Descargue una plantilla de libro mayor de Excel disponible desde uno de los sitios gratuitos proporcionados. La plantilla debería funcionar en todas las versiones de Excel. Un libro mayor es un registro de las transacciones de cada cuenta dentro de su sistema contable. Dado que el uso de un libro mayor y de las técnicas contables adecuadas requiere el uso de la contabilidad de partida doble, cada transacción ingresada afecta a dos cuentas.
Haga clic en la celda que se encuentra justo encima del "1" ya la izquierda de la "A". Esto resaltará toda la página en la hoja del libro mayor. Mantenga presionadas las teclas "CTRL" y "C" para copiar la hoja. Haga clic en el botón "Insertar" en la barra de menú superior y desplácese hacia abajo hasta el botón "Hoja de trabajo", luego haga clic en. Haga clic en la celda de la esquina superior izquierda sobre el "1" y a la izquierda de la "A" en la nueva hoja de trabajo y mantenga presionadas las teclas "CTRL" y "V" para pegar la plantilla del libro mayor en otra hoja. En esta plantilla hay espacio para ingresar transacciones del libro mayor para nueve cuentas diferentes.
Cree al menos cinco hojas idénticas, lo que le dará un total de 45 cuentas diferentes de las que puede realizar un seguimiento. La primera hoja debe ser para cuentas corrientes, de ahorro o de nómina; darle el título de "Cuentas bancarias". El título se crea haciendo clic con el botón derecho en la pestaña en la esquina inferior izquierda etiquetada "Hoja 1" y eligiendo el botón "Cambiar nombre". La segunda hoja debe ser para las cuentas de "Ingresos". Estos incluirían ingresos por ventas, ingresos por servicios y reembolsos de tarifas pagadas.
La tercera hoja debe ser para las cuentas de "Gastos". Estos incluirían rentas pagadas, servicios públicos, mano de obra y licencias o impuestos. La cuarta hoja debe ser para las cuentas de "Capital", incluida la inversión inicial para iniciar la empresa, los giros tomados para el propietario y cualquier reinversión en la empresa. Finalmente, la quinta hoja debe ser para "Pasivos", incluidos préstamos para edificios, vehículos, equipos y tarjetas de crédito.
Cree hojas adicionales para aquellas áreas que tienen más de nueve cuentas. Si por casualidad una de las categorías tiene más de nueve cuentas, por ejemplo, "Gastos", cree una más o dos hojas más y cámbieles el nombre "Gastos 2" y "Gastos 3". A cada cuenta que cree se le debe asignar un número. Por lo general, todas las cuentas bancarias comenzarán con 10--, las cuentas de ingresos con 20--, las cuentas de gastos con 30--, las cuentas de capital con 40-- y las cuentas de pasivo con 50--.
Anote las columnas en cada entrada del libro mayor. Las columnas de fecha y descripción se explican por sí mismas. El "Post Ref." La columna es para ingresar el número de la otra cuenta afectada por la transacción en la línea. Las columnas restantes son "Débito", "Crédito" y "Saldo".
La mayoría de las veces, un débito en una cuenta agrega dinero a esa cuenta y un crédito retira dinero de la cuenta. Por cada débito, debe haber un crédito. Otra forma de verlo es la siguiente: un débito es "lo que tienes" y un crédito es "de dónde viene".
Por ejemplo, paga $ 400 por su factura de electricidad. Lo paga con un cheque de su cuenta corriente comercial. Pregúntate, ¿qué obtuviste? Tienes $ 400 en electricidad, así que debita $ 400 en la cuenta de servicios públicos (# 3010). Ahora pregúntese, ¿de dónde vino? Proviene de su cuenta corriente, así que acredite en la cuenta bancaria (# 1010) $ 400.
En la cuenta de servicios públicos, coloque el # 1010 para la ref. Postal, y en la cuenta bancaria coloque el # 3010 para el número de cuenta.
