¿Cuáles son las ventajas y desventajas de Google Docs?

Google ofrece Google Docs como alternativa gratuita a Microsoft Word. El precio de cero dólares para Docs le da una ventaja sobre Word, y Docs es compatible con documentos de Word, pero el procesador de texto gratuito carece de algunas características, como soporte para múltiples columnas. Docs se ejecuta completamente desde Internet, lo que provoca algunas limitaciones en la disponibilidad de archivos, pero también proporciona una forma de guardar un flujo constante de revisiones para que nunca pierda su trabajo.

A diferencia de Microsoft Word y la mayoría de los procesadores de texto, Google Docs se ejecuta en un navegador web; no es necesario que instale Docs en su computadora. La ejecución de Docs a través de Internet permite trabajar en cualquier computadora conectada a Internet, pero esto presenta una limitación: si pierde su conexión a Internet, perderá el acceso al programa. Como solución alternativa, Google ofrece una aplicación de Drive para Chrome y un programa de escritorio de Drive, que brindan acceso sin conexión a todos los archivos de Drive, incluidos los archivos de Docs. Sin embargo, para trabajar sin conexión, debe planificar con anticipación. Si no configura Drive para que funcione sin conexión con anticipación, no podrá acceder a Documentos sin conexión en un momento.

Todos los archivos que edita en Documentos se guardan automáticamente en Google Drive cada vez que realiza un cambio, por lo que si su falla la computadora, puedes continuar exactamente donde lo dejaste. Documentos ni siquiera tiene la opción "Guardar" en el Menú Archivo. Drive almacena cada guardado como una revisión separada, lo que permite revertir los cambios. Google no cuenta los archivos de Docs en su espacio asignado en Drive, por lo que puede mantener una cantidad ilimitada de documentos y revisiones. Aunque son útiles, estas funciones funcionan exclusivamente a través de Google Drive: no puede vincular Docs con Dropbox, Box, SugarSync o cualquier otro servicio de almacenamiento en la nube. Si ya usa otro servicio y desea compartir un archivo Docs a través de ese servicio, debe descargar el archivo y luego cargarlo en su servicio en la nube preferido.

Google Docs incluye la mayoría de las mismas características que Microsoft Word, pero no todo funciona de manera idéntica entre los dos programas. En 2013, Microsoft lanzó anuncios que mencionaban características específicas que faltaban en Docs, incluidas columnas y compatibilidad con la edición de imágenes. Google ocasionalmente agrega nuevas funciones a Docs, sin embargo, como la adición a mediados de 2014 de "Ediciones sugeridas", equivalente a la función de control de cambios de Word. En algunos casos, Docs ofrece funciones más allá de Word, especialmente en lo que respecta a la colaboración: en Docs, varios usuarios pueden trabajar en un documento simultáneamente y ver los cambios en tiempo real.

Microsoft Word ofrece un gran beneficio a través de su integración con el resto de la suite de Microsoft Office, como la capacidad de pegar celdas de hojas de cálculo de Excel en Word o incrustar una diapositiva de PowerPoint en una documento. Docs admite vínculos similares con otros programas de Office de Google, Hojas de cálculo y Presentaciones, pero no hay equivalentes de Google para los programas de Office más avanzados, como Publisher, Access o Visio. Los documentos tampoco pueden vincularse directamente a sus datos de Outlook para realizar una combinación de correspondencia o leer información en su calendario.