Muchos propietarios de pequeñas empresas no necesitan sistemas de archivo elaborados.
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La organización de archivos tradicional se refiere a un enfoque para organizar archivos electrónicos o basados en computadora. Antes de las bases de datos informáticas, muchas empresas simplemente organizaban archivos mediante la creación de estructuras de carpetas y colocaban documentos y archivos en carpetas según la categoría o el tipo. Este método ha dado paso a los sistemas de bases de datos en muchos casos. Sin embargo, el archivo tradicional a veces es ventajoso si tiene una cantidad relativamente pequeña de archivos.
Fácil de usar
El sistema de archivo tradicional es muy simple de configurar y usar, asumiendo que la cantidad de archivos que mantiene es pequeña. Si tiene cinco categorías básicas de documentos y un número limitado de archivos en cada una, por ejemplo, no necesita un sistema de base de datos para almacenar, mantener y recuperar fácilmente sus archivos. Tampoco tiene que preocuparse por aprender un sistema de software y capacitar a los empleados para usarlo.
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Inversión mínima
Si está utilizando un sistema de archivo tradicional, tampoco tiene que hacer una inversión en una base de datos de software que puede incluir una compra por adelantado y tarifas de licencia continuas. Naturalmente, necesita una computadora, lo cual es bastante común en los negocios, ya sea que almacene archivos o no. Su estructura básica de archivos se mantiene directamente en el disco duro de su computadora. Alternativamente, puede comprar un disco duro externo muy económico que le permita transportar archivos de una computadora a otra.
Mala integración de datos
Una deficiencia importante del sistema de archivo tradicional es que no permite la integración o el intercambio de datos entre archivos. Con un sistema de archivo basado en software, puede mantener varias carpetas pero puede realizar búsquedas cruzadas para recuperar documentos en varios archivos. Además, puede permitir que varios empleados busquen a través de archivos de datos compartidos. Esta integración reduce el tiempo de búsqueda en todos los archivos individuales, un beneficio que es especialmente importante si mantiene una gran cantidad de archivos o tiene una gran base de clientes.
Duplicación y falta de seguridad
También corre el riesgo de duplicación de datos si no integra sus archivos a través de una base de datos. En un sistema tradicional, su computadora no reconoce que usted crea documentos similares y los almacena en diferentes ubicaciones de archivos. Además, su sistema de archivo tradicional no ofrece el nivel de seguridad que ofrece un sistema de archivo de base de datos cuidadosamente elaborado. Los datos cifrados y la seguridad actual son características clave, ya que la empresa desarrolla regularmente sistemas de bases de datos mejorados.
