Las hojas de cálculo electrónicas ayudan a facilitar muchas tareas de contabilidad empresarial.
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Antes de las hojas de cálculo electrónicas, las empresas usaban computadoras centrales para procesar grandes cantidades de datos; Las organizaciones no podían justificar el alto costo de la programación de pequeñas aplicaciones de escritorio. Los contadores usaban blocs de diario y máquinas de sumar para complementar los datos en las impresiones de su computadora central. Las primeras hojas de cálculo electrónicas para computadoras personales, incluidas Visicalc y Lotus 1-2-3, revolucionaron los negocios porque eran rápidas, flexibles y de bajo costo. El software de hoy, como Microsoft Excel, continúa con los beneficios de productividad que fueron pioneros en los programas anteriores.
Productividad
El software de hojas de cálculo electrónicas mejora la productividad al reducir el trabajo de las tareas contables diarias. A medida que escribe los datos en la hoja de cálculo, las fórmulas calculan instantáneamente múltiples totales al mismo tiempo. Por ejemplo, ya no necesita sumar manualmente los totales por vendedor y por semana, mes y año como pasos separados; la hoja de cálculo hace esto automáticamente. También hace promedios, funciones mínimas/máximas y fórmulas y estadísticas más avanzadas. Como beneficio adicional, el software de hojas de cálculo como Excel de Microsoft produce gráficos y cuadros con unos pocos clics del mouse.
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Portabilidad
La ubicuidad del software de hojas de cálculo significa que puede compartir archivos de hojas de cálculo con sus colegas de oficina, socios comerciales, auditores y otros. Puede enviar archivos de hojas de cálculo a través de redes locales o correo electrónico en unos segundos. Los profesionales móviles llevan consigo su hoja de cálculo en computadoras portátiles, tabletas y teléfonos móviles, actualizando la información en el campo.
Flexibilidad
Configurar una nueva hoja de cálculo es relativamente fácil, al igual que agregar nuevas filas, columnas y fórmulas a una existente. Una hoja de cálculo sigue un sistema de cuadrícula simple, en el que cada celda puede contener un texto, un elemento de datos numéricos o una fórmula. El programa no impone ninguna estructura en su hoja de cálculo que no sea la cuadrícula de filas y columnas; configura el texto del encabezado, las filas y columnas de datos y las fórmulas donde quiera y en cualquier combinación.
Bajo costo
El costo de las hojas de cálculo varía desde gratis hasta unos pocos cientos de dólares. Las hojas de cálculo Calc y Google de Apache OpenOffice están disponibles sin costo alguno; puede importar hojas de cálculo estándar de Microsoft Excel en ellos o trabajar con sus formatos nativos. En el momento de esta publicación, Office 2010 de Microsoft incluye Excel, Word, PowerPoint y otros programas a precios que van desde $120 para ediciones domésticas hasta una versión de $500 para profesionales. Los bajos costos permiten que las empresas incipientes, las organizaciones sin fines de lucro y los propietarios de tiendas obtengan los mismos beneficios de las hojas de cálculo que las corporaciones globales.
