentimientos al respecto de una forma u otra), use el patrón directo. Considere un correo electrónico de un cliente después de una oferta para cumplir con un contrato. Si gana el contrato, la carta comienza con algo como "Su oferta ha sido revisada y nos complace ofrecer su negocio el contrato. "Cuando el punto principal son buenas noticias o noticias neutrales, comuníquelo de inmediato y haga un seguimiento con el detalles. La mayoría de los correos electrónicos utilizarán este enfoque, incluidos los relacionados con tareas rutinarias, pedidos y agradecimientos.
Uso del correo electrónico indirecto para hacer un punto
En los correos electrónicos indirectos, el punto principal va más adelante en el mensaje, después de los detalles, explicaciones o evidencias. El uso del patrón indirecto en un correo electrónico demuestra que respetas los sentimientos de tu lector, que puede resultar herido por el punto principal. Al desarrollarlo, permite que su lector esté más preparado para recibirlo. También es un intento de alentar al lector a que lo escuche si expresa una idea principal que molestará al lector de inmediato al comienzo de un mensaje, es posible que deje de leer. En general, el objetivo es minimizar cualquier reacción negativa que pueda tener su lector.
Envío de mensajes negativos o sensibles
Si su lector va a mostrarse desinteresado, disgustado u hostil, utilice el patrón indirecto. Considere nuevamente el correo electrónico del cliente. Si no ganó, la carta comienza de manera diferente: "Gracias por presentar una oferta para trabajar en nuestro contrato. Revisamos cuidadosamente cada oferta, etc. "El punto principal, que ya cree saber, pero sigue leyendo de todos modos, llega mucho más tarde. Utilice un correo electrónico indirecto cuando el punto principal sea una mala noticia, como cuando rechace una solicitud o una reclamación. Este enfoque también funciona bien cuando intentas vender algo o estás compartiendo información confidencial.
