Proteja su información privada antes de enviarla por correo electrónico.
Escriba un nuevo documento que contenga su información privada en un archivo de Word o Excel. Alternativamente, copie y pegue la información en el documento. Copie y pegue resaltando el texto en su documento original, luego haga clic en "Editar" en el menú principal, seguido de "Dupdo." En el nuevo documento, use el mouse para colocar el cursor donde desea que aparezca el texto, haga clic en "Editar" y luego "Pegar."
Guarde el documento que desea enviar por correo electrónico haciendo clic en "Archivo" en el menú principal y seleccionando "Guardar como". Aparecerá un cuadro de diálogo en el que podrá asignar un nombre al archivo. Escriba un nombre y agregue las iniciales del destinatario para que pueda identificar fácilmente el archivo protegido con contraseña más adelante.
Asegure el archivo haciendo clic en "Herramientas" en el menú principal, luego en "Opciones" y haciendo clic en la pestaña "Seguridad". En el cuadro "Contraseña para abrir", escriba una contraseña, luego escríbala nuevamente en el segundo cuadro para verificar. Las mejores contraseñas tienen al menos ocho caracteres y utilizan una combinación de letras mayúsculas y minúsculas letras, números y símbolos, que puede agregar cambiando uno de los números de la fila de números en su teclado.
Escribe un correo electrónico al destinatario y adjunta el documento que contiene la información confidencial. Informe al destinatario que el documento está protegido con contraseña y que le proporcionará la contraseña. No escriba la contraseña en el mismo correo electrónico que contiene el documento protegido por contraseña. Llame al destinatario para proporcionar una contraseña si tiene un número de teléfono, o envíe un correo electrónico por separado que contenga la contraseña. No especifique cómo se comunicará con el destinatario y deje la línea de asunto en blanco si envía una contraseña por correo electrónico.
Elimine los documentos protegidos con contraseña de su computadora cuando esté seguro de que el destinatario adecuado ha recibido su copia. Si el destinatario necesita realizar cambios o modificar el documento protegido con contraseña, deberá proporcionar instrucciones para eliminar la contraseña; consulte el paso tres.
Propina
Para una medida adicional de seguridad, puede comprimir su documento cifrado con contraseña en un archivo WinRAR o WinZip, los cuales también pueden protegerse con contraseña, y enviarlo por correo electrónico. Consulte el archivo de ayuda de WinRAR o WinZip para obtener más información.
