Usos del correo electrónico en las empresas

El correo electrónico es una de las herramientas de comunicación empresarial más ubicuas en los últimos años. Los usos del correo electrónico en los negocios incluyen comunicarse con compañeros de trabajo y clientes, programar reuniones, enviar notificaciones automáticas y compartir boletines con clientes nuevos y antiguos. Una de las ventajas del correo electrónico en la comunicación empresarial es que es tan omnipresente que todos asumen que cualquiera que tenga acceso a Internet puede enviar y recibir correo electrónico. Algunos estafadores y piratas informáticos también han utilizado el correo electrónico en los últimos años, por lo que es importante estar atento a los mensajes fraudulentos.

Un papel importante del correo electrónico en la comunicación empresarial es conectar a las personas dentro de la misma empresa u organización. Los correos electrónicos se utilizan con mucha frecuencia para hacer preguntas a los compañeros de trabajo.

Muchas oficinas tienen varios listas de correo internas a las que las personas pueden enviar mensajes para llevarlos a una unidad particular de la empresa, ya sea que se trate de todos los que trabajan en recursos que pueden necesitar ver una actualización de la política de vacaciones o todos los que trabajan en un piso en particular que deben saber que es de un compañero de trabajo cumpleaños. El correo electrónico también se usa con frecuencia con herramientas de calendario integradas de proveedores como Microsoft y Google para programar reuniones y otros eventos.

Correo electrónico archivos adjuntos se utilizan comúnmente como una forma de compartir archivos, desde documentos de Microsoft Word hasta muestras de material publicitario como logotipos o jingles.

La gente revisa cada vez más correo electrónico de la empresa en dispositivos personales como teléfonos inteligentes, lo que les permite mantenerse en contacto con compañeros de trabajo fuera de la oficina. Esto puede ser tanto positivo como negativo: las personas pueden trabajar más fácilmente desde casa o registrarse rápidamente durante un viaje diario por la mañana, pero también pueden tener menos horas libres cuando no están en la oficina.

El papel vital del correo electrónico en la comunicación empresarial hace que no sea sorprendente que hayan evolucionado reglas de etiqueta formales e informales en torno al correo electrónico.

Por lo general, la gente intenta enviar mensajes de correo electrónico con un cierto grado de profesionalismo, asegurándose de tener una clara y línea de asunto concisa que hace que los correos electrónicos sean fáciles de detectar en la bandeja de entrada y presten al menos algo de atención a gramática, ortografía y mayúsculas. La mayoría de la gente intenta Evite hacer cualquier tipo de comentarios subidos de tono. en los correos electrónicos de la empresa, incluidos chistes de dudoso gusto, referencias a la política y la religión o cualquier broma a sus empleadores.

Algunas personas también intentan parecer alegres en los correos electrónicos de la empresa, ya que es difícil determinar el tono mirando únicamente un mensaje escrito. Esto se puede hacer con el uso de signos de exclamación o emoji, aunque exagerar puede parecer poco profesional. Generalmente, querrás siga el ejemplo de otros en su organización cuando se trata de cómo redactar correos electrónicos para compañeros de trabajo o clientes.

Muchas organizaciones tienen sus propias políticas sobre el correo electrónico, como exigir que se agregue un formato de firma particular a cada correo electrónico saliente. Algunos lugares de trabajo tienen políticas sobre cuándo, si alguna vez, se puede utilizar el correo electrónico de la empresa por motivos personales. Muchos también tienen políticas sobre cuándo deben retenerse o eliminarse los correos electrónicos por motivos de seguridad.

Recibir mensajes de correo electrónico automatizados de organizaciones con las que hace negocios se ha convertido en algo común. Los puntos de venta en línea envían notificaciones de ventas, confirmaciones de compra y actualizaciones sobre los horarios de envío. Los periódicos y otras organizaciones de medios envían correos electrónicos automatizados con titulares y actualizaciones de historias.

Existe una variedad de empresas que pueden enviar correos electrónicos automatizados para empresas, incluidos los correos electrónicos de marketing y los activados por una compra, a veces llamados correos electrónicos transaccionales. Ciertas leyes rigen cuándo las empresas pueden almacenar las direcciones de correo electrónico de las personas, cuándo deben permitir que las personas opten por no recibir correos electrónicos y cuándo pueden enviar mensajes de marketing. Asegúrese de cumplir con las reglas de su jurisdicción. y, potencialmente, en lugares donde las personas a las que envía correos electrónicos trabajan o residen.

Algunos proveedores comerciales de correo electrónico pueden ayudarlo a administrar las exclusiones, las listas de suscripción y otra información. Compare precios para encontrar uno que satisfaga sus necesidades a un precio que le guste.

Correo electrónico boletines se han vuelto cada vez más populares en los últimos años. Algunas empresas los utilizan para llegar a los clientes y hacerles saber sobre ventas, nuevos productos o servicios existentes. Por ejemplo, una empresa de limpieza de piscinas puede enviar un boletín recordando a las personas sus servicios como el verano. enfoques, o un estudio de podcast podría enviar boletines por correo electrónico anunciando una nueva serie o nueva temporada de un existente show.

En otros casos, el boletín en sí es el producto. Algunas organizaciones de medios y otros grupos han tenido éxito con boletines de pago que contienen información que no está disponible en ningún otro lugar. Algunos de estos se crean con plataformas especializadas o mediante herramientas de crowdfunding como Patreon.

Al igual que con otros correos electrónicos comerciales, si envía un boletín informativo por correo electrónico, debe asegurarse de tener el consentimiento explícito de las personas a las que envía mensajes y que tienen una forma fácil de darse de baja. Puede invitar a las personas a suscribirse a un boletín informativo cuando visiten su sitio o cuando completen una transacción, por ejemplo. Naturalmente, si está ofreciendo un boletín de pago, deberá asegurarse de que las personas tengan una manera fácil de cancelar sus suscripciones y dejar de recibir facturas.

Fraude por correo electrónico, a menudo conocido como suplantación de identidad, se ha vuelto frecuente en los últimos años. Los estafadores envían correos electrónicos a personas que se hacen pasar por instituciones de confianza o incluso compañeros de trabajo individuales, que buscan engañar a los destinatarios para que envíen dinero o proporcionen información valiosa como nombres de usuario y contraseñas. En algunos casos, estos correos electrónicos se envían en masa a un gran número de destinatarios, pero en otros casos están dirigidos específicamente a destinatarios particulares.

A veces, el malware también se distribuye por correo electrónico, generalmente a través de archivos adjuntos o enlaces a sitios sospechosos incluidos en los mensajes de correo electrónico. En algunos casos, si se abre el archivo sospechoso, infectará la computadora del destinatario y utilizará su software de correo electrónico para enviar más copias de sí mismo a los contactos del destinatario original.

Para evitar ser víctima de estafas por correo electrónico, Eche un vistazo de cerca a las direcciones de las que provienen los mensajes. y asegúrese de que realmente coincidan con las personas o instituciones de las que afirman ser. Compruebe que los enlaces del correo electrónico vayan a los sitios a los que afirman estar vinculados. Si recibe un correo electrónico inesperado con un archivo adjunto, verifique que en realidad sea de la persona de la que dice ser, incluso si necesita llamar o enviar un mensaje a esa persona para confirmar su identidad.

Muchas empresas tienen software antivirus para analizar el correo electrónico entrante y saliente en busca de malware, pero es bueno estar atento para evitar estafas.

En algunas oficinas, el correo electrónico se reemplazado por software de mensajería instantánea, como Microsoft Teams o Slack. Las empresas también están utilizando herramientas de mensajería y software de redes sociales para hablar con los clientes, a menudo a través de cajas de chat automatizadas o enlaces colocados en los sitios web de la empresa.

Estas plataformas en tiempo real a menudo pueden ser más rápidas y convenientes que usar el correo electrónico. Muchos también facilitan el intercambio de archivos o incluso la configuración de sesiones de videoconferencia y voz, algo que no se puede hacer directamente a través del correo electrónico.

Aún así, es poco probable que estas plataformas reemplacen por completo el correo electrónico en el corto plazo.