Cómo importar un documento de Word a una tabla de acceso

Prepare los datos en su documento de Word para importar. Estructure los datos en un formato delimitado o de ancho fijo. Los formatos delimitados separan los campos con un solo carácter, como una coma o un punto y coma. Los formatos de ancho fijo organizan los datos para que el ancho de cada campo permanezca constante para indicar cuándo termina un campo y comienza el siguiente. Ambos formatos requieren que cada registro esté en una línea separada. Estos formatos le dicen a Access dónde colocar los datos una vez importados.

Guarde el documento de Word como un archivo de texto sin formato. Access solo puede leer datos que estén en formato de texto sin formato, CSV o Excel. Una vez guardado, cierre el archivo.

Inicie Microsoft Access y abra una nueva base de datos o una base de datos existente donde almacenará los datos importados. Elija una tabla nueva o una tabla existente en la que almacenar los datos. Si elige una tabla existente, Access agregará los datos a la tabla existente en el formato existente. Los datos importados deben coincidir con el formato y la estructura de la tabla existente.

Vaya a la pestaña "Datos externos", busque el grupo "Importar" y haga clic en el icono "Archivo de texto". Esto abre el cuadro de diálogo "Obtener datos externos - Archivo de texto".

Busque o escriba el nombre del archivo de texto que preparó anteriormente en el cuadro "Nombre de archivo". Especifique dónde desea que se almacenen los datos. Para una nueva tabla, haga clic en "Importar los datos de origen a una nueva tabla en la base de datos actual". Para un existente tabla, haga clic en "Agregar una copia de los registros a la tabla" y elija la tabla adecuada en el menú desplegable lista.

Haga clic en "Aceptar" para continuar y abrir el "Asistente para importar texto". Access escaneará los datos y recomendará una estructura de archivo. Confirme o seleccione la opción que coincida con el formato de su archivo: "Delimitado" o "Ancho fijo". Haga clic en Siguiente."

Si está utilizando un formato delimitado, seleccione el carácter que se utiliza para delimitar los campos. Si el archivo contiene un calificador de texto, elija el calificador que ha utilizado en el cuadro "Calificador de texto". Si la primera fila de su documento de Word contiene los nombres de los campos, marque "La primera fila contiene los nombres de los campos". Si eres utilizando un formato de ancho fijo, revise los datos y la estructura mostrados y ajuste la posición de la columna si es necesario. Haga clic en Siguiente."

Revise los datos y la estructura una vez más antes de continuar. Si necesita especificar información adicional sobre cualquiera de los campos, haga clic en el encabezado del campo e ingrese los datos apropiados para "Nombre de campo" y "Tipo de datos". Para crear un índice en el campo seleccionado, establezca "Indexado" en "Sí". Para excluir el campo seleccionado en la importación, marque "No importar campo (Omitir)". Hacer clic "Próximo."

Establezca una clave principal si está importando a una nueva tabla. Puede seleccionar "Permitir que Access agregue la clave principal", que automáticamente completa una secuencia de ID, elegir su propia clave principal de uno de los campos de origen o seleccionar "Sin clave principal". Haga clic en Siguiente."

Para una nueva tabla, confirme o modifique el nombre de la nueva tabla en el cuadro "Importar a tabla". Haga clic en "Finalizar" para importar los datos. Se abrirá un cuadro de diálogo para indicar el estado de la importación.

Cosas que necesitará

• Computadora

• Microsoft Word 2010

• Microsoft Access 2010