¿Cuáles son los beneficios de las hojas de cálculo?

Un vistazo a la gama de plantillas gratuitas disponibles para Microsoft Excel, Google Docs y OpenOffice Calc muestra que las hojas de cálculo son útiles para usuarios domésticos y comerciales de todos los niveles. Un beneficio subyacente, sin importar cómo los use, es la relativa facilidad con la que puede convertir los datos sin procesar en información útil.

Las calculadoras, fórmulas y funciones integradas en hojas de cálculo ahorran tiempo y mejoran la precisión matemática. También puede utilizar fórmulas y funciones para manipular cadenas de texto. Por ejemplo, puede separar el nombre y apellido de un nombre completo o buscar y reemplazar palabras o caracteres en una cadena con otra palabra o conjunto de caracteres. Las fórmulas pueden vincular y actualizar instantáneamente celdas en la hoja de cálculo si cambia el valor de una celda. Si comete un error, las capacidades de manejo de errores incorporadas marcan y brindan información sobre el valor de celda incorrecto.

Las hojas de cálculo admiten el modelado de datos básico y avanzado, lo que puede beneficiar tanto a los usuarios domésticos como a los comerciales. Un usuario doméstico puede crear un escenario hipotético básico para ver cómo el cambio de una sola variable, como el precio de la gasolina o los alimentos, afectará su presupuesto. Un usuario empresarial podría beneficiarse más de un escenario complejo que muestra cómo el cambio de más de una variable afecta un análisis de equilibrio o de beneficio-volumen-costo. Las técnicas avanzadas de modelado de datos, como tablas dinámicas y gráficos, son útiles para ordenar y resumir datos sin cambiar el diseño original de los datos.

Las hojas de cálculo vienen con una variedad de opciones de presentación y formato que no solo mejoran la legibilidad, sino que también permiten utilizar los datos en informes y presentaciones externas. Las opciones de estilo le permiten cambiar fuentes, tamaños de fuente, colores de fondo y texto y bordes de celda para crear una apariencia ordenada. Las opciones de impresión le permiten definir un área de impresión específica e imprimir toda o una parte específica de una hoja de cálculo. Las opciones de gráficos y gráficos son útiles para mostrar datos en un informe o una presentación de diapositivas.

Las hojas de cálculo tienen características que le permiten obtener y usar datos, archivos de texto e imágenes de otras fuentes, así como compartir datos con procesadores de texto, correo electrónico, bases de datos y programas de presentación. Puede utilizar una hoja de cálculo de información de contacto para crear cartas modelo en una combinación de correspondencia o exportar datos de una hoja de cálculo a un programa de base de datos. Una variedad de opciones de guardado significa que puede utilizar hojas de cálculo con el software de más de una empresa. Por ejemplo, las opciones de guardado significan que puede usar una hoja de cálculo de Excel en un programa de OpenOffice y usar un programa de OpenOffice Calc en un programa de Microsoft Office.