Las ventajas de un sistema de gestión de archivos

A medida que su empresa entra en la era de la distribución digital, deberá decidir si cambia o no de un sistema de archivo en papel a un sistema de gestión de archivos digitales. Si bien el cambio a un sistema de archivo completamente computarizado puede parecer intimidante, las grandes ventajas de tener un sistema de archivo digital han llevado a muchos a hacer la transición.

Debido al costo del alquiler de la propiedad para almacenar la documentación, el archivo digital comienza a pagarse por sí solo tan pronto como se implementa. Como no hay papeleo físico, los costos de manejo y transferencia de documentos de un lado a otro se reducen en gran medida. Esto también permite que los documentos que deben almacenarse en papel se archiven en ubicaciones más pequeñas y menos costosas.

Reducir la huella de carbono de su empresa puede ser un factor importante para llegar a la base de consumidores de mentalidad ecológica actual. Puede mejorar enormemente la imagen de la empresa, brindar beneficios fiscales y reducir el costo de los suministros. Un sistema de archivo digital puede cambiar positivamente todo el trabajo preliminar de una empresa, y cambiar a un sistema "más ecológico" puede brindar amplias oportunidades publicitarias.

Recuperar copias impresas de documentos archivados y almacenados físicamente puede ser un proceso largo que está abierto a errores humanos, problemas de seguridad y pérdidas físicas. Este no es el caso de un sistema digital. En unos momentos, se puede acceder a un documento en el escritorio de la persona que lo necesita. Esto se traduce en un período de trabajo más corto, lo que permite un avance más rápido y más tiempo para desarrollar proyectos.

Si bien cualquier persona que tenga acceso a un sistema tradicional de archivo en papel puede abrirlo, El sistema de archivo digital puede proporcionar diferentes niveles de protección que pueden mantener los documentos. confidencial. Usando contraseñas, carpetas especificadas para diferentes usuarios, cifrado de datos y pistas de auditoría que le permiten mantener un registro de quién ha accedido a qué archivos y cuándo, un sistema de administración de archivos puede mantener sus documentos mucho más seguros.

Los documentos y archivos en papel pueden destruirse por manipulación excesiva, daños por incendios, daños por inundaciones y otros desastres naturales. Dado que los datos se pueden almacenar en servidores en cualquier parte del mundo, puede archivar sus documentos comerciales de forma segura sin tener que preocuparse por posibles daños a la propiedad. También puede hacer que sus datos archivados sean portátiles, utilizando elementos como discos duros extraíbles, memorias USB y CD.