Cómo escanear documentos en Excel

Las hojas de cálculo de Excel son específicas sobre los campos y cómo se llenan de datos. Es posible escanear documentos a Excel e incluso puede convertir un PDF a Excel en algunos casos. Dicho esto, no todos los tipos de documentos se convierten en una hoja de cálculo de Excel. También puede resultarle difícil escanear los datos en el documento con precisión. Algunos campos pueden requerir ajustes manuales para funcionar correctamente. El escaneo ahorra una cantidad considerable de tiempo porque sus datos no requieren entrada manual, pero necesita insertar cualquier fórmula relevante después de escanear la información.

Es una buena práctica escanear un documento en Microsoft Word antes de transferirlo a Excel. También puede usar OneNote. Llevar los datos a un documento de Word permite copiar y pegar filas y columnas específicas en Excel. El método de entrada lleva un poco más de tiempo que una importación directa a Excel, pero le permite trabajar con los datos y asegurarse de que ingresen a Excel según lo previsto. En una situación de escaneo directo a Excel, es posible que los datos no se alineen correctamente en filas y columnas. Hacer los ajustes necesarios después del hecho es más difícil que comenzar con una hoja de cálculo nueva y extraer el contenido de Word.

Los convertidores de documentos no son una apuesta segura, pero hay versiones gratuitas en línea y pueden funcionar. Escanee el documento que desea convertir y guárdelo como PDF. Luego busque un conversor de documentos gratuito. Hay numerosas opciones disponibles. Cargue el PDF en el convertidor y el software realiza la conversión. La mayoría de los convertidores gratuitos funcionan con un navegador web y generan una hoja de cálculo para descargar. Otros le piden que descargue el software. Si bien esta opción no es necesariamente mala, trabajar dentro de un navegador ahorra espacio en su disco y es la mejor ruta.

También puede trabajar el escaneo en Excel directamente a través de Microsoft. Acceda a las herramientas de Microsoft Office y abra Microsoft Office Document Imaging. Haga clic en "Archivo" y "Abrir" y luego seleccione el documento. Mire la esquina inferior derecha de la pantalla y busque el ícono del globo ocular. Pase el mouse sobre este ícono y debería leer "OCR" o "Reconocimiento óptico de caracteres". Haga clic en el icono para ejecutar el escaneo a través del proceso de reconocimiento de caracteres. A continuación, resalte todo el documento, cópielo y luego péguelo en Excel. Aún puede optar por pegar los resultados en un documento de Word primero para trabajar con los datos antes de ingresarlos en Excel.