¿Cuáles son las características clave de Microsoft Access?

Microsoft Access es una aplicación para crear, administrar y formatear datos. Microsoft, que fabrica Access, distribuye la aplicación como parte de la suite Microsoft Office. Las herramientas esenciales de Access incluyen pantallas para la entrada de datos, la ejecución de consultas, la producción de informes y otras operaciones. El lenguaje de programación de Access también es vital porque permite a los usuarios ampliar la funcionalidad predeterminada de la aplicación.

Una forma intuitiva de ingresar datos en una base de datos de Access es la entrada manual. Una característica esencial de Access que los usuarios eligen para esta operación es la herramienta para crear tablas. Los usuarios hacen clic en un botón de la barra de herramientas para crear una nueva tabla, luego definen etiquetas de columna para los campos en la tabla.

El panel de navegación de Access es una función que permite a los usuarios hacer clic rápidamente para seleccionar tablas que han creado y guardado. El panel de navegación también permite a los usuarios seleccionar otros objetos, incluidos informes y consultas.

Una característica para importar datos existentes es el conjunto de herramientas bajo el encabezado del menú "Datos externos". Una de estas herramientas tiene la etiqueta "Excel". Al hacer clic en él, los usuarios de Access muestran un asistente que los guía a través del proceso de mover datos desde una hoja de cálculo de Excel a su base de datos de Access. Una característica relacionada es el conjunto de herramientas para exportar datos de Access a formatos que otras aplicaciones pueden leer, incluidos Word, Excel y navegadores web. Las herramientas de importación y exportación de Access son vitales para los equipos de trabajo que tienen datos almacenados en diferentes formatos.

El Asistente para informes es una función de Access que crea un informe a partir de una tabla seleccionada u otra fuente de datos con un solo clic. Los usuarios hacen clic en una tabla en el panel de navegación, luego hacen clic en el icono del Asistente de informes en la barra de herramientas para ejecutar el asistente, que solicita a los usuarios los parámetros para definir el informe. Los usuarios pueden utilizar otro conjunto de funciones de Access para personalizar el aspecto y la funcionalidad del informe. Sin informes, las formas en que los usuarios de Access podrían ver sus datos serían limitadas.

La cuadrícula de consultas es una función de Access que permite a los usuarios obtener datos de las tablas que han creado. Access muestra listas de tablas entre las que los usuarios pueden elegir una tabla para consultar con la cuadrícula. Los usuarios escriben los nombres de las columnas de la tabla en la cuadrícula. También escriben en la cuadrícula los criterios que deben cumplir los datos para que Access los incluya en los resultados de la consulta. La ventana SQL es una función de Access que ofrece una alternativa a la cuadrícula de consultas. Los usuarios familiarizados con la sintaxis SQL pueden ingresar sus declaraciones en esta ventana, luego ejecutar las declaraciones haciendo clic en el botón "Ejecutar" en la barra de herramientas. El Asistente de consultas es otra función para obtener datos. Cuando un usuario hace clic en el botón de esta función, Access crea declaraciones SQL en respuesta a la entrada del usuario en las pantallas del asistente. Los usuarios de Access confían en esta herramienta y en la cuadrícula de consultas para recuperar sus datos almacenados.