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Es difícil evitar perder un correo electrónico ocasional. Las bandejas de entrada están llenas de boletines informativos diarios, correos electrónicos comerciales y correos electrónicos personales, y uno inevitablemente se escapará por las grietas. Si bien no hay malas intenciones, explicar por qué se perdió el correo electrónico y disculparse requiere una estrategia básica. La mayoría de los destinatarios son indulgentes cuando ven un correo electrónico de "Disculpe la respuesta tardía", ya que todos son propensos a perder un correo electrónico ocasionalmente.
Considere el contexto
El contexto y lo que está en juego son fundamentales para su respuesta y, en última instancia, darán forma a la respuesta. Si pierde un correo electrónico casual o un anuncio de rutina en el trabajo, una simple disculpa es suficiente. Sin embargo, si pierde un correo electrónico importante, se adjuntan las consecuencias. Su respuesta debe tener un tono serio y de disculpa. Perder un correo electrónico de un cliente potencial puede costarle a usted y a su empleador ingresos, y perder un correo electrónico con instrucciones o tareas que son fundamentales para su trabajo puede tener graves consecuencias negativas. En este caso, su respuesta cambia de "Perdón por la respuesta tardía" a algo más como "Disculpa urgente por no recibir su correo electrónico".
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Mantenlo simple
Las disculpas largas son confusas y reflejan desesperación más que un simple error. Para los correos electrónicos que no son de importancia crítica, cíñete a una disculpa básica y hazle saber al remitente del correo electrónico que te perdiste el correo electrónico en tu bandeja de entrada y que quieres volver a visitar la conversación. Reavivar la conversación de esta manera le da a la persona una razón para responder y regresar a su intercambio normal.
Los correos electrónicos cortos son más legibles y es más probable que el destinatario lea su respuesta. Limítelo a un párrafo si es posible y finalice la disculpa con una pregunta o una llamada a la acción. Solicite una reunión o una llamada telefónica para que la conversación sea más personal. Cuando pierda un correo electrónico importante, definitivamente solicite una reunión en persona o una llamada telefónica. La oportunidad de conectarse en persona hace que su disculpa sea más genuina y puede restaurar la relación o solucionar el problema.
Usar una plantilla
Si tiene dificultades para escribir un correo electrónico de disculpa eficaz, utilice uno que esté probado y ya escrito. Las plantillas son fáciles de encontrar mediante una búsqueda básica en Internet. Sin embargo, tenga cuidado al copiar y pegar por completo. Idealmente, debe personalizar y personalizar la plantilla para asegurarse de que el texto sea genuino y se lea correctamente para su situación. Las plantillas se utilizan mejor como guía para su correo electrónico de disculpas, no como un reemplazo.
