La mejor manera de guardar correos electrónicos desde Outlook

Al usar Microsoft Outlook para su cuenta de correo electrónico, querrá asegurarse de poder realizar un seguimiento de todos sus mensajes y de poder consultarlos siempre que lo necesite. Por eso es importante comprender cuál es la mejor manera de guardar y almacenar sus mensajes de correo electrónico desde su cuenta de Outlook.

Según Microsoft, la mejor práctica es mantener la bandeja de entrada para los mensajes que necesita leer y procesar usted mismo y crear otras carpetas que pueda usar para ciertos tipos de correo. Cree una carpeta "1-Reference". Deje caer manualmente cualquier mensaje al que necesite volver más tarde o que aún no haya tenido tiempo de leer. Ponga un "1" delante de él para que aparezca justo debajo de su bandeja de entrada. Cree otras carpetas, como "Personal" para archivar los correos electrónicos personales y mantenerlos separados de los correos electrónicos de su trabajo. De esa manera, no tendrá que preocuparse de que sus compañeros de trabajo miren por encima del hombro los mensajes personales. Puede crear un conjunto de carpetas para los correos electrónicos de la lista de distribución, de modo que esos mensajes se redireccionen a una carpeta. De esa manera, no tendrá que abarrotar su bandeja de entrada con toneladas de mensajes que quizás ni siquiera necesite leer.

Configure todas sus carpetas para que se auto-archiven anualmente. El sistema de archivo te permite guardar los correos electrónicos que son importantes sin que tengas que hacer nada. Outlook puede solicitarle que responda si desea archivar automáticamente todos sus mensajes. Haga clic en "Sí" y comenzará el proceso de archivo. Sus mensajes se mueven desde la bandeja de entrada u otras carpetas a una carpeta "Archivo", a la que puede acceder en cualquier momento. Todas sus carpetas se imitarán en la carpeta "Archivo". Por ejemplo, si tiene carpetas de referencia, personales y comerciales, verá las mismas tres carpetas en "Archivo".

La función "Autoarchivar" en Outlook está activada de forma predeterminada, pero también puede personalizar el sistema de archivo. Para hacer esto, haga clic en el menú "Herramientas". Haga clic en "Opciones" y haga clic en la pestaña "Otros". Seleccione "Autoarchivar". Seleccione "Ejecutar Autoarchivar cada n días" y especifique cuántos desea que sean (por ejemplo, cada 14 días). Seleccione cualquier otra opción que desee cambiar. Si desea aplicar los cambios a todas sus carpetas, seleccione "Aplicar esta configuración a todas las carpetas".