Si cree que un "comité es un organismo que lleva actas y desperdicia horas, "entonces estás en compañía de decenas de lectores desde al menos 1934 hasta el presente.
En el mundo real, sin embargo, llevar las minutas debería ayudarlo a ahorrar horas: horas desperdiciadas tratando de recordar quién decidió qué, cuándo y por qué. Cuando sea su trabajo escribir y mantener las actas de una organización, primero determine qué elementos deben incluir sus actas y luego busque o cree una plantilla que incluya esos elementos.
Video del día
Por qué importan los minutos
Las actas de las reuniones brindan transparencia en la toma de decisiones de su organización y sirven como registro importante de las decisiones que toma un grupo. También hacen miembros explicable indicando claramente cualquier acción que los miembros hayan acordado tomar. Con el tiempo, son un recurso para la historia de una organización, ayudando a los nuevos miembros a ponerse al día con los problemas y decisiones y brindando una ventana al crecimiento de una organización. Dependiendo de la complejidad y el enfoque de su organización, las actas pueden ser un resumen conciso o una contabilidad detallada.
Elementos de las actas efectivas
Independientemente del tamaño de su organización o del número de personas en su reunión, la cantidad mínima de información que deben incluir las actas de la reunión es:
- Fecha, hora y lista de asistentes
- Actualización / resumen de las actas de la reunión anterior
- La agenda de la reunión
- Un registro de cualquier decisión o voto.
- Una declaración clara de cualquier elemento de acción o "tareas pendientes"
Si su organización necesita una rendición de cuentas precisa y minutas detalladas, Reglas de orden de Robert, comúnmente utilizado por las organizaciones como una guía para llevar a cabo reuniones, define lo importante elementos y formas de minutos.
Usar plantillas de Word
Word ofrece una variedad de plantillas para actas de reuniones.
Paso 1: busque una plantilla de minutos de Word.
Credito de imagen: Imagen cortesía de Microsoft
Seleccione Archivo y luego Nuevo. Ingrese "minutos" como término de búsqueda y presione Ingresar. Esta búsqueda arroja unas pocas docenas de plantillas, 12 de las cuales son específicas para reuniones, algunas etiquetadas como "formales", otras "informal" y algunos específicos de organizaciones como las PTA. Para las minutas de la reunión, limite su búsqueda seleccionando Reunión en la barra lateral derecha.
Para los propósitos de este ejemplo, haga clic en Actas formales de la reunión para considerar el conjunto de elementos más robusto para incluir, y luego haga clic en el Crear para iniciar un documento de Word basado en esta plantilla.
Paso 2: asegúrese de que la plantilla incluya el contenido que necesita.
Credito de imagen: Imagen cortesía de Microsoft
Analice la plantilla y considere los elementos a incluir, dadas las necesidades de su organización. Para una reunión más informal, podría, por ejemplo, reemplazar el Llama para ordenar sección con una sección más informal que incluye solo la fecha, el lugar y la hora de la reunión, o reemplace la Llamada de rol sección con lista simple de asistentes.
Paso 3: Reemplace los campos de marcador de posición con sus propios datos.
Credito de imagen: Imagen cortesía de Microsoft
Reemplace los campos de texto con contenido relevante para su organización haciendo doble clic en el texto del marcador de posición y escribiendo su propio contenido. Por ejemplo, haga clic en el elemento de la lista Tema abierto / resumen de la discusión e ingrese su propio texto.
Muchas plantillas, incluida esta, contienen campos para datos, como el nombre de la organización, funcionarios o ciertos elementos comunes. Después de ingresar texto en un campo, ese texto llena todas las instancias del campo, por ejemplo, "Nombre del secretario" es un campo que, después de ingresar "Benjamín Franklin", rellena todas las demás instancias de Ese campo.
Paso 4: Registre las discusiones y decisiones de la reunión.
Credito de imagen: Imagen cortesía de Microsoft
Después de cada punto, detalle los puntos importantes de la discusión, así como la decisión final o acción requerida. Considere la posibilidad de utilizar subtítulos como "Discusión" y "Acción" para asegurarse de abordar los puntos destacados.
Propina
La mayoría de las plantillas utilizan estilos de Word. Por ejemplo, los elementos numerados en Temas abiertos y Asuntos nuevos tienen aplicado el Número de lista. Haciendo clic Ingresar después de estas líneas agrega otra línea de Número de lista. Para agregar contenido debajo de un elemento sin agregar otro elemento numerado, cambie el estilo a Normal en el grupo Estilos y aumente la sangría con el Aumentar sangría en el grupo Párrafo.
Creación de su propia plantilla de minutos
Si bien es probable que el uso de una plantilla ya preparada sea más rápido, puede crear su propia plantilla de acta de reunión y luego reutilizarla para cada reunión.
Paso 1: cree un nuevo documento de Word y agregue un título.
Credito de imagen: Imagen cortesía de Microsoft
Abra un documento de Word, seleccione Título 1 en el grupo Estilos en la pestaña Inicio e ingrese el nombre de su organización.
Paso 2: cree marcadores de posición para las secciones primarias.
Credito de imagen: Imagen cortesía de Microsoft
Agregue marcadores de posición para sus secciones principales, solicitando Título 2 Si es deseado. Estas secciones deben reflejar las características de su propia organización. requisitos y debe ser coherente de una reunión a otra.
Aplique estilos de Word según sea necesario. Para aplicar un estilo, por ejemplo, un estilo de lista con viñetas a los elementos de la agenda, abra el Estilos barra lateral haciendo clic en el icono de flecha en el grupo Estilos y busque y seleccione un estilo.
Propina
Guarde su documento como una plantilla, ya sea después de crear sus secciones principales o después de agregar algunos otros datos comunes, como asistentes u oficiales. Para guardar un documento como plantilla, elija Archivo, Guardar como y luego Computadora para guardarlo en su computadora en lugar de en la nube o en un servidor. Busque cualquier lugar conveniente; no importa en qué carpeta lo guarde porque guardarlo como una plantilla anula la carpeta seleccionada.
En el menú desplegable Guardar como tipo, seleccione Plantilla de Word (* .dotx) para guardarlo como un archivo o plantilla DOTX. Word lo guarda automáticamente en su carpeta Plantillas personalizadas de Office. Para usarlo más tarde, seleccione Archivo, Nuevo y luego haga clic en Personal para acceder a sus propias plantillas personalizadas.
Paso 3: Grabe los eventos de su reunión.
Credito de imagen: Imagen cortesía de Microsoft
Ingrese los detalles en cada sección. Aborde cualquier punto que surja durante la discusión de una reunión que ayude a aclarar las decisiones en caso de que su comité u otros necesiten revisar o comprender la historia de su organización.
No existe una única forma de organizar las actas. En este ejemplo, hemos separado la agenda en sí de la discusión, pero podría combinar estos dos elementos en su lugar.
Propina
Prensado Ingresar después de una línea con estilo generalmente continúa el mismo estilo, dependiendo de las propiedades del estilo. Para volver rápidamente a los valores predeterminados Normal estilo, prensa Ingresar dos veces.
