Definición de una consulta en Access

Access es un software de base de datos que permite a los usuarios almacenar una gran cantidad de información. Los componentes de una base de datos son tablas, consultas, formularios, informes y macros. Las tablas permiten al usuario mantener los datos sin procesar. Las consultas manipulan datos en las tablas. Los formularios se pueden usar para ingresar datos en las tablas y navegar por la base de datos. Los informes sirven para presentar los datos en un formato fácil de imprimir y las macros ayudan a automatizar las tareas de la base de datos. El componente más fundamental de una base de datos son las consultas. Tal como su nombre lo indica, una consulta permite al usuario consultar sobre los datos de las tablas.

Existen varios tipos de consultas de uso común en Access: seleccionar, agregar, actualizar, eliminar, crear tabla. El objetivo de la consulta determina el tipo de consulta que se utilizará. Una consulta de selección ayuda al usuario a extraer información de la tabla en función de las necesidades definidas por el usuario. Por ejemplo, una consulta de selección puede aislar los nombres de los clientes que comienzan con la letra "M". Se crea una consulta de adición para agregar información a una tabla. Una consulta de actualización puede modificar los registros de la tabla de acuerdo con las necesidades del usuario. Las consultas de eliminación eliminan registros de la tabla. Una consulta de creación de tabla permite al usuario crear una nueva tabla a partir de registros seleccionados.

Las consultas permiten al usuario calcular campos individuales. El usuario puede realizar cálculos básicos como la suma o multiplicación de campos o cálculos más complejos para necesidades de ingeniería o estadísticas. Los cálculos integrados de Access son los mismos que se encuentran en Microsoft Excel. A través de una consulta, los elementos también se pueden agrupar u ordenar de acuerdo con los criterios especificados por el usuario.

Los datos de una consulta a menudo se extraen de tablas en una base de datos. La tabla puede estar en la base de datos actual, en otra base de datos o en un sistema empresarial como el AS / 400. Se puede colocar más de una tabla en una consulta. Las consultas también pueden extraer información de otras consultas. En otras palabras, las consultas se pueden incrustar dentro de las consultas. De manera similar a las tablas, dos o más consultas pueden estar en una consulta. Dentro de una consulta de Access, las tablas y consultas están vinculadas por campos comunes a cada una.

Una consulta se puede construir usando un asistente (guía paso a paso) o desde cero. Aquellos nuevos en las bases de datos de Access idealmente deberían usar el asistente. Permite al usuario familiarizarse con las consultas y cómo establecer vínculos entre las tablas y consultas que utiliza la base de datos.

Para evitar la duplicación, seleccione un campo de tabla que será la clave principal. Esta clave principal es un campo que contiene información única en cada registro. Por ejemplo, una clave principal para una base de datos de cobros podría ser el número de factura o el número de cuenta del cliente. Si se selecciona una clave principal, hay menos oportunidades de duplicar registros cuando se ejecuta la consulta.