Una oficina comercial moderna.
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Hoy en día, la automatización de oficinas se refiere a mucho más que una máquina de escribir y una fotocopiadora. La información electrónica y digital es el quid de la automatización de oficinas moderna. Puede consistir en computadoras estrictamente internas o, más probablemente, incluir una red digital mundial a través de Internet y almacenamiento en la nube externo. A medida que avanza en el siglo XXI, encontrará tanto los beneficios como las desventajas inherentes a la automatización de oficinas en todas sus permutaciones.
Ahorre tiempo y recursos de la empresa
Desde la introducción de la automatización de oficinas, el equipo ha permitido a las empresas ahorrar tiempo y dinero. En lugar de esperar a que un documento llegue a un cliente por correo, puede enviarlo por fax en unos minutos. Ahora, los avances informáticos e Internet hicieron que las comunicaciones fueran instantáneas. Siempre que ahorra tiempo, ahorra dinero. No está restringido por limitaciones geográficas, lo que ahorra recursos que gastó en viajes. Además, aunque todavía puede hacer copias impresas de muchos documentos, el almacenamiento digital le permite ahorrar tiempo y dinero en papel y espacio de almacenamiento.
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Confíe en la automatización para obtener precisión
Si bien es cierto que una máquina es tan efectiva como los humanos que la fabricaron y la información obtenida digitalmente es tan exactos como la persona que lo envió, una vez que se resuelven los errores de los programas, son infinitamente más confiables que humanos. Existe software para sumar números en hojas de cálculo y presupuestos, por ejemplo, que siempre dan con el saldo correcto y no dependen de los dedos de un contador en la máquina de sumar. Las plantillas se pueden crear y utilizar una y otra vez para evitar errores en la documentación estándar.
Cuando la automatización falla, usted tiene problemas
Las empresas que dependen exclusivamente de la automatización para operar y ejecutar sus sistemas de información pueden entrar en pánico cuando esos mismos sistemas fallan. Los costos de reparar o reemplazar sistemas averiados pueden ser exorbitantes. No se puede simplemente tomar un borrador y hacer correcciones. Debe emplear técnicos para mantenerse al día con las actualizaciones y las fallas de software y hardware, o tener un servicio confiable al que llamar en cualquier momento. Entonces tienes todo el tema de la confidencialidad y la seguridad. Puede guardar secretos comerciales y contárselo solo a unas pocas personas de confianza, pero si los datos llegan a la Web, no hay forma de recuperarlos.
Los usuarios no siempre son fáciles de cambiar
A medida que la automatización de oficinas continúa evolucionando e incorpora nuevas tecnologías en sus sistemas para seguir siendo competitivo y rentable, la desventaja es que tiene que volver a capacitar a todo su cuadro de usuarios. Todos, desde su secretaria hasta el encargado de pedidos y desde sus clientes hasta los vendedores que entregan su producto o servicio, deben aprender los nuevos sistemas. Muchas personas no aprenden fácilmente nuevos sistemas y otras son obstinadas en hacer las cosas como siempre lo hicieron. Entonces, si bien tiene los gastos relacionados con la reentrenamiento, también tiene las actitudes de sus usuarios finales para combatir.
